Aprenda cómo llevar a cabo los minutos de la reunión

Los minutos de la reunión son notas detalladas que sirven como un registro oficial por escrito de una reunión o conferencia. La persona a cargo de la reunión normalmente le pide a uno de los participantes que atienda esta tarea. Un día, ese alguien podría ser usted! Si bien no es un trabajo terriblemente difícil, es importante. Dado que los minutos de la reunión son un registro oficial de lo que ocurrió, se requiere precisión. Deberá tomar notas detalladas que las personas deben poder consultar más adelante si es necesario.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a manejar esta tarea con delicadeza. Averigüe qué hacer antes, durante y después de la reunión.

Antes de la reunión

• Elija su herramienta de grabación: lo primero que debe hacer es decidir cómo tomará sus notas. ¿Vas a la vieja escuela y usas lápiz y papel o vas a la tecnología y usas una computadora portátil, una tableta o un teléfono inteligente? Consulte con su jefe para ver si él o ella prefiere que use un método en particular. Es poco probable pero posible.
• Asegúrese de que la herramienta que elija esté en buen estado y tenga una copia de seguridad en caso de que falle la original. Si traes una computadora portátil, por ejemplo, también tienes a mano lápiz y papel. No desea tener que detener la reunión mientras busca algo para escribir si su computadora se cuelga.
• Lea la agenda de la reunión antes de que comience la reunión. Le permitirá formular un esquema para sus minutos. Deje algo de espacio debajo de cada elemento y escriba allí sus notas. Hacer esto hará su trabajo un poco más fácil, siempre y cuando la persona que dirige la reunión se apegue a la agenda.

Durante la reunión

• Pase una hoja de asistencia y asegúrese de que todos se registren. Deberá incluir una lista de todos los asistentes en las actas de la reunión oficial.
• Asegúrate de saber quiénes son todos. De esa manera podrá identificar quién está hablando y registrar correctamente esa información.
• Tenga en cuenta la hora en que comienza la reunión.
• No intente escribir cada comentario. Está bien incluir solo las ideas principales. Tenga mucho cuidado de no omitir los elementos con los que no está de acuerdo. Tus prejuicios no deberían influenciarte. ¡Recuerda que esta es una cuenta oficial y no tu opinión de lo que sucedió!
• Escriba todas las mociones, quién las hizo y los resultados de los votos, si los hubiera; no es necesario que escriba quién secundó una moción. Por supuesto, las reglas de su organización pueden ser diferentes, así que primero verifíquelas.
• Si se aplazan los votos sobre cualquier moción o discusión hasta la próxima reunión, anótelo.
• Registre la hora de finalización de la reunión.

Después de la reunión

• Escriba los minutos tan pronto como sea posible después de la reunión mientras todo está todavía fresco en su mente. Si encuentra un error en sus notas o si tiene una pregunta, puede aclararla rápidamente hablando con otros asistentes.
• En la copia final del acta, incluya el nombre de la organización, el título del comité, el tipo de reunión (diaria, semanal, mensual, anual o especial) y su propósito.
• Da los tiempos que comenzó y terminó.
• Proporcione la lista de asistentes y una nota sobre quién dirigió la reunión. También puede indicar aquí que tomó los minutos. Incluya su nombre en la lista de participantes y, entre paréntesis después de su nombre, diga que tomó los minutos. Alternativamente, al final del documento puede cerrar la sesión escribiendo "Respectivamente enviado por" seguido de su nombre.
• Revise los minutos antes de enviarlos. Pídale a alguien más que asistió que los revise también. Él o ella podrá avisarte si accidentalmente dejaste algo.
• Envíelos a la persona que dirigió la reunión a menos que se lo indiquen.