Obtenga información sobre cómo comprar un sistema telefónico comercial

Para la mayoría de las organizaciones, la pieza más importante del equipo de oficina es el teléfono. Los sistemas telefónicos de clase empresarial generalmente cuestan unos pocos miles de dólares, y el precio aumenta proporcionalmente al aumento del tamaño del sistema y al número de funciones que desea.

Los sistemas telefónicos de clase empresarial discutidos aquí son para oficinas con diez personas o más.

¿Qué características necesitará

Las características que aportan valor a su negocio y conectan su negocio al mundo aumentarán el costo total del sistema telefónico.

El vendedor de un sistema de telefonía intentará venderle todos los detalles (ese es su trabajo), pero necesita ver cada característica y decidir si agregará valor a su negocio o le ahorrará dinero.

Funciones básicas

Estas son algunas de las características más comunes que están disponibles en un sistema telefónico comercial. Cada marca es diferente, así que solicite al vendedor una lista completa de opciones.

El operador automático generalmente toma el lugar de una recepcionista presentando a las personas que llaman una lista de opciones para enrutar su llamada (por ejemplo, "Presione 3 para hablar con alguien en Ventas"). También puede permitir que las personas que llaman marquen directamente la extensión de una de las partes.

• Funciones de conferencia permiten que dos o más extensiones se conecten para compartir en una conversación. Por lo general, el valor predeterminado es dos. Si necesita más de dos, pregunte cuál es la cantidad máxima de participantes. Algunos sistemas solo permiten la conferencia de extensiones internas. Si requiere llamadas de conferencia externas, pregunte sobre eso también.
• El Directorio Automatizado les permite a las personas que llaman buscar la extensión de un empleado ingresando las primeras letras de su nombre.
• Correo de voz permite dejar mensajes a los empleados que no están disponibles o que están en el teléfono. Algunos sistemas pueden reenviar mensajes de correo de voz al correo electrónico de un empleado y permitir que el equipo de correo de voz de terceros se conecte con su equipo. Dependiendo de los precios, esto podría ahorrarle dinero.
• Llamada en espera es la capacidad de poner una llamada en espera mientras el usuario atiende otros asuntos. Por lo general, se incluye con el sistema.
• Transferencia de llamadas le da al usuario la capacidad de reenviar todas las llamadas a otra extensión o al correo de voz temporalmente.
• La marcación rápida guarda números de teléfono de uso frecuente y permite al usuario marcarlo con un botón o dos. Es un ahorro de tiempo útil para números llamados frecuentemente.
• Volver a marcar permite volver a marcar el último número llamado con solo tocar un botón.
• Paginación le permite a un usuario hablar por un sistema de megafonía para llamar a un empleado o dar avisos.
• Música en espera ofrece a quienes llaman algo para escuchar mientras están en espera. Puede ser música o mensajes pregrabados que anuncien su empresa.
• Back Up Power proporcionará una fuente alternativa de electricidad de 10 a 60 minutos en caso de un corte de energía.

Funciones avanzadas

Las funciones avanzadas agregarán un costo significativo al sistema total y agregarán un costo continuo durante la vida útil del sistema. Sin embargo, esto podría compensarse con la reducción del servicio al cliente y las ventajas de ahorro de tiempo que aportan. La función

• Ubicación remota permite conexiones simples a empleados fuera del sitio o pequeñas oficinas remotas simplemente marcando una extensión interna.
• Find Me / Follow Me permite a los usuarios reenviar su teléfono según demanda a otro teléfono, teléfono celular, teléfono residencial, secretaria, etc.
• Computer Telephone Integration (CTI) permite que el sistema del teléfono interactuar con un sistema informático. Los ejemplos incluyen la capacidad de un usuario para hacer clic en un número de teléfono en la pantalla y hacer que el sistema telefónico marque automáticamente el número (reduciendo los números incorrectos y ahorrando tiempo); o el paso del número de teléfono de un cliente a una computadora cuando llaman para retirar la cuenta del cliente y mostrarla en la pantalla para el empleado antes de contestar el teléfono. Esta opción es muy costosa.

