El proceso de selección de proveedores exitosos

El proceso de selección del proveedor puede ser una tarea muy complicada y emocional si no sabe cómo abordarlo desde el principio. Aquí hay cinco pasos para ayudarlo a seleccionar el proveedor adecuado para su negocio. Esta guía le mostrará cómo analizar los requisitos de su negocio, buscar posibles proveedores, guiar al equipo en la selección del proveedor ganador y brindarle información sobre las negociaciones contractuales y evitar errores de negociación.

1. Analice los requisitos comerciales

Antes de comenzar a recopilar datos o realizar entrevistas, reúna a un equipo de personas que tengan un interés personal en este proceso de selección de proveedores en particular. La primera tarea que debe realizar el equipo de selección de proveedores es definir, por escrito, el producto, material o servicio que está buscando para un proveedor. A continuación, defina los requisitos técnicos y comerciales. Además, defina los requisitos del proveedor. Finalmente, publique su documento en las áreas relevantes para este proceso de selección de proveedores y solicite su opinión. Haga que el equipo analice los comentarios y cree un documento final. En resumen:

1. Reúna un equipo de evaluación
2. Defina el producto, el material o el servicio
3. Defina los requisitos técnicos y comerciales
4. Defina los requisitos del proveedor
5. Publique un documento de requisitos para su aprobación < 2. Búsqueda de proveedores

Ahora que tiene un acuerdo sobre los requisitos comerciales y de los proveedores, el equipo ahora debe comenzar a buscar posibles proveedores que puedan entregar el material, producto o servicio.

Cuanto mayor sea el alcance del proceso de selección de proveedores, más proveedores deberá poner sobre la mesa. Por supuesto, no todos los proveedores cumplirán con sus requisitos mínimos y el equipo tendrá que decidir a qué proveedores buscará más información. A continuación, escriba una Solicitud de información (RFI) y envíela a los proveedores seleccionados.

Finalmente, evalúe sus respuestas y seleccione un pequeño número de proveedores que formarán la "Lista abreviada" y pasarán a la siguiente ronda. En resumen:

Compilar una lista de posibles proveedores

1. Seleccionar proveedores para solicitar más información de
2. Escribir una solicitud de información (RFI)
3. Evaluar respuestas y crear una "Lista breve" de proveedores > 3. Solicitud de propuesta (RFP) y Solicitud de oferta (RFQ)
4. Los requisitos del negocio están definidos y usted tiene una breve lista de proveedores que desea evaluar. Ahora es el momento de escribir una Solicitud de propuesta o Solicitud de oferta. Cualquiera que sea el formato que usted decida, su RFP o RFQ debe contener las siguientes secciones:

Detalles de envío

Introducción y resumen ejecutivo

1. Descripción general del negocio y antecedentes
2. Especificaciones detalladas
3. Suposiciones y restricciones
4. Términos y Condiciones
5. Criterios de selección
6. Obtenga más información sobre Cómo escribir una solicitud de propuesta (RFP) o una Solicitud de oferta (RFQ)
7. 4.Evaluación de propuestas y selección de proveedores

• El objetivo principal de esta fase es minimizar las emociones humanas y el posicionamiento político para llegar a una decisión que sea lo mejor para la compañía. Sea minucioso en su investigación, solicite sugerencias de todos los interesados ​​y utilice la siguiente metodología para llevar al equipo a una decisión de selección de proveedor unificada:

Revisión preliminar de todas las propuestas de proveedores

Registre los requisitos comerciales y los requisitos del proveedor

1. Asigne importancia Valor para cada requisito
2. Asignar un valor de rendimiento para cada requisito
3. Calcular un puntaje de rendimiento total
4. Seleccionar el proveedor ganador
5. Leer más sobre Cómo evaluar propuestas y seleccionar un proveedor
6. 5. Estrategias de Negociación de Contratos

• La etapa final en el proceso de selección de proveedores es desarrollar una estrategia de negociación de contratos. Recuerde, desea "asociarse" con su proveedor y no "llevarlo a la tintorería". Revise sus objetivos para la negociación de su contrato y planifique que las negociaciones cubran los siguientes puntos:

Lista Clasifique sus prioridades junto con las alternativas

Conozca la diferencia entre lo que necesita y lo que quiere

1. Conozca su línea base Usted sabe cuándo alejarse
2. Definir las limitaciones de tiempo y los puntos de referencia
3. Evaluar las responsabilidades y riesgos potenciales
4. Confidencialidad, no competencia, resolución de disputas, cambios en los requisitos
5. Haga lo mismo con su proveedor (es decir, camine una milla en sus zapatos)
6. Obtenga más información sobre Cómo planear estrategias de negociación de contratos
7. 6. Errores de Negociación de Contratos

• El error más pequeño puede matar un proceso de negociación de contrato por lo demás productivo. Evite errores de negociación de contrato y evite poner en peligro un proceso de negociación de contrato que de otro modo sería productivo.

Obtenga más información sobre Cómo evitar errores de negociación de contratos