Video: Comienza la primera sesión plenaria de la OMC en Argentina 2025
Muchas grandes reuniones y conferencias corporativas inician el inicio del programa del evento con lo que se llama una sesión de apertura. Las sesiones de apertura, también conocidas como sesiones plenarias o sesiones generales de apertura, se asocian con mayor frecuencia a conferencias, congresos o convenciones más grandes, pero también se pueden utilizar para eventos corporativos más pequeños. Las sesiones de apertura siempre se programan durante un período de tiempo establecido al inicio del programa, generalmente entre una y dos horas.
Aunque no todos los programas comienzan con una sesión de apertura, las presentaciones programadas durante una sesión abierta general pueden ofrecer a los organizadores de eventos y anfitriones una oportunidad única para dirigirse a los asistentes.
Qué es una sesión de apertura en las conferencias
Las sesiones generales de apertura se caracterizan por una presentación programada o una serie de presentaciones de una variedad de oradores que están dirigidas a dirigirse a la audiencia general. Algunos programas de eventos eventualmente ofrecen sesiones simultáneas en las que los asistentes se dividen en grupos más pequeños para presentaciones y talleres. Otros dividen a la audiencia casi de inmediato para sesiones dedicadas a ciertos roles, conjuntos de habilidades o intereses. La sesión general de apertura, por otro lado, sirve como una oportunidad al inicio del programa para abordar a todos los asistentes al evento juntos.
Durante la sesión general de apertura, el liderazgo del organizador puede elegir cubrir temas generales de la agenda y delinear los objetivos para el programa en general.
Las sesiones de apertura también suelen incluir un orador principal y otros presentadores que ayudan a establecer el tono de la convención. Estas presentaciones pueden realizarse en una variedad de formatos, pero las sesiones por definición están abiertas a todos los asistentes.
¿Por qué comenzar con una sesión de apertura?
Las sesiones generales de apertura más efectivas son aquellas que se organizan para el público y los asistentes al evento, no para los organizadores del evento.
Si bien los organizadores del evento pueden aprovechar la oportunidad para dirigirse a negocios de empresas o asociaciones, logística de eventos y elementos de la agenda, una gran sesión de apertura también debe entretener y motivar a la audiencia. Los programas efectivos requieren participación e interés de la audiencia. Si los organizadores del evento pierden el interés de la audiencia desde el principio, deben luchar para recuperarlo. Las sesiones generales de apertura deberían comenzar el programa con una nota fuerte. Estos son los objetivos que los planificadores de eventos deben entrenar a los organizadores del programa para que se reúnan en su sesión de apertura.
Objetivos de la sesión de apertura
Dada la importancia de la sesión general de apertura para comenzar un programa con una nota fuerte, las sesiones de apertura tienden a abordar una combinación de los siguientes objetivos:
- Motivar al público > Educar al público
- Entretener y atraer al público
- Establecer tono para el programa
- Crear una experiencia memorable
- Compartir información importante
- Las mejores sesiones generales de apertura cumplirán con todos estos objetivos.Por ejemplo, la sesión general de apertura para una conferencia anual puede incluir un mensaje de bienvenida del presidente de la organización, así como una dirección del maestro de ceremonias que servirá como moderador para el evento de duración.
La sesión de apertura puede terminar con una fuerte nota con un orador invitado que realiza una presentación sobre cómo motivar a la fuerza de ventas para que logre los objetivos de la compañía.
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