9 Pasos para un día de trabajo más productivo

En el agitado lugar de trabajo de hoy, la reducción de plantilla y el aumento de la carga de trabajo nos han obligado a trabajar de forma más inteligente. Tim Kehl, un especialista en equilibrio de la vida laboral y personal con sede en Madison, Wisconsin, ofrece algunos consejos a continuación sobre cómo trabajar de manera inteligente y ser más eficiente.

Para obtener estrategias adicionales, revise estos consejos de administración del tiempo y consejos sobre el equilibrio entre la vida laboral y personal.

Cómo trabajar de manera inteligente y ser más eficiente

Usar el tiempo de manera más eficiente es una habilidad importante que todos, desde la recepcionista hasta el socio gerente, pueden aprender.

Adoptar la combinación correcta de prácticas de administración del tiempo puede reducir el estrés y ahorrarle hasta una hora por día. A continuación hay nueve consejos sobre cómo trabajar de manera inteligente y ser más eficiente.

1. Usa la tecnología para organizarse. No puedes ser el más productivo si estás desorganizado y rodeado de desorden. Deshágase de esos montones de papeles al azar y notas adhesivas y use un sistema simple de presentación electrónica. Existen numerosos programas de software que pueden ayudarlo a organizar una amplia gama de detalles de clientes y productos, lo que permite un acceso rápido y fácil. Además, adopte un programa de programación personal que le permita mantener un calendario, listas de tareas pendientes, planes de trabajo y un directorio de contactos.

2. Agrupar mensajes entrantes. Constantemente verificando y respondiendo su correo electrónico, correo de voz y otros mensajes solo interrumpe su pensamiento y obstaculiza la productividad, especialmente en trabajos que requieren un pensamiento creativo, innovador o estratégico.

Aprenda a responder a los mensajes entrantes en lotes y considere consultarlos solo tres o cuatro veces al día.

3. Adopte un enfoque de "un toque". Utilice el principio "Hacer, delegar, eliminar o archivar" para tratar correos electrónicos, cartas, facturas, mensajes de texto, mensajes de voz y otras solicitudes.

4. Disminuye el tiempo perdido. Se pierde mucho tiempo en el trabajo posponiendo, haciendo "trabajos ajetreados", visitando sitios web que distraen (especialmente sitios de redes sociales), asistiendo a reuniones innecesarias, editando informes e interactuando con colegas conversadores que siempre están chismorreando o quejándose.

Concéntrese en las tareas y actividades que realmente "mueven la aguja" de la empresa y reduzca o elimine las que no lo hacen.

5. Toma mini descansos frecuentes. Incluso las personas más ocupadas necesitan aclarar sus ideas y estirar sus piernas una y otra vez. Periódicamente tome un respiro de cinco a diez minutos lejos de su escritorio. Haga una caminata enérgica afuera si puede, haga algunos ejercicios de estiramiento o camine escaleras arriba varias veces. Habla con alguien que disfrutes. Beber agua. Coma un bocadillo saludable como frutas y verduras frescas. Alejarse brevemente de su trabajo relajará su cuerpo y rejuvenecerá su mente. Además, estará menos agotado cuando regrese a casa por la noche.

6. Delegado. No tienes que hacerlo todo. De Verdad. Otras personas son bastante capaces de manejar algunas de las tareas que generalmente se reservan para usted. Considere qué deberes debe compartir con los demás. Luego comience a parcelar lentamente algunas de estas responsabilidades. Esto le permitirá enfocarse en sus artículos de alta prioridad mientras brinda a sus compañeros de trabajo la oportunidad de crecer y brillar.

7. Aprende a decir no. Una palabra tan pequeña, pero tan difícil de decir. Cuando alguien te pide que hagas algo que no sea tu pasión o prioridad, rechaza cortés pero firmemente.

Recuérdate a ti mismo que decir no a una cosa te da la libertad de decir sí a otra cosa que sea más satisfactoria y más digna de tu tiempo y tus habilidades.

8. Deja de apuntar a la perfección. Raras veces lo alcanzará, y casi siempre es innecesario. El perfeccionismo a menudo conduce a la microgestión, las relaciones deficientes con compañeros de trabajo, la postergación, la baja productividad, la depresión, el estrés y la ansiedad. Las personas más exitosas son aquellas que están satisfechas cuando un trabajo está bien hecho y salvan su necesidad de perfección para las pocas cosas verdaderamente importantes.

9. Sepa cuándo pedir ayuda. Si estás abrumado en el trabajo y te causa estrés innecesario, no sufras en silencio. Descargue la imagen Superwoman / Superman y explique su situación a su jefe o supervisor. Las situaciones de trabajo inaccesibles generalmente se pueden aliviar, pero requerirá cierta asertividad de su parte.

De manera similar, si una vida equilibrada continúa eludiéndole, o está experimentando estrés crónico, hable con un profesional (un consejero, un trabajador de salud mental o un clérigo). Aproveche los servicios ofrecidos por su Employee Assistance Program (EAP). Permitir que su vida lo abrume semana tras semana, mes tras mes, puede llevar a graves problemas físicos, mentales y sociales. Sea positivo y sepa que hay soluciones para sus problemas, pero necesitará buscar ayuda.