Cómo preparar un saldo de prueba

Después de publicar todas las transacciones financieras en las revistas contables y resumirlas en el libro mayor general, se prepara un balance de prueba para verificar que los débitos igualen los créditos en el plan de cuentas. El saldo de prueba es el siguiente paso en el ciclo contable. En realidad, es el primer paso en el proceso del "final del período contable".

Dificultad: Promedio

Tiempo requerido: Indefinido

He aquí cómo hacerlo:

1. Enumere cada cuenta contable abierta en su plan de cuentas por número de cuenta. El número de cuenta debe ser el número de cuatro dígitos asignado a la cuenta cuando configura el plan de cuentas. Haga una lista de sus débitos y créditos totales de cada cuenta del libro mayor. Deberías tener una tabla con cuatro columnas. Las columnas deben ser el número de cuenta, nombre de cuenta, débito y crédito.

2. Para cada cuenta contable abierta, totalice sus débitos y créditos para el período contable en el que está ejecutando el saldo de prueba. Registre los totales para cada cuenta en la columna apropiada. Si los débitos y los créditos no son iguales, entonces hay un error en las cuentas del libro mayor. Ejecutar un balance de prueba de forma periódica, al menos una vez al mes, lo ayuda a identificar cualquier problema de forma rápida y fácil, y solucionarlo tan pronto como se presente. La preparación del balance de prueba debe estar vinculada al ciclo de facturación de la empresa.

3. No prepare ninguna entrada de ajuste todavía. El saldo de prueba se prepara antes de realizar cualquier entrada de ajuste. El saldo de prueba inicial está preparado para detectar cualquier error matemático antes de realizar entradas de ajuste o comenzar a cