Cómo hacer deducciones de nómina en Canadá

Una vez que haya contratado a personas para que trabajen para usted, una de sus responsabilidades como empleador es pagarles adecuadamente. En Canadá, esto significa cumplir con los requisitos de la Agencia de Ingresos de Canadá y realizar y remitir las deducciones de nómina correctas. Este artículo lo guiará a través del proceso de cómo hacer la nómina en Canadá.

Cómo hacer nómina en Canadá

Como empleador canadiense, hay cinco pasos para ejecutar la nómina:

1. Abrir y operar una cuenta de nómina con la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA).

2. Recopilación de información requerida de los empleados, como su número de seguro social (SIN) y un formulario TD1 federal y provincial completado.

3. Hacer las deducciones apropiadas de la nómina de Canadá de los empleados pagan cada período de pago.

4. Remitir estas deducciones de nómina, junto con la parte del empleador de las cotizaciones del Plan de Pensiones de Canadá (CPP) y las primas del Seguro de Empleo (EI), a la Agencia Tributaria de Canadá, según corresponda.

5. Informar el ingreso y las deducciones de cada empleado en el resguardo apropiado de T4 o T4A y presentar una declaración de información el o antes del último día de febrero del año calendario siguiente.

Veamos los detalles, entonces.

Paso 1) Abra y opere una cuenta de nómina con Canada Revenue Agency (CRA).

Necesitará una cuenta del programa de deducciones de nómina CRA para remitir sus deducciones de nómina a la Agencia de Ingresos de Canadá.

Si ya tiene un número comercial y se ha registrado anteriormente para otras cuentas del programa CRA (como GST / HST), solo agregará una cuenta de deducciones de nómina a sus cuentas de programa existentes.

Si todavía no tiene un número de negocios, primero tendrá que obtener uno, que puede hacer de varias maneras:

• regístrese en línea usando el servicio de registro comercial en línea (BRO)
• contacto la Agencia de Ingresos de Canadá por teléfono al 1-800-959-5525
• envíe por correo o fax el Formulario RC1, Solicitud de Número de Negocio a su oficina de servicio de impuestos (TSO) o centro de impuestos (TC) más cercano

Una vez que tenga un Número de empresa que puede registrar para las cuentas del programa a través del servicio Business Registration Online (BRO), que incluye:

• deducciones de nómina
• GST / HST
• impuesto sobre sociedades
• importación-exportación

Paso 2) Recopilar requerido información de los empleados, como su número de seguro social (SIN) y un formulario TD1 federal y provincial completado.

Como parte del proceso de contratación, debería haber examinado la tarjeta SIN de cada nuevo empleado y haber anotado el nombre y el SIN del empleado exactamente como aparecen en la tarjeta. (Recuerde mirar los números del seguro social que comienzan con el número '9' cuando haga esto, porque este número indica a una persona que no puede contratar, no es ciudadano canadiense o residente permanente y está autorizado para trabajar solo para un empleador en particular con una autorización de empleo válida emitida por Citizenship and Immigration Canada.)

También debería haber hecho que el nuevo empleado completara el Formulario TD1 federal y provincial correspondiente, Declaración de créditos fiscales personales, que determina la cantidad de impuestos que se deducirá de los ingresos laborales de una persona.

Paso 3) Realice las deducciones de nómina correspondientes del salario de los empleados en cada período de pago.

Agregue primero los beneficios imponibles de su empleado.

¿Le proporciona a un empleado alojamiento y comida, el uso de un automóvil de la compañía, estacionamiento o un préstamo a bajo interés? Cualquier cosa que proporcione a un empleado que no sea dinero se puede considerar un beneficio imponible.

Y si el salario de un empleado implica beneficios gravables, estos deben agregarse a los ingresos del empleado en cada período de pago antes de realizar cualquier deducción de nómina, porque el ingreso total determina el monto total sujeto a las deducciones de origen y el beneficio imponible puede estar sujeto a contribuciones CPP, primas EI y deducciones de impuestos a la renta al igual que cualquier otro ingreso.

La Guía de la Agencia Tributaria de Canadá T4130, Guía del empleador - Beneficios gravables y subsidios brinda detalles sobre cómo calcular el valor de estos beneficios y qué beneficios gravables están sujetos a GST / HST.

