8 Consejos para ahorrar dinero para los organizadores de eventos corporativos

Los eventos corporativos son divertidos de planear, y las ideas y lugares de encuentro generan un nivel de creatividad que muchos planificadores de eventos corporativos disfrutan. Desafortunadamente, estas ideas pueden detenerse en seco una vez que los números de presupuesto se acumulan y la realización se establece en que el presupuesto de su evento no cumple con la visión del evento.

Sin embargo, la creatividad no se detiene con el proceso de planificación del evento. También es necesario para planificar un evento exitoso con un presupuesto limitado.

Estos son algunos consejos para ahorrar dinero para planificadores de eventos corporativos:

1. Conozca su presupuesto

Antes de comenzar a planificar su evento corporativo, determine su presupuesto. No tiene sentido dedicar su tiempo a reunir ideas y lugares potenciales que no puede pagar. Detallar los costos asignados para:

• Catering
• Entretenimiento
• Lugar
• Oradores invitados
• Decoraciones
• Otros imprevistos

Saberlo antes de empezar a planificarlo lo ayudará a mantenerse dentro de sus límites.

2. No pase por alto estos elementos presupuestarios

Al planificar un evento corporativo, asegúrese de incluir los costos de los siguientes artículos:

• Impresión de folletos, presentaciones
• Costos de señalización y pancartas
• Costos de comercialización y promoción < Servicios de registro en el sitio

3. Acepte su presupuesto

¿Tiene gusto de champán en un presupuesto de cerveza? No te desesperes Ahórrese la frustración de tratar de planificar un gran evento de presupuesto con un pequeño presupuesto para eventos. Acepta el presupuesto que tienes. En lugar de frustrarte por la falta de recursos, sé creativo.

Existen numerosas formas en que los planificadores de eventos corporativos pueden planificar eventos exitosos y memorables con fondos limitados.

4. Sea flexible cuando negocie su sede

Si es posible, sea flexible cuando negocie con un lugar. Considere algunas fechas potenciales para su evento corporativo y pregunte si el hotel tiene alguna vacante durante ese período de tiempo.

Los hoteles a menudo ofrecen precios con descuento para llenar una vacante en torno a su fecha objetivo y puede negociar mejores tarifas si puede trabajar en torno a sus tiempos de demanda pico.

Además, si hay varios lugares en el área que se ajusten a sus requisitos, utilícelo para su ventaja. Al competir por los negocios de su compañía, los lugares pueden negociar sobre el precio y tener una oferta inferior a la de otras instalaciones en el área para ganar su negocio.

5. Evite las comidas sentadas

Si está sirviendo comida en su evento corporativo, es mucho más rentable ofrecer comidas estilo bufé que meriendas. Los buffets no solo eliminan el costo de los camareros y el servicio de mesa, sino que también pueden reducir el dinero gastado en la comida.

Si desea que los invitados se mezclen y conozcan entre sí, considere servir comida para picar y reducir la cantidad de espacio para sentarse y comer.Cuando los invitados están de pie y tienen platos pequeños, comen menos y pasan más tiempo conversando.

Las barras abiertas completas pueden reducir el presupuesto de su evento, así que considere limitar la barra a cerveza, vino, refrescos y jugos.

6. Reserve con antelación a los oradores

Al igual que los boletos de avión y las habitaciones de hotel, los honorarios de los locutores tienden a escalar a medida que se acerca el compromiso. Reserve con anticipación para obtener la mejor tarifa.

Investigue un poco y vea si hay un orador invitado apropiado que ya estará en su área en ese momento. Pueden ofrecer una tarifa reducida y puede ahorrar en transporte y costos de alojamiento.

7. Considere usar patrocinadores

En el mundo de hoy, hay patrocinadores en todas partes, desde estadios y salas de conciertos hasta eventos deportivos. Considere usar patrocinadores para ayudar a compensar los costos de su evento. Las empresas estrechamente afiliadas a su empresa o industria pueden dar la bienvenida a la oportunidad de promocionar su nombre a su audiencia. Asegúrese de que encaja bien con su empresa y la clientela en su evento corporativo, y explore qué ofrecerán a cambio de la exposición.

8. Sea diligente en el seguimiento de sus gastos

En la planificación de eventos corporativos, es probable que tenga un equipo de varias personas que tienen la responsabilidad de las tareas individuales.

Vigile de cerca a todas esas personas con respecto a sus gastos. Comunique claramente sus pautas presupuestarias y sea diligente en el seguimiento de los gastos. Solicite informes regulares sobre cualquier compra realizada y establezca pautas para las cuales los gastos deben ser aprobados por usted antes de realizarlos. Esta es un área de planificación de eventos corporativos donde tener control es crítico para mantener sus gastos dentro del presupuesto de su evento.