Solicitando el Formulario W-9 de contratistas independientes

No puede completar y emitir Formularios 1099-MISC a sus proveedores o contratistas independientes a menos que primero obtenga un Formulario W-9 completo de cada uno de ellos. Debe conocer el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente de cada proveedor o contratista que requiere un 1099-MISC.

¿Quién debe emitir los formularios 1099-C?

Las instrucciones para el Formulario 1099-MISC del Servicio de Rentas Internas explican las diversas situaciones que requieren que una empresa emita los Formularios 1099-MISC.

Debe completar, presentar y emitir este formulario a todos los proveedores o contratistas, no empleados, a quienes les haya pagado $ 600 o más durante el año.

Un empleado es cualquier persona cuyo trabajo usted o su empresa controlan. Si le paga a alguien para que conteste sus teléfonos, lo más probable es que sea un empleado porque establece sus horas y le dicta lo que debería hacer mientras está en el reloj. Los empleados no requieren el formulario 1099-MISC.

Si le paga a alguien para que limpie su oficina cuando no está abierto para el trabajo y él llega y lo hace a veces a su discreción, lo más probable es que sea un contratista independiente y requiere el Formulario 1099- MISC. El Servicio de Rentas Internas explica los puntos más finos de la identificación de contratistas independientes vs. empleados.

Excepciones a la regla de contratista / vendedor

No tiene que emitir formularios 1099-MISC para corporaciones C y S o entidades a las que usted compra productos, como mercaderías que luego revenderá.

Los pagos realizados a contratistas y proveedores con tarjeta de débito, tarjeta de crédito o a través de terceros como PayPal también están exentos: el IRS utiliza un método diferente para rastrear estas transacciones.

¿Cuándo solicitar un formulario completo W-9?

Es una buena práctica solicitar que un contratista independiente proporcione un Formulario W-9 completo tan pronto como el negocio sepa que tendrá que emitir un 1099.

Pero a veces dejamos que estas solicitudes se deslicen hasta enero cuando " Estamos revisando nuestros registros contables y nos damos cuenta de que no hemos llegado a eso.

Si debe emitir un formulario 1099-MISC y no tiene un formulario W-9 completo en el archivo, diga algo como, "Oye, voy a enviar su 1099-MISC a fines de enero y Me di cuenta de que no tengo un W-9 de usted. ¿Podría llenar uno y enviármelo? Esto le permite al contratista saber que la información en el Formulario W-9 se usará para generar un documento fiscal específico.

Anime a las personas a que le envíen sus formularios W-9 completos de manera segura. Un formulario W-9 completo incluye información confidencial, como el número de seguridad social de una persona. Esta información debe mantenerse lo más privada y segura posible para minimizar el riesgo de que los datos caigan en las manos equivocadas. No se recomienda la transmisión de un Formulario W-9 completo como archivo adjunto inseguro a un correo electrónico.Pida que lo reciba por correo, entregue en mano o como un archivo adjunto protegido por contraseña a un correo electrónico.

NOTA: Las leyes fiscales cambian periódicamente y la información anterior puede no reflejar los cambios más recientes. Consulte a un profesional de impuestos para obtener los consejos más actualizados. La información contenida en este artículo no pretende ser un consejo fiscal y no sustituye el asesoramiento fiscal.

Lectura adicional:

• Obtenga más información sobre el Formulario W-9
• Descargue un Formulario W-9 en blanco del IRS (pdf)
• Descargue las Instrucciones para los Solicitantes del Formulario W-9 del IRS (pdf)
• Cómo preparar el Formulario 1099-MISC para 2013 (Acerca de las leyes comerciales y los impuestos)