Elegir un sistema de inventario periódico o perpetuo

¿Cuál es la diferencia entre un sistema de gestión de inventario periódico y perpetuo y cuál es el adecuado para su empresa? La mayoría de las pequeñas empresas aún utilizan la administración periódica de inventarios, aunque la administración constante de inventarios se está volviendo cada vez más popular debido al desarrollo de un escaneo informático más sofisticado del inventario.

Cada vez más empresas usan estos escáneres en el punto de venta.

Según los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), las empresas pueden usar un sistema de inventario periódico o perpetuo. A continuación, descubra la diferencia entre los dos sistemas y lo que funcionaría mejor para su negocio.

¿Qué es un sistema de inventario periódico?

La administración periódica de inventario le permite a una compañía conocer el inventario inicial y el inventario final en un período contable, pero no rastrea el inventario diariamente. El inventario se rastrea mediante un recuento de inventario físico. Bajo este sistema, todas las compras se registran en una cuenta de compras. Cuando se realiza el inventario físico, el saldo de la cuenta de compras se transfiere a la cuenta de inventario, que a su vez se ajusta para que coincida con el costo del inventario final.

El cálculo del costo de los bienes vendidos bajo el sistema de inventario periódico es:

Inventario inicial + Compras = Costo de los bienes disponibles para la venta

Costo de los bienes disponibles para la venta - Inventario final = Costo de los bienes vendidos

El costo del inventario final se puede calcular utilizando los métodos de contabilidad de inventario LIFO o FIFO u otros métodos menos comunes. El inventario inicial está finalizando el inventario del período de tiempo anterior.

¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Un sistema de seguimiento de inventario perpetuo registra los saldos de inventario de la tienda después de cada transacción a través de los sistemas de inventario en el punto de venta.

Elimina la necesidad de cerrar la tienda para realizar un inventario físico, ya que los sistemas de inventario perpetuo permiten un inventario continuo. Los sistemas de inventario perpetuo mantienen una cuenta corriente del inventario de la compañía.

Los sistemas de inventario perpetuos implican más mantenimiento de registros que los sistemas de inventario periódicos. Cada artículo del inventario se guarda en un libro mayor separado. Estos libros de inventario contienen información sobre el costo de los bienes vendidos, las compras y el inventario disponible. Los sistemas perpetuos de administración de inventario permiten un alto grado de control del inventario de la empresa por parte de la administración.

Los sistemas de inventario perpetuo proporcionan al propietario de la empresa un registro de lo que se vende, dónde se vendió, cuándo se vendió y por qué precio se vendió. Como resultado, permite que las empresas tengan más de una ubicación con un sistema de administración de inventario centralizado.

Incluso con un sistema de administración de inventario perpetuo, la compañía aún necesita cerrar al menos una vez al año para realizar un conteo de inventario periódico o manual. Los datos escaneados deben decirle al propietario del negocio exactamente qué inventario debe estar disponible. La principal ventaja de hacer un recuento de inventario periódico es determinar cuánto inventario se ha perdido, robado o está sujeto a deterioro.

¿Qué es mejor? ¿Administración de inventario perpetua o periódica?

Si su negocio es pequeño, o si no tiene dinero extra para invertir, la administración periódica del inventario puede ser una mejor opción para usted, ya que puede hacerlo con solo una caja registradora y un sencillo procedimiento de contabilidad. Si vende servicios en lugar de productos, es posible que no necesite un sistema de administración de inventarios a menos que sea dueño de un restaurante o pertenezca al sector de la hostelería.

A medida que su negocio crezca, es posible que desee cambiarse a un sistema de administración de inventario permanente ya que le permite conocer el saldo en su cuenta de inventario en cualquier momento. Las grandes empresas suelen tener sistemas de inventario perpetuo en lugar de sistemas de inventario periódicos, ya que el resto de sus sistemas financieros y contables están informatizados.