Entonces está listo para hacer sus deducciones de nómina canadienses. En general, los empleadores deben hacer las siguientes tres deducciones del programa gubernamental de la paga de los empleados:

1. Impuesto sobre la renta
2. Contribuciones del Plan de Pensiones de Canadá (CPP)
3. Primas del Seguro de Empleo (IE).

Es posible que tenga otras deducciones para empleados específicas para su organización, como beneficios de salud extendidos, seguro de vida, planes de jubilación, etc.

1) Deducción del impuesto sobre la renta

Para saber cuánto debe deducir del impuesto sobre la renta la paga de los empleados, usa las tablas provinciales o territoriales para la provincia o territorio donde el empleado se presenta para trabajar. La forma más fácil de hacerlo es utilizar la Calculadora en línea de Deducciones de nómina de la Agencia de Ingresos de Canadá, que calculará todas las demás deducciones de nómina que necesite hacer también.

Sin embargo, si no puede usar la Calculadora en línea de deducciones de nómina, todas las tablas de deducciones de nómina que necesita están disponibles a través de la página de nómina de la Agencia de Ingresos de Canadá.

2) Deducción de las contribuciones del Plan de Pensiones de Canadá (CPP)

Generalmente, debe deducir las contribuciones de CPP si un empleado es mayor de 18 y tiene menos de 70 años de edad, en empleo pensionable, no discapacitado y sin recibir un CPP o la pensión QPP (Plan de Pensiones de Quebec).

Encontrará un enlace a las tasas de contribuciones de CPP, el cuadro de máximos y exenciones y otra información útil sobre las contribuciones de CPP en esta página del Plan de Pensiones de Canadá de la Agencia Tributaria de Canadá.

Si es un empleador en Quebec

Tenga en cuenta que la provincia de Quebec tiene su propio plan de pensiones provincial, el Plan de pensiones de Quebec (QPP), el Plan de seguro parental de Quebec (QPIP) y su propio impuesto provincial sobre la renta - < "Los empleadores con empleados en Quebec tienen que deducir las contribuciones para el QPP en lugar del CPP, si el empleo es pensionable según el QPP.Los empleadores deben tomar deducciones tanto para QPIP como para EI, si el empleo es asegurable. "T4001

Guía para empleadores - Deducciones y remesas de nómina (Agencia de Ingresos de Canadá). Visite el sitio web de Revenu Québec para obtener más información .

3) Deducción de las primas del Seguro de Empleo (EI)

Normalmente, usted deduce las primas EI del pago de los empleados por cada dólar de ganancias asegurables hasta el máximo anual. La contribución de EI del empleador es 1. 4 veces la prima de la IE retenido para cada empleado Tenga en cuenta que a diferencia de CPP, no hay límite de edad para deducir las primas de EI. Cuando las deducciones de EI de sus empleados alcanzan el monto máximo anual, usted deja de deducirlas.

Consulte el cuadro de tasas de primas de IE de la Agencia Tributaria de Canadá y máximos para determinar las deducciones de EI para un año dado. Tenga en cuenta que hay un cuadro separado para Quebec, que tiene una estructura de tasas diferente.

En 2017 las ganancias asegurables máximas anuales son de $ 51, 300 y las deducciones de nómina se realizarán en una Federa l Tasa de 1. 63% (1. 27% en Quebec) con una Prima federal máxima anual del empleado de $ 836. 19 ($ 651.51 en Quebec). La Prima anual máxima anual del empleador federal de 2017 es de $ 1, 170. 67 ($ 912. 11 en Quebec).

Al igual que con otras deducciones de nómina, puede usar la Calculadora en línea de deducciones de nómina de la Agencia de Ingresos de Canadá para calcular la cantidad de Seguro de empleo que necesita deducir para cualquier período de pago.

También puede usar las tablas proporcionadas por la Agencia Tributaria de Canadá, la Guía T4302, las Tablas de deducciones de nómina y la Guía T4008, las Tablas complementarias de deducciones de nómina o calcularlas manualmente utilizando este método.

Algunos beneficios y pagos que le da a los empleados no están sujetos al Seguro de empleo; vea esta lista de la Agencia de Ingresos de Canadá.

