Cómo llevar a cabo una evaluación de necesidades de capacitación simple

¿Desea aprender rápidamente las necesidades de capacitación de un grupo de empleados que tienen trabajos similares? Sin embargo, no desea desarrollar e implementar una encuesta, poner las preguntas en un programa de computadora o realizar un análisis de la información demográfica que recopila.

Esta evaluación de necesidades de capacitación funciona mejor en organizaciones pequeñas y medianas. Le dará una evaluación rápida de las necesidades de capacitación de un grupo de empleados.

En una organización más grande, a menos que trabaje con subconjuntos de empleados, el desafío es más difícil. Por ejemplo, no querrás 50 personas en la sala.

Esta evaluación de necesidades de capacitación ayuda a encontrar programas de capacitación comunes para un grupo de empleados.

Cómo evaluar las necesidades de capacitación

1. El facilitador reúne a todos los empleados que tienen el mismo trabajo en una sala de conferencias con una pizarra o rotafolios y marcadores. (Alternativamente, si cada empleado tiene acceso, puede usar un programa como Google Docs u otro servicio de acceso compartido en línea. Perderá algunas de las inmediaciones de la pizarra más visual o rotafolio).
2. Pida a cada empleado que escriba sus diez necesidades de entrenamiento más importantes. Haga hincapié en que los empleados deben escribir necesidades específicas. La comunicación o la formación de equipos son necesidades de capacitación tan amplias, por ejemplo, que necesitaría hacer una segunda evaluación de las necesidades de capacitación en cada uno de estos temas. Cómo dar retroalimentación a colegas o cómo resolver un conflicto con un compañero de trabajo son necesidades de capacitación más específicas.

1. Luego, pida a cada persona que enumere sus diez necesidades de capacitación. A medida que enumeran las necesidades de capacitación, el facilitador captura las necesidades de capacitación en la pizarra o en el rotafolio. No anote los duplicados, pero sí confirme cuestionando que la necesidad de entrenamiento que en la superficie parece ser un duplicado, realmente es un duplicado exacto. De lo contrario, los participantes pueden sentir que sus necesidades fueron marginadas.

1. Cuando se hayan enumerado todas las necesidades de capacitación, use un proceso de votación ponderado para priorizar las necesidades de capacitación en todo el grupo. En un proceso de votación ponderado, usa puntos adhesivos o números escritos con marcador mágico (no tan divertido) para votar y priorizar la lista de necesidades de capacitación.
   Asigna un punto grande de 25 puntos y puntos más pequeños de cinco puntos cada uno. Distribuye tantos puntos como quieras. Indique a los participantes en la evaluación de necesidades que coloquen sus puntos en la tabla para votar sobre sus prioridades. Déle al grupo un límite de tiempo de diez o quince minutos para que no tenga personas que ponderen su decisión durante un período prolongado.
2. Enumere las necesidades de capacitación en orden de importancia, con la cantidad de puntos asignados como votos que determinan la prioridad, según lo determine el proceso de votación con puntos adhesivos.Asegúrese de haber tomado notas (mejor tomadas por alguien en su computadora portátil mientras el proceso está en marcha) o las páginas del rotafolio para mantener un registro de la sesión de evaluación de necesidades de capacitación. O, si está disponible, utilice una tecnología más moderna, como una pizarra de borrado en seco o una pizarra web.
3. Tómese su tiempo, o programe otra sesión, para generar una lluvia de ideas de los resultados u objetivos necesarios de las primeras 3-5 sesiones de capacitación identificadas en el proceso de evaluación de necesidades. Esto ayudará a medida que busca y programa capacitación para satisfacer las necesidades de los empleados. Puede programar más lluvia de ideas más tarde, pero generalmente creo que debe volver a realizar el proceso de evaluación de necesidades después de las primeras sesiones de capacitación.
4. Tenga en cuenta las principales necesidades de cada empleado, que quizás no se hayan convertido en las prioridades del grupo. Intente construir esa oportunidad de capacitación en el plan de desarrollo de desempeño del empleado. También querrá usar los resultados para la planificación del desarrollo profesional de los empleados cuando se reúnan con sus gerentes. Esto asegurará que tengan apoyo para continuar con la capacitación que necesitan y desean.

Consejos adicionales

• La evaluación de las necesidades de capacitación puede ser, y a menudo debe ser, mucho más complicada que esto. Pero este es un proceso excelente para una simple evaluación de las necesidades de capacitación.
• Asegúrese de mantener los compromisos generados por el proceso de evaluación de las necesidades de capacitación. Los empleados esperarán recibir sus sesiones de capacitación identificadas clave con los objetivos propuestos.