Cómo se organizan los organizadores de eventos exitosos

Si usted es un planificador de eventos corporativos o una persona administrativa, los aspectos básicos de la planificación de eventos requieren que tenga sólidas habilidades de organización, comunicación y documentación. Independientemente de su nivel de experiencia, incluso un entusiasta de la hospitalidad puede organizar un evento empresarial increíble con un poco de creatividad y mucha organización en el camino. Pero cuando se trata de la planificación de eventos, especialmente para los planificadores de eventos con más de un evento en sus libros, mantenerse organizado puede ser un obstáculo más grande de lo que muchos creen.

Cómo se organizan los organizadores de eventos

La organización es una de las muchas claves del éxito para la mayoría de los planificadores de eventos. No solo dominar las habilidades organizativas puede generar menos estrés, sino que también puede mejorar tu creatividad como planificador de eventos, permitiéndote ver el panorama general y pensar de manera innovadora sabiendo que tienes un manejo firme de los detalles. Aquí hay algunas maneras en que los organizadores de eventos exitosos se mantienen organizados.

Crear carpetas de eventos

Crear carpetas de planificación de eventos y eventos es probablemente la forma más eficiente de mantenerse organizado para la planificación de seminarios, conferencias, capacitaciones internas, reuniones ejecutivas y todo tipo de eventos. Mientras que muchos planificadores de eventos se están moviendo a más herramientas electrónicas y de organización digital, los archivadores físicos pueden servir como el lugar para el evento más importante y los detalles del programa. Mantener copias impresas de ciertos documentos, notas y otros detalles puede ser un salvavidas durante la vida de un evento.

Idealmente, cada evento y / o programa debería tener su propia carpeta. Dependiendo de la complejidad de su evento, su carpeta puede incluir varias secciones, que incluyen:

• Itinerario / Agenda
• Contactos clave
• Asistentes
• Comunicaciones
• Contratos
• Pedidos de eventos para banquetes
• Entretenimiento
• Lista de alojamientos / habitaciones
• Llegadas / Salidas
• Actividades
• Obsequios
• Presupuesto
• Varios

Con su carpeta de planificación de eventos actualizada regularmente, compartirá fácilmente la información con sus colegas internos y clientes, incluso si no le dan mucho tiempo para prepararse.

Utilizar software de planificación de eventos o almacenamiento de documentos en línea

Si bien sus carpetas de eventos deben incluir todos los detalles más importantes de cada evento en copia impresa, el resto de sus notas de referencia, ideas y correspondencia también deben mantenerse organizados y juntos. Hoy en día, muchos planificadores de eventos usan software de planificación y administración de eventos, pero muchos más buscan opciones de almacenamiento de archivos en línea para mantenerse organizados.

Las herramientas en línea como Google Drive y Dropbox pueden proporcionar un lugar organizado para todo tipo de documentos electrónicos, desde hojas de cálculo hasta facturas. Estas herramientas le permiten cargar, almacenar y organizar documentos en archivos y carpetas en línea, a los que se puede acceder fácilmente desde cualquier lugar.Puede abrir documentos en su computadora portátil, teléfono inteligente o tableta. También puede adjuntar fácilmente esos archivos a correos electrónicos o compartir el documento con colegas, proveedores y clientes. Puede ser la solución de organización perfecta para planificadores de eventos que siempre están en movimiento.

The Organizational Bottom Line

Al final, cómo organiza sus documentos, notas y correspondencia depende de usted.

Cada planificador de eventos tiene un sistema diferente que funciona para ellos y sus eventos. El factor más importante siempre debe ser la accesibilidad y la preparación de la información. Por lo tanto, asegúrese de que sea cual sea el sistema que use, puede ubicar rápida y fácilmente la información que está buscando.