Coordinadores del lugar Lista de verificación para la configuración del evento

La mayoría de los lugares están acostumbrados a las presiones que acompañan a la coordinación de eventos múltiples en un corto espacio de tiempo. Después de todo, su negocio depende de que brinden un servicio de calidad, y cada evento es una oportunidad para mostrar sus habilidades tanto a los planificadores de eventos como a los asistentes. Sin embargo, el momento más crítico es antes de que el programa comience, cuando el cliente entra a la sala de banquetes para la instalación. Es en este momento donde se establecerá el tono para el resto del día.

Esta es una lección que aprendí rápidamente como coordinador del lugar, y luego desarrollé mi propia lista de verificación para mantener a los clientes satisfechos (y ocupados) durante el período de preparación lleno de estrés.

Prepare sus carros

Lo primero que su cliente querrá hacer es desempaquetar todos sus suministros de eventos de su vehículo. Esta puede ser una tarea difícil, especialmente si la situación del estacionamiento es difícil de navegar. Imagine que alguien entra a su lugar con un montón de cajas pesadas: ¿qué es lo primero que buscarán? La respuesta es, por supuesto, un carrito, o cualquier otra cosa que aligere su carga y haga que el siniestro trabajo de descarga sea mucho más fácil. Tener carros disponibles justo cuando caminan en el lugar es una manera fácil de hacer que se sientan "aliviados" simplemente por aparecer.

Prepare las tablas de registro

Siguiente en la lista de cosas por hacer para la mayoría de los clientes está obteniendo la configuración de registro. Esto significa que su lugar de celebración tendrá todos los componentes de registro en su lugar antes de que lleguen.

Eso incluye todas las mesas, sillas, eléctricos y zócalos. Organizar las etiquetas de nombre y los materiales de facturación consumirá mucho tiempo para los planificadores de eventos, y no deberían tener que esperar a que se implementen estas cosas simples para que comiencen.

Configurar todas las habitaciones, cuadros y ropa de cama

Definir todas las mesas y sillas en el espacio del evento, obviamente, puede llevar algo de tiempo.

Afortunadamente, si viene de un evento anterior, le ha informado al cliente de antemano cuándo esperar que se configuren todos los componentes de la sala. Si su cliente ingresa en una habitación con docenas de trabajadores luchando por desmontar mesas y sillas, es probable que se aterroricen. Idealmente, su equipo de operaciones tendrá todo listo con manteles para que los planificadores puedan comenzar a colocar centros de mesa, artículos de subasta, etc.

Quitar todas las señalizaciones

Solo porque el planificador principal sepa cómo navegar el edificio no significa que su equipo de apoyo lo haga. Puede ahorrar a todos una gran cantidad de problemas innecesarios actualizando la señalización dentro de su edificio tan pronto como el período de configuración esté a punto de comenzar. Tenga en cuenta que los vendedores como floristas y DJ también necesitan saber dónde ir. Todas estas cosas deben revisarse con su cliente antes del día del evento, pero también es necesario tenerlas en cuenta en el gran día.

Revise BEO's y facturas

Nuevamente, es probable que haya enviado por correo electrónico estos documentos varias veces durante los días previos al evento, pero nunca está de más revisarlos una vez más. A pesar de que el tiempo de configuración es agitado, necesita recortar 15 minutos para revisar estos documentos juntos. Los coordinadores del lugar deben tener un paquete listo para su cliente que incluya el BEO, el diagrama de la sala y la factura futura.

Muy pocos planificadores con experiencia pasarán la oportunidad de revisar estos documentos críticos.

Presentaciones

Asegúrese de traer a los miembros clave de su equipo a su cliente para una presentación formal. Esta lista incluye el gerente de catering, el capitán del banquete, el supervisor de operaciones y el coordinador de audio / visual. Piense en nombre de su cliente cuando presente el equipo. ¿Hay algún detalle que deba debatirse cara a cara con su equipo de gestión? Iniciar una conversación corta es una manera efectiva de resaltar quién está a cargo de cada área.

Esta breve lista de verificación de elementos de configuración del evento contribuirá en gran medida a mantener a su cliente feliz al llegar. Como el principal representante de su sede, siempre es mejor darles a los clientes su número de teléfono celular en caso de que algo salga mal mientras trabaja en su oficina.

Recuerda, es posible que se sientan frustrados si necesitan algo, ¡pero se sentirán aún más frustrados si no encuentran a alguien que los ayude!