Cuando un auditor o inspector llegue a su empresa

Todos en el mundo empresarial conocen las auditorías del IRS, pero su negocio podría ser inspeccionado o auditado por agencias y departamentos locales, estatales y federales, por una multitud de problemas:

• Autoridades locales , para inspecciones de incendios, códigos de construcción, problemas de salud y seguridad, y posibles infracciones de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA)
• Agencias estatales , para cuestiones de impuestos sobre ventas, registro comercial y empleo
• Agencias federales, > incluyendo OSHA, ADA, el departamento de Salarios y Horas, y inmigración / aduana (ICE).

Aquí hay una lista de agencias estatales y federales que pueden auditar o inspeccionar su negocio.

Tipos de auditorías e inspecciones

Algunas agencias deben

• inspeccionar su negocio cuando se abre. Estos son típicamente negocios locales como el departamento de salud o el departamento de construcción. Algunas agencias
• inspeccionan regularmente . Los inspectores locales de bomberos y salud generalmente tienen un horario rotativo. Algunas agencias pueden
• acudir a su negocio sin previo aviso por ningún motivo . OSHA es una de esas agencias. Algunas agencias vienen
• en respuesta a una queja de un empleado, cliente u otra persona. Los inspectores de inmigración, los inspectores de ADA y los inspectores de OSHA responden a las quejas de un empleado o cliente. Auditores del IRS o auditores estatales de impuestos sobre nómina pueden venir en respuesta a una queja de un contratista independiente.

Esté preparado antes de una auditoría o inspección

Dedique tiempo a prepararse para posibles auditorías o inspecciones:

Haga una lista de posibles agencias

• que puedan inspeccionar su negocio específico. Incluya agencias que puedan aparecer debido a la naturaleza específica de su negocio. Por ejemplo, las empresas basadas en alimentos pueden tener un inspector de salud. Conozca sus derechos
• para cada tipo de inspección. ¿Puede pedirle al inspector que regrese más tarde, cuando sea más conveniente para usted? ¿Tiene derecho a acompañar al inspector o auditor? Siéntese con su abogado
• y analice sus derechos y responsabilidades durante estas auditorías e inspecciones. Establezca procedimientos
• para que usted y su personal los sigan cuando aparezca un inspector o auditor, y capaciten a su personal en lo que deben hacer. Puede ser una buena idea colocar estos procesos en una computadora portátil en alguna parte.

Decida a quién se debe notificar

• cuando llegue un inspector. ¿Qué debe hacer su personal si no está disponible? ¿Quién es el siguiente a cargo? ¿Debería notificar a su abogado y cuándo? Verifique los registros de su empresa
• que pertenecen a esta inspección para asegurarse de que sean precisos, completos y que cumplan con la ley. Por ejemplo, un inspector de horas y salarios federal o estatal querrá ver hojas de tiempo u otros registros de mantenimiento del tiempo. Lo primero que debe hacer durante una inspección o auditoría:

Sea cortés y servicial. Su actitud debe ser: "Queremos obedecer lo establecido y hacer lo correcto. Ayúdenos a saber qué es eso. Si hay problemas, queremos corregirlos".

Verifique la identidad del inspector

• y asegúrese de que el inspector tenga la documentación adecuada, incluida una orden, si es necesario. Los inspectores falsos a veces aparecen tratando de intimidar a los empleadores para que envíen las inspecciones, paguen multas o sanciones o compren kits de cumplimiento. Luego,
• ponga su plan en su lugar. T
• tome fotos, o mantenga un registro de la inspección o auditoría. Siga al inspector o pregúntele si puede asistir a la auditoría. No ofrecer nada voluntario
• . Si le hacen una pregunta, respóndala. No agregue nada a su respuesta. Al final de la auditoría o inspección,
• solicite una revisión. La mayoría de los inspectores o auditores no se comprometerán con nada específico, pero deberían darle una idea general de si hubo violaciones y qué esperar a continuación. Después de una auditoría o inspección

Si el inspector ha denunciado infracciones, es posible que tenga derecho a un proceso de apelación

. Cómo se maneja este paso depende de la agencia específica. Como seguimiento, cualquier agencia debe proporcionarle un registro por escrito de las violaciones, ya sean corregibles y de qué manera, y qué multas y sanciones se le están imponiendo. En este punto, es probable que desee ponerse en contacto con su abogado para discutir una respuesta.

Si no surgen violaciones de la inspección, hable con sus empleados sobre lo que salió bien, lo que escuchó o lo que vio, y lo que puede aprender a hacer mejor la próxima vez.

Para casi todos los negocios, habrá una próxima vez.