Como empleador canadiense, también puede haber situaciones especiales que afecten sus deducciones EI; consulte la página del Seguro de Empleo de la Agencia Tributaria de Canadá para obtener información sobre temas tales como empleo fuera de Canadá, pagos especiales y la contratación de un miembro de la familia.

Paso 4) Devuelva las deducciones de nómina de sus empleados, junto con las contribuciones del empleador, a la Agencia de Ingresos de Canadá.

Normalmente, la Agencia de Ingresos de Canadá le envía un formulario de envío de remesas cada vez que se adeuda una remesa de deducciones de nómina. Sin embargo, como nuevo empleador canadiense, no tendrá un formulario de remesas para su primer pago, por lo que tendrá que enviar un cheque o giro postal pagadero al Administrador Judicial con su Número de Negocio (BN) impreso en el reverso del documento. centro de impuestos apropiado

Con este cheque o giro postal, debe incluir una carta que indique:

que es un remitente nuevo,

• el período que cubre su remesa,
• el nombre completo de su empleador, dirección y negocio número de teléfono; y
• su número comercial.
• La CRA clasifica a los nuevos empleadores como remitentes regulares, lo que significa que debe remitir sus deducciones para que la Agencia Tributaria de Canadá los reciba a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes en que realizó las deducciones.Más adelante, una vez que haya establecido un historial de remesas, es posible que se lo reclasifique como remitente trimestral o acelerado y tenga que completar menos papeleo.

Para obtener más información sobre las remesas, incluida la forma de corregir los errores de envío de nómina, consulte la página Cómo reenviar las deducciones de la nómina de la CRA.

Paso 5) Complete todos los resguardos T4 y devuelve la información.

Por último, como empleador, cada año debe completar un T4 Slip para cada empleado y completar el formulario T4 Summary.

Debe presentar la declaración de información T4 y entregar los resguardos T4 a los empleados a más tardar el último día de febrero siguiente al año calendario al que se aplica la información devuelta.

Los formularios T4 pueden rellenarse electrónicamente mediante la aplicación T4 Web Forms de la Agencia Tributaria de Canadá (que le permite presentar entre uno y seis recibos T4 originales o modificados) o puede completarlos en línea utilizando un formulario T4 rellenable en PDF.

Para obtener más información sobre los resguardos T4, consulte la página T4 de la CRA: Información para empleadores.

El formulario de Resumen T4 también se puede completar y archivar electrónicamente. También puede presentarlo en papel, en cuyo caso deberá enviar el resumen original y los resguardos T4 relacionados al Centro de Tecnología de Ottawa. Encontrará un enlace a esta dirección y las instrucciones línea por línea para completar el formulario de Resumen T4 siguiendo el enlace al principio de este párrafo.

Más información sobre cómo ejecutar Payroll en Canadá

Todos sus registros comerciales, incluidos sus registros relacionados con la nómina, deben guardarse en su lugar de trabajo o en su residencia en Canadá, a menos que la Agencia Tributaria de Canadá le haya otorgado permiso para hacerlo. mantenerlos en otro lugar.

Tenga en cuenta también que los registros comerciales y los documentos justificativos "que se requieren para determinar sus obligaciones y derechos fiscales" deben mantenerse durante un período de seis años.

Incumplimiento de los requisitos de nómina canadienses

Las sanciones por incumplimiento de los requisitos de nómina de Canadá van desde multas de $ 1 a $ 25 000, encarcelamiento por hasta 12 meses o una combinación de ambos. La página de Penalizaciones de CRA proporciona los detalles de ofensas y omisiones particulares por no realizar las deducciones de nómina correspondientes a los formularios de información de presentación tarde.

Más nómina en Canadá Recursos

La Agencia de Ingresos de Canadá tiene muchos recursos relacionados con la nómina. Además de los recursos CRA citados anteriormente, puede encontrar particularmente útiles estas guías para empleadores:

T4001: Guía para empleadores - Deducciones y remesas de nómina

• T4130:
• Guía para empleadores - Beneficios gravables y subsidios Véase también:

El proceso de contratación: cómo contratar empleados en Canadá

Pasos para iniciar un negocio en Canadá

7 formas de facilitar la contratación de empleados

Cuentas en línea de la Agencia Tributaria de Canadá para empresas

Guía de Seguro de Compensación para Trabajadores en Canadá