Cómo ahorrar tiempo en llamadas salientes

La administración del tiempo del teléfono es importante porque el teléfono sigue siendo la principal herramienta de comunicación para la mayoría de las pequeñas empresas. Pero la mayor parte del tiempo que las empresas gastan en usar el teléfono es una pérdida de tiempo. En lugar de comunicarnos con las personas con las que queremos comunicarnos cuando hacemos llamadas salientes, desperdiciamos el tiempo hablando con otras personas o máquinas, jugando interminables rondas de etiquetas telefónicas.

Pero ¿y si pudiéramos simplemente llamar y hablar con la gente con la que queríamos hablar, decir lo que queríamos decir y seguir adelante?

Imagina cuánto más productivos podríamos ser y cuánto tiempo tendremos que hacer otras cosas.

Bueno, podemos, y todo lo que se necesita es un poco de preparación de antemano.

Consejos telefónicos de gestión del tiempo para llamadas salientes

1) Ya sean proveedores, clientes habituales o contratistas, muchos de nosotros llamamos repetidas veces a las mismas personas. Mantenga su información de contacto actualizada con los detalles de ahorro de tiempo para que no pierda el tiempo tratando de llegar a personas que no están disponibles.

Por ejemplo, si sabes que una persona en particular a la que quieres llegar toma un almuerzo de 1 a 2 p. metro. cada día, ¿por qué perder el tiempo tratando de llamarla durante este tiempo?

2) Programe los números para quienes llama regularmente a su teléfono. Me sorprenden las personas que no hacen esto, ya que el tiempo que guardas cuando no estás buscando números y apuntándolos es igualmente sorprendente.

3) Planifica tus llamadas salientes. Antes de llamar, anote el objetivo principal de la llamada y los puntos clave que desea cubrir.

Esto lo ayudará a mantener el punto cuando esté hablando por teléfono y se asegurará de que cubre todo lo que desea cubrir, lo que le permitirá ahorrar tiempo durante la llamada y evitar tener que volver a llamar porque olvidó algo. Consulte 11 Técnicas de llamadas en frío para obtener ventas exitosas para saber cómo preparar un guión de apertura que lo ayudará a mantenerse enfocado en el tema.

4) Si llama a alguien que está ingresado en su base de datos de contactos, tiene toda la información acerca de la persona a la que llama delante de usted cuando llama. Ya sea que esté usando una computadora de escritorio, un dispositivo móvil o un Rolodex, esta es una gran ayuda de memoria durante la llamada. Además, si no tiene que buscar algo como el nombre del esposo del cliente, tendrá la opción de tomar notas durante la llamada, ahorrando aún más tiempo.

5) Por supuesto, si desea tomar notas durante una llamada (o hacer cualquier otra cosa mientras habla por teléfono), un buen manos libres o auriculares es esencial. Liberar tus manos puede liberar mucho tiempo.

6) Si se comunica con el contestador automático o el correo de voz de alguien, deje un mensaje completo que indique dos veces su número de teléfono e indique el motivo por el que llama .Por ejemplo, "Esta es Susan Ward al (número de teléfono). Estoy llamando para hablar sobre el presupuesto de su proyecto. Puede ponerse en contacto conmigo al (número de teléfono) esta tarde".

Al indicar dos veces su número, el destinatario el mensaje tiene muchas más posibilidades de hacerlo bien y obtenerlo por escrito sin reproducir el mensaje.

7) No ceda a la compulsión telefónica . Cuando intentas contactar a alguien y no lo has hecho, es tentador devolver la llamada, ¡tal vez cada media hora!

Pero si ha dejado un mensaje apropiado, no hay necesidad de perder el tiempo dejando mensajes repetidos (y llenando el contestador automático o el buzón de voz de la persona). Bríndele a la persona a la que llama una cantidad de tiempo razonable para devolver la llamada, como hasta el próximo día hábil.

8) Programe sus llamadas telefónicas y júntelas todas en un solo bloque de tiempo, si es posible. La mayoría de nosotros no somos tan buenos en la multitarea y perdemos una gran productividad cuando pasamos de una tarea a otra. Entonces, si tiene que hacer una docena de llamadas en un día en particular, es más eficiente hacerlas todas en una hora que hacer una o dos, y luego hacer otras tres llamadas una hora más tarde, y otras dos 45 minutos después de eso.

9) Reserve sus llamadas telefónicas salientes, si es posible. Si no va a ser una llamada rápida, cuando llame por primera vez a alguien, preséntese, dígale por qué está llamando y luego pregúntele si es un momento conveniente para hablar o si preferiría reservar un horario. para discutirlo.

Luego acuerde que la llamará en ese momento. Esto no solo puede ahorrarle tiempo en el lugar, sino que le ahorrará tiempo cuando llame de nuevo a la persona, ya que ambos estarán preparados para hablar sobre el problema que originalmente llamaron.

10) Si es posible, realice sus llamadas salientes en "horario de máxima audiencia". La investigación ha demostrado que hay más personas en sus oficinas temprano en la mañana y se puede llegar entre 8 a. metro. y 11 a. metro.

¿Quieres más consejos para manejar llamadas telefónicas? Luego querrá leer la pieza complementaria de este artículo, Consejos de gestión del tiempo para llamadas entrantes.

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