Cómo responder a las preguntas de los empleados: consejos y estrategias para reuniones

Las reuniones de negocios pueden ejecutarse sin cesar si abre la sesión para responder a las preguntas de los empleados si no establece parámetros desde el principio y mantiene el control de la palabra. El dicho "hay uno en cada multitud" se aplica bien en el contexto de las reuniones de negocios ya que los empleados descontentos a menudo están más dispuestos a hablar en entornos grupales. Todo lo que se necesita es un comentario negativo o pregunta para que otros comiencen a hablar de acuerdo.

Pero a la inversa también puede ser cierto: inicie una conversación positiva e invite a otros a unirse y el resultado puede ser una reunión productiva con todos los que se van, sintiendo que la reunión valió la pena.

Una de las mayores quejas acerca de las reuniones de negocios es que a menudo son innecesarias y desperdician un valioso tiempo de trabajo. Asegúrese de indicar claramente el propósito de su reunión, establezca de antemano la cantidad de tiempo que dedicará a la reunión (así como a cualquier discusión abierta) y luego cumpla con los temas de la reunión y la duración planificada. También es posible que desee hacer las reuniones más interesantes con una reunión de rompehielos o una actividad de calentamiento.

Aquí hay estrategias para tratar con los empleados que plantean preguntas durante las reuniones que no desea responder de inmediato, o que no desea abordar en ningún momento durante una reunión.

Cuándo actuar sobre una cuestión de forma inmediata

Si la pregunta es oportuna y se centra en la tarea y cree que debe abordarse, responda de inmediato, pero brevemente, y luego responda indicando que recibirá más preguntas al final de la reunión si tienes tiempo.

Apoya tu afirmación de que te estás moviendo con un lenguaje corporal. Mire sus notas o gírelo hacia una pizarra blanca, etc. Al romper el contacto visual momentáneamente, usted muestra que se está moviendo. Si miras a la audiencia (especialmente con las cejas arqueadas), puedes estar enviando una señal de que estás dejando una vacante para más preguntas.

Si la audiencia es negativa u hostil, reconozca sus inquietudes pero solo indirectamente. Tómese un momento para explicar que comprende y comparte sus inquietudes, pero si se aleja demasiado del tema, no se logrará nada. Sugiera a las personas que escriban sus preguntas para más adelante o que se reúnan con usted en privado para analizar sus inquietudes con más detalle.

Responder una sola pregunta es útil porque:

• permite que un miembro de la reunión aborde algo en lo que quizás no haya pensado;
• Envía un mensaje de que estás escuchando a tu audiencia;
• Al tomar solo una pregunta, también envía el mensaje de que todavía tiene el control de la reunión, pero se preocupa por lo que piensan los asistentes.

Cómo diferir tácticamente una pregunta

Si la pregunta que se hace se tratará más adelante en la reunión, diga: "Esa es una buena pregunta y una que abordaremos en breve".

Si la pregunta es fuera del tema y no se abordarán en la reunión, dar un conjunto de instrucciones específicas para la resolución. Si simplemente se niega a responder una pregunta o juzgar, "ese no es el objetivo de esta reunión", es posible que termine enviando el mensaje equivocado a sus empleados: a la gerencia no le importa.

Otra forma de aplazar las preguntas de las que no se hablará en la reunión es pedirle a la persona que se reúna con usted (u otro miembro apropiado de la administración) en privado para analizar sus inquietudes con más detalle.

Incluso podría sugerir (si corresponde) que la pregunta es lo suficientemente importante como para justificar la consideración de una reunión por separado en el futuro.

Diferir una pregunta es útil porque:

• En un ambiente de trabajo informal, los empleados pueden sentirse demasiado libres para decir lo que piensan y tomar el control de una reunión;
• La mayoría de los empleados enojados o descontentos quieren ser escuchados más que cualquier otra cosa. Darles una caja de resonancia en el momento y lugar adecuados puede ayudar a evitar que los pequeños problemas se conviertan en problemas mayores; y
• los empleados necesitan y responden a un buen liderazgo. Si la administración mantiene el control de manera justa y equilibrada, envía el mensaje a los empleados de que la administración está escuchando, pero debe establecer los límites apropiados.