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Si usted es escritor de subvenciones, su vida probablemente sea una locura con los plazos y las hojas de cálculo. Pero hay una manera de hacerlo mucho más fácil.
Diseñe un calendario de escritura de subvenciones que lo mantendrá enfocado, a tiempo y a cargo de todos los detalles.
Año tras año, un calendario de subvenciones puede ser una gran herramienta que solo lo ayudará a buscar los fondos que mejor se adapten a sus programas y lo ayudará a mantenerse en buenos términos con los financiadores.
Desarrolle un calendario de propuestas de subvenciones hoy y diseñe un mapa para el futuro éxito de la recaudación de fondos.
Crear un calendario integral de subvenciones lleva tiempo y tal vez un poco de compulsividad. Sin embargo, un poco de trabajo inicial le ahorrará innumerables horas y recursos durante el año. Incluso puedes relajarte un poco.
Estos son algunos pasos simples para comenzar con su calendario de subvenciones.
1. Elija una plantilla para su calendario de propuestas de subvención
El formato que elija dependerá de las necesidades de su organización, el equipo y el estilo de trabajo individual. Para muchas organizaciones, una hoja de cálculo, dividida mensualmente, funciona bastante bien. Otros prefieren el mayor detalle que proporciona el software de gestión de proyectos.
Independientemente del formato, cada calendario de subvenciones debe proporcionarle una instantánea del mes, los plazos, las acciones necesarias para completar la propuesta y el estado de la aplicación. Puede encontrar una plantilla de calendario de subvención de muestra aquí.
Su horario también debe incluir una sección de tareas. Puede enumerar las tareas directamente en el calendario o en una pestaña separada. Si está trabajando en subvenciones con otras personas, use software colaborativo como Google Docs para evitar duplicaciones y asegurarse de que todos estén actualizados.
2. Revise sus subvenciones pasadas
Mire sus subvenciones del año pasado. Decida cuáles solicitará nuevamente. Considere:
- La cantidad de fondos que recibió
- Cuánto tiempo tomó la solicitud
- Y la probabilidad de recibir fondos de nuevo
Asegúrese de revisar todas las pautas de subvenciones anualmente, ya que las prioridades de financiamiento cambian.
3. Subvenciones para investigación y veterinaria
Comience por encontrar todas las subvenciones para las que sea elegible. No pierda tiempo solicitando subvenciones que nunca recibirá.
Examine minuciosamente cada nueva subvención que crea que podría funcionar para su programa. Considere las prioridades de los financiadores, los tipos y el valor de las subvenciones otorgadas, y la cantidad de trabajo que llevará cada aplicación.
4. Considere el calendario oficial de su organización benéfica
¿Tiene una gran recaudación de fondos que le tome mucho tiempo? ¿Alguno de tus empleados está planeando unas vacaciones extendidas? Piense en el personal de su organización benéfica y sus compromisos de tiempo mes a mes. Tenga en cuenta estas limitaciones al crear su calendario de planificación de subvenciones.
5. Rellene los plazos difíciles
Una vez que haya decidido qué subvenciones solicitar, complete su hoja de cálculo con las subvenciones que tienen límites de tiempo difíciles. Dado que estos no cambian, proporcionan un esqueleto sobre el que puede organizar el resto de las presentaciones.
6. Complete los plazos de entrega
Una vez que tenga una imagen del próximo año y haya cumplido con los plazos difíciles, es hora de adaptarse a las fechas límite. Si está solicitando programas de donaciones corporativas, colóquelos a principios de año ya que estas fuentes pueden quedarse sin dinero. Si sabe cuándo una Fundación u otros financiadores revisan las solicitudes de subvención, puede planear enviar sus solicitudes mucho antes de esa fecha.
7. Completar la sección de tareas
Piense en cada una de las tareas necesarias para completar una propuesta. ¿Sus datos están actualizados? ¿Necesita obtener aprobación interna?
Piensa en cada una de las tareas. Luego, trabaje hacia atrás con los plazos para cada acción. Una vez que haya completado los plazos de la tarea, es posible que deba barajar algunos de los plazos límite.
La sección de tareas también es un excelente lugar para tomar notas sobre el proceso de solicitud, incluidas las conversaciones que tuvo con los patrocinadores y las lecciones aprendidas.
A continuación, puede consultar estas notas el año siguiente cuando vuelva a presentar la solicitud.
8. Sea realista
Es mejor solicitar diez subvenciones sólidas y relevantes que presentar veinte aplicaciones algo así.
Sea realista acerca de la cantidad de trabajo que llevará cada presentación y la cantidad de tiempo que tenga. Deje las subvenciones que parecen poco probables o que están más allá del alcance de sus servicios.
9. Seguir mejorando
Un calendario de subvenciones no es un documento estático. Si escucha sobre nuevas oportunidades de financiamiento, agréguelas. Si su programa o prioridades de financiación cambian, modifique el cronograma. Como mínimo, su calendario de subvenciones debe revisarse anualmente.
Asegúrese de acumular tiempo cada año para revisar su calendario, reflexionar sobre sus éxitos y planificar su estrategia para el próximo año.
Hacer un calendario de subvenciones lleva tiempo por adelantado, pero una vez que haya hecho el trabajo inicial, ya está en camino hacia una estrategia de subvención exitosa.
Kerri Drumm ayuda a organizaciones sin fines de lucro con facilitación, capacitación, desarrollo organizacional y escritura de subvenciones.
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