Cómo ahorrar tiempo en llamadas entrantes: consejos telefónicos

Las llamadas entrantes pueden consumir mucho tiempo y disminuir seriamente su productividad alejándolo de otras tareas. Pero así como hay formas de manejar las llamadas salientes que mejorarán su administración del tiempo, hay formas de manejar las llamadas entrantes para reducir la cantidad de tiempo que usted consume hablando por teléfono, sin ser grosero con la persona que llama tú. Estos consejos de contestación de teléfono ayudarán.

Consejos telefónicos para llamadas entrantes

1) Responda su teléfono con un saludo de teléfono comercial apropiado.

Por ejemplo, al contestar el teléfono, diga algo como "Cypress Technologies. Susan habla. ¿Cómo puedo ayudarlo?" Esto no solo le permite a la persona que llama saber que han llegado a un negocio, sino que le pide a él que responda la pregunta, ahorrando tiempo en preguntas exploratorias como "¿Esto es Cypress Technologies?", Y charla ociosa.

2) Piensa y prioriza mientras hablas.

¿La llamada se maneja mejor ahora o más adelante? Muchas de las llamadas telefónicas que las empresas reciben son consultas rápidas que se responden fácilmente, como "¿Qué tan tarde abre?" Pero otros implican respuestas más complejas y que requieren mucho tiempo. Si ese es el caso, dígaselo a la persona que llama y pregúntele cuándo sería conveniente llamarla para hablar sobre ello.

3) Use técnicas como la paráfrasis y el resumen para mantener el seguimiento de las llamadas telefónicas.

Si le está hablando a alguien por teléfono que parece querer chatear o desviarse del tema, diga algo como, "Entonces, lo que le oigo decir es …" o "Así que los puntos clave son … "o" ¿(REPLACEar resumen) un resumen justo de lo que estaba diciendo? " Es difícil hablar con alguien que se niega a chatear.

4) Adquiera el hábito de cerrar cada llamada entrante con un resumen de cualquier acción que usted y la persona que llama hayan aceptado tomar.

Si bien esto solo tomará unos segundos en la mayoría de los casos, puede ahorrarle mucho tiempo al evitar errores y la necesidad de verificarlo dos veces. Por ejemplo, después de una conversación durante la cual organizó una reunión con un cliente, podría decir: "Bien.

Nos reuniremos con usted en su oficina en (REPLACEar ubicación) ) a las 10 a.m. mañana y vamos a repasar las muestras juntas. "

5) Mantenga un panel de mensajes y escriba los implementos en todos sus teléfonos, para que pueda anotar los detalles durante la llamada.

Esta no solo es una buena administración de tiempo en ese momento, lo que le ayuda a mantenerse enfocado en la llamada, sino también a la administración del tiempo más adelante si necesita buscar y / o revisar los detalles de una conversación en particular.

6) Ofrezca a sus clientes y clientes la opción de correo electrónico.

Muchos de ellos usarán el correo electrónico para contactarlo en lugar de llamarlo si saben cuál es su dirección de correo electrónico.Asegúrese de que la dirección de correo electrónico de su empresa sea prominente en sus tarjetas de visita y en su sitio web, si tiene una. Si tiene sus direcciones de correo electrónico, envíe un correo electrónico a sus clientes y clientes actuales, mencionando la opción de correo electrónico y presentándola como una forma de mejorar las comunicaciones.

7) Usa la tecnología para administrar el tiempo que pasas respondiendo el teléfono.

Como mínimo, su empresa debe tener un contestador automático y un correo de voz. Configúrelos con los scripts comerciales apropiados y úselos para contestar el teléfono por usted cuando esté fuera de la oficina o necesite trabajar en algo ininterrumpido. Luego programe tiempo para contestar estos mensajes telefónicos todos los días.

En términos de gestión del tiempo, obtendrá un valioso tiempo agrupando llamadas telefónicas.

8) Si está ejecutando un negocio basado en el hogar, obtenga un teléfono o línea comercial por separado.

Necesita tener un segundo teléfono "solo para negocios" con su propio contestador automático y contestador automático "solo para negocios". No solo es más profesional, sino que le ahorrará el tiempo que le lleva leer mensajes y determinar cuáles están relacionados con el negocio.

9) Siempre es mejor que una persona conteste el teléfono.

Al tener un contestador automático o algo peor, un sistema automático de respuesta de voz interactiva (IVR) es un verdadero apagado que le costará negocios cuando las personas no se molestan en dejar mensajes o volver a llamar. Si contestar llamadas entrantes toma demasiado tiempo durante el día, considere contratar a una recepcionista o un servicio de contestador profesional para que conteste el teléfono por usted.

El costo de que otra persona lo haga puede verse más que compensado por el aumento en su productividad y mejores ventas.

10) Mantenga una secuencia de comandos escrita de preguntas frecuentes (y respuestas) publicadas en su teléfono.

Le ahorra a usted y a sus empleados tiempo si no tienen que buscar respuestas o pensar cómo responder a una solicitud en particular al contestar el teléfono.

Resumen de sugerencias telefónicas

Recuerde, se supone que el teléfono es una herramienta de negocios, no una intrusión en el tiempo que gobierna su día laboral. Manejar sus llamadas entrantes de acuerdo con estos consejos de administración del tiempo lo ayudará a administrar mejor su tiempo, mejorar su productividad y volver a colocar su teléfono en su lugar, ayudándole a administrar su negocio en lugar de dirigirlo.