Pasos para la gestión de quejas de inquilinos

Cuando los inquilinos tienen un problema en su propiedad de alquiler, se quejarán con el propietario. Estas quejas no siempre tienen que causar conflictos entre el propietario y el inquilino. Hay pasos que un propietario puede tomar para manejar estas quejas con éxito. Aquí hay cinco maneras en que un propietario puede lidiar con los problemas de los inquilinos.

Antes de aprender a manejar una queja de inquilino, estos son dos puntos de precaución :

1. Cada situación es única : las personas tienen diferentes personalidades y diferentes puntos de activación, por lo que puede ser difícil medir cómo reaccionará una persona cuando se encuentre con un conflicto.
2. No se ponga en una situación en la que se sienta inseguro: Si alguna vez siente que su seguridad está en peligro, debe alejarse de la situación. Con suerte, nunca llega a este punto, pero si lo hace, debe alejarse y consultar a las autoridades correspondientes, si es necesario. No tiene sentido poner en peligro su vida o su carrera debido a un conflicto entre inquilinos.

5 pasos para manejar con éxito las quejas de los inquilinos

Hay muchas cosas de las que los inquilinos pueden quejarse. Independientemente de la queja, no debe cambiar la forma en que usted, como propietario, responde a la queja.

Ser comprensivo, tranquilo y profesional tendrá un gran efecto y su capacidad para resolver el problema con éxito. Si bien es posible que tenga que ajustar su respuesta ligeramente según el tipo de reclamo, existen ciertos pasos que siempre debe seguir.

Paso 1: Escuche la queja

Una forma de llegar a una resolución exitosa es realmente escuchar lo que le dice su inquilino.

Ser respetuoso y comprender el problema del inquilino puede ayudar a mantener la calma del inquilino y lo ayudará a estar más receptivo a su problema.

Por ejemplo, es posible que tenga conocimiento de una pequeña fuga en el techo que ocurre en el baño cuando hay una lluvia intensa. Si el inquilino llama para informarle que hay una fuga en el baño, puede descartarlo ya que la filtración que ya conoce necesita ser reparada.

Sin embargo, si no hace preguntas sobre la ubicación exacta de la fuga y la intensidad del flujo de agua, no se dará cuenta de que esta no es la filtración que ya conoce, sino que es una tubería reventada eso necesita ser arreglado inmediatamente. Por lo tanto, siempre debe escuchar atentamente la queja exacta del inquilino y hacer preguntas de seguimiento para que sepa exactamente lo que está sucediendo.

Paso 2: Esté disponible

Si un inquilino siente que nunca estará disponible, se frustrará fácilmente. Esto no quiere decir que un inquilino debe poder comunicarse con usted las 24 horas del día, todos los días de la semana.

Debe tener un horario de atención normal cuando un inquilino puede comunicarse con usted, por ejemplo, desde 9 A.M. a 6 P. M. de lunes a viernes. Durante estas horas, debe responder fácilmente a las llamadas telefónicas o correos electrónicos de los inquilinos.

Debe informar que los inquilinos no deben comunicarse con usted fuera de este horario a menos que sea una emergencia. Asegúrese de tener un plan de emergencia en su propiedad para que sus inquilinos sepan qué se considera una emergencia real y qué puede esperar hasta el horario comercial normal.

Paso 3: resolver las quejas de forma oportuna

Otro factor importante es la rapidez con la que responde al problema del inquilino. Dependiendo de la gravedad de su reclamo, no necesariamente tiene que dejar todo para remediarlo, pero sí debe solucionar el problema dentro de un período de tiempo razonable.

Una fuga o una cerradura de la puerta frontal rota debe repararse inmediatamente, mientras que cosas como una manija del gabinete de cocina rota o baldosas agrietadas pueden esperar un par de días.

Paso 4: mostrar preocupación genuina

Descartar la preocupación de un inquilino es una manera rápida de crear hostilidad. Independientemente de cómo se sienta acerca de cuán válida es su queja, siempre debe hacerles sentir que su queja es importante y que hará todo lo que esté a su alcance para solucionarla lo antes posible. Desea que el inquilino sienta que está de su parte, en lugar de ser su malvado patrón terrateniente.

Paso 5: Sea profesional

Siempre debe comportarse de manera profesional. Este es su negocio y no puede permitir que las emociones nublen su juicio.

Si un inquilino está gritando, nunca grite. No maldigas. No se ponga en peligro legal al amenazar o recurrir a tácticas como ignorar las solicitudes de mantenimiento o juguetear con los servicios públicos de un inquilino.

Es su responsabilidad mantener la calma en todo momento.

Tipos comunes de quejas de inquilinos:

Esta lista no es de ninguna manera extensa con respecto a las quejas que su inquilino puede tener, pero sí representa algunos de los problemas más comunes que los propietarios deben enfrentar.

1. Vecinos ruidosos
2. Problemas de mantenimiento
3. Problemas de plagas
4. Problemas de mascotas
5. Limpieza de la propiedad / inquilinos