Video: Cómo llevar la contabilidad de un negocio pequeño 2025
25 de mayo de 2015
Usted comenzó un negocio y alguien (probablemente su banquero) dijo: "¿Mantiene buenos registros comerciales?" Si hay un aspecto en blanco en su rostro, es posible que necesite un poco de ayuda para descifrar el proceso de mantenimiento de registros comerciales. Si tiene alguna pregunta, aquí están las respuestas:
¿Por qué debo mantener buenos registros comerciales?
Mantener registros para fines comerciales es una responsabilidad, no solo algo extra que usted hace cuando tiene tiempo adicional.
Como propietario de un negocio, debe mantener un buen registro de sus actividades comerciales:
- En caso de una demanda, para respaldar su posición
- En tiempo de impuestos, > para preparar una declaración impositiva comercial precisa En caso de que sea auditado
- por una agencia gubernamental Entonces
- usted sabe cuánto dinero tiene (para que no esté sobregirado en el banco ) Para responder preguntas
- de clientes y proveedores.
¿Qué registros debo conservar?
La respuesta fácil a esto es "todo". Debe mantener registros en:
Clientes o clientes.
- Todo lo relacionado con las transacciones que tuvo con clientes o clientes se debe mantener, en caso de preguntas. Te dieron dinero y tienes la responsabilidad de mostrar a dónde fue. Mantenga los detalles de las facturas, cuentas por cobrar y pagos. Vendedores.
- Mantener registros también es importante en sus relaciones con los proveedores (las personas que paga por los servicios y productos). Guarde sus órdenes de compra y comprobante de pago.
- Su negocio está obligado por ley a mantener excelentes registros de empleados. Financiero.
- fines de Fortax y en el caso de una auditoría, necesita registros de todas las transacciones comerciales, préstamos, compras de activos y más. En particular, lleve un registro de los gastos comerciales, incluidos los viajes de negocios, el kilometraje, las comidas y el entretenimiento. Contratos y documentos legales,
- incluyendo aquellos relacionados con la formación de su negocio, cualquier contrato que haya celebrado. Esto incluye permisos y licencias, registros de marcas comerciales, patentes o derechos de autor, y cualquier préstamo o línea de crédito. Correos electrónicos y otras comunicaciones comerciales.
- Hay pros y contras en esto; ver el artículo de Susan Heathfield sobre políticas de internet y correo electrónico.
¿Cómo y dónde debo guardar estos registros? Puede mantener todos sus registros en una ubicación física, en libros de registro o en un sistema de archivo. Es posible que también desee mantener registros en su computadora o "en la nube", con la copia de seguridad adecuada, por supuesto. No importa dónde guardes esos registros, siempre y cuando se pueda acceder de forma rápida y completa cuando se necesiten.
¿Cuánto tiempo necesito para mantener estos registros comerciales?
El tiempo que debe mantener registros depende del tipo de registros. Siempre es seguro guardar todo para siempre, pero eso se vuelve un poco abrumador.
Mantenga registros de impuestos hasta que tenga la seguridad de que esos registros no serán auditados. William Perez en Tax Planning tiene los detalles sobre cómo mantener registros de impuestos. Guarde todos los registros que usó para preparar su declaración de impuestos comerciales, además de la declaración.
Los registros de los empleados deben mantenerse mientras exista la posibilidad de que los necesite.
Esto depende del tipo de registro y el tipo de acción que se puede tomar en contra de su negocio. La ley debe mantener cierta información de retención de registros de empleados. (Sí, es complejo). También debe mantener las solicitudes de empleo durante al menos un año.
El Servicio de Rentas Internas (IRS) tiene un artículo sobre cuánto tiempo se deben mantener los registros comerciales, a efectos fiscales y otros fines comerciales.
¿Cómo simplifico esta tarea de mantenimiento de registros?
1.
Encuentre un buen software de contabilidad empresarial y úselo. Encuentra software que te permita automatizar el pago de facturas y eso te da 2. Cree un sistema para recopilar información, luego verifique que sea precisa, regístrela en el lugar apropiado, revísela periódicamente y actúe según sea necesario.
3. Hazlo un hábito.
Lo más importante que puede hacer para facilitar el registro comercial es crear el hábito de registrar lo que está haciendo en su negocio mientras lo hace. Esto se relaciona con los registros financieros, pero cualquier tipo de transacción comercial o trato con otras partes. Ponlo por escrito y conserva lo que has escrito.
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