Qué tan grande debe ser el sistema

La siguiente pregunta que debe responder es dónde desea los teléfonos. La siguiente lista identifica los lugares comunes en los que deseará ubicar una extensión telefónica:

• Recepcionista
• Cada oficina
• Máquina de fax
• Terminales de tarjetas de crédito, puertos de datos
• Sala de conferencias
• Tienda / piso de almacén
• Áreas públicas (sala de espera, pasillos, entradas, etc.)

A continuación, deberá determinar cuántas llamadas telefónicas simultáneas entrarán y saldrán de la oficina. La suma total de llamadas entrantes y salientes en cualquier momento dado es la cantidad de líneas (o troncales) que necesitará.

Las configuraciones comunes son 3, 8, 12, 16, 24 o 48 líneas. Los sistemas más grandes tienen ranuras de expansión para que pueda agregar más líneas en una fecha posterior. Recuerde dar cuenta del crecimiento futuro (el 25% no es poco común). Importante: si subestima esto, las personas que llaman recibirán una señal de ocupado si todas las líneas están en uso.

Encontrar un distribuidor de sistema telefónico

Encontrar un distribuidor no es difícil. Primero, puede buscar en la Web "Equipos y suministros telefónicos" para encontrar un distribuidor cercano a usted.

Las ferias comerciales de tecnología para empresas y oficinas también son buenos lugares para comenzar. No solo podrá conocer a las personas de ventas y soporte, sino que también podrá probar un sistema.

Finalmente, la mejor manera es preguntar. Pregúntale a las personas que conoces que tienen un negocio con una oficina. También puede obtener su evaluación de la calidad del equipo y el nivel de servicio que se proporcionó.

Cálculo del costo total

El costo total del sistema consistirá en los siguientes componentes:

• Unidad base / Sistema es la unidad que controla toda la infraestructura telefónica.El costo depende de la cantidad de funciones que tenga, la cantidad de teléfonos que pueda manejar y la cantidad de líneas que provengan de la compañía telefónica.

• Conjuntos de teléfonos / escritorio son las unidades que se sientan en los escritorios o están unidas a la pared. Vienen en diferentes estilos, capacidades y precios. Los precios pueden oscilar entre $ 70 y $ 1, 000. Los ejemplos incluyen: Basic (más barato), Mid-level, Executive / High-End, Receptionist Sets (más caro) y Conference Table Units. Otras opciones incluyen auriculares manos libres y conexiones inalámbricas. La mayoría de los teléfonos son propietarios y solo funcionarán con un sistema base de ese fabricante. Si está reemplazando un sistema telefónico existente, el costo de todos los teléfonos nuevos (si cambia de marca) puede hacer que una actualización al siguiente modelo superior sea la única solución asequible que tenga.

• Cableado son los vasos sanguíneos de la organización y no deben ser marginados. Si está construyendo una oficina, instale cables y receptáculos adicionales en cualquier área que considere que necesite un teléfono en el futuro. El costo será una fracción del costo si tiene que regresar más tarde y hacer agujeros en los techos y las paredes. Si lo está instalando en un edificio con cableado existente, solicite al concesionario que verifique el cableado para verificar su compatibilidad antes de firmar el contrato.
• La instalación y la configuración inicial serán la parte más lenta del proyecto. Los sistemas telefónicos no funcionan de inmediato y lo más probable es que tengan que ser instalados e inicialmente configurados por un técnico capacitado. Para comenzar a trabajar lo más rápido posible, asegúrese de que esté incluido en el contrato. Otras opciones que se pueden negociar son mantenimiento, modificaciones futuras y capacitación para sus empleados.

Tomando la decisión final

La decisión final recae sobre sus hombros. Los vendedores del sistema telefónico pueden ser agresivos, pero recuerde que usted es el "cliente" y usted está a cargo. Para obtener el mejor precio para el sistema que desea, envíe sus requisitos a varias compañías y permita que hagan una oferta en el proyecto. Asegúrese de obtener una propuesta detallada que cubra todas las áreas descritas anteriormente.

No obtendrá una comparación de manzanas a manzanas, por lo tanto, solicite que el costo de las características se enumere por separado (o detallado, si se incluyen como un paquete de características). Esto le permitirá determinar qué está causando las diferencias en los precios. Si todavía no está seguro de tener un líder claro, solicite ver una demostración en el sitio de un cliente existente. Por último, compare las propuestas y elija la que satisfaga sus necesidades, permita el crecimiento y, lo más importante, se sienta más cómodo con ella.