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Los minutos de la reunión son la documentación escrita o grabada que se utiliza para informar a los asistentes y no asistentes sobre lo que se discutió y lo que sucedió durante una reunión. Las actas de la reunión se toman o registran generalmente durante la reunión para que los participantes tengan un registro de lo que sucedió durante la reunión.
Los minutos generalmente incluyen:
- los nombres de los participantes,
- los temas de la agenda cubiertos,
- decisiones tomadas por los participantes,
- las acciones de seguimiento comprometidas por los participantes,
- fechas de vencimiento para la finalización de los compromisos, y
- cualquier otro evento o discusión que valga la documentación para una revisión o historial futuro.
Los minutos ejemplares de la reunión se centran en las decisiones tomadas durante la reunión y los compromisos asumidos por los participantes. Los compromisos están acompañados por fechas de vencimiento y cualquier otro detalle necesario para un entendimiento compartido entre los participantes de la reunión.
Actas de la reunión como documento histórico
Como documento histórico, también son útiles para documentar las ideas o discusiones clave que llevaron a la toma de una decisión. Por ejemplo, responder preguntas más tarde cuando un miembro del equipo dice: "¿en qué estábamos pensando cuando elegimos este objetivo?".
Los minutos efectivos de la reunión describen las cinco alternativas que el equipo discutió y la razón clave por la que se seleccionó uno de los otros caminos disponibles.
Las minutas de reuniones efectivas para la reunión de negocios típica no necesitan registrar cada discusión.
Tampoco necesitan, y no deberían, decir quién dijo qué. Tampoco deberían documentar lo que cada participante dice en detalle. En el ejemplo dado, un tomador de notas eficaz resume la discusión en lugar de escribir cada palabra.
(Reconozca que esta regla es diferente para otros tipos de reuniones en situaciones tales como acciones legales, audiencias judiciales, etc.
Estos minutos requieren un registro exacto de la conversación y las declaraciones.) Pero, su típico reunión de trabajo no.
Cuándo y cómo compartir las actas de la reunión
Lo ideal es que las actas de la reunión se distribuyan electrónicamente a los participantes de la reunión al final de la reunión. Al hacer esto, los participantes tienen un aviso inmediato de sus compromisos y fechas límites. Si esto no es posible (por ejemplo, el tomador de notas desea limpiar errores), el tomador de notas debe difundir los minutos de la reunión dentro de las 24 horas de la reunión.
Los minutos sirven como un recordatorio de los compromisos que los miembros del equipo tomaron durante la reunión. Ayudan a los participantes a transferir sus compromisos de reunión a sus calendarios y listas de tareas. Sirven como recordatorio de cualquier artículo que debe llegar a los participantes antes de la próxima reunión.
(Esto puede eliminar uno de los problemas más importantes de las reuniones, en general: repartir información en la reunión para que los participantes pasen la reunión leyendo en lugar de interactuar). Después de todo, ¿la interacción no es el objetivo de una reunión? Para cualquier otra cosa, tienes herramientas como correo electrónico y Yammer.
Querrá revisar las minutas de su reunión anterior al comienzo de la próxima reunión para que las personas puedan verificar su corrección y los próximos pasos.
Los minutos de la reunión contribuyen eficazmente a las reuniones exitosas cuando los minutos se escriben y se distribuyen adecuadamente de manera oportuna. Esto es especialmente cierto cuando un equipo ha formado sólidas normas que respaldan su éxito comercial.
¿Cómo manejan las organizaciones al tomar los minutos de la reunión?
Para el éxito de una reunión, el tomador de notas o grabadora documenta la reunión para los participantes, el historial y los empleados que necesitan saber qué sucedió en la reunión. Sin minutos completos de reunión, las perspectivas de éxito de la reunión se ven disminuidas.
El empleado que toma los minutos de la reunión generalmente es un miembro del equipo y toma las notas mientras participa en la reunión. En las reuniones que tienen procedimientos legales o relacionados con el gobierno, ramificaciones o requisitos tales como audiencias, reuniones corporativas requeridas o deposiciones, una persona no participante toma las actas oficiales y a menudo registra los procedimientos.
El empleado que registra los minutos debe tener un oído para los detalles para registrar con precisión. El empleado también debe realizar múltiples tareas de manera efectiva para participar en la reunión mientras graba los minutos.
En algunas reuniones, el mismo empleado toma los minutos en cada reunión. En otros, el rol del minutero pasa de un empleado a otro. Al igual que el liderazgo en reuniones, el papel del tomador de notas crea liderazgo, comunicación y habilidades efectivas de liderazgo para reuniones.
¿Cuáles son los requisitos de los minutos de una reunión Tomador de notas?
Los requisitos para el grabador o tomador de notas incluyen:
- Registre con precisión las decisiones, los compromisos y los principales puntos de discusión hechos en una reunión.
- Registre los elementos de acción que los miembros de la reunión se comprometieron a hacer junto con la fecha de vencimiento que los miembros se comprometieron a hacer. Los elementos de acción tienen un nombre adjunto, pero la discusión general no establece quién dijo qué en las reuniones informales en el lugar de trabajo.
- Revise las decisiones principales y las asignaciones o compromisos voluntarios y los elementos de acción al final de la reunión para que los participantes puedan revisar y acordar acontecimientos y compromisos antes de abandonar la reunión.
- El líder de la reunión puede pedir al tomador de la nota que recapitula la discusión periódicamente durante una reunión.
- En una serie de reuniones continuas, el tomador de notas necesita un minuto para revisar las minutas de la reunión al comienzo de la próxima reunión. Los empleados que asisten pueden agregar o corregir cualquier cosa con la que no estén de acuerdo en las minutas.
- Distribuir una copia de las actas de la reunión dentro de las 24 horas de la reunión ha sido la recomendación estándar de los facilitadores de la reunión durante años.Ahora, sin embargo, es muy probable que la grabadora haya tomado los minutos en un dispositivo electrónico como una computadora portátil o iPad. Por lo tanto, el tomador de notas debe distribuir las notas de la reunión después de una revisión rápida de la ortografía, la gramática y la claridad, a menudo en o minutos de la reunión.
El registrador es un rol que debe tener una reunión para garantizar que los resultados de una reunión sean comunicados y actúen por los participantes. Sin las notas, los participantes deben confiar en la memoria de los otros participantes. Garantizado, este no es un buen plan.
La documentación del tomador de notas de una reunión es necesaria para el éxito de una reunión, al igual que la documentación es necesaria para mejorar el rendimiento del empleado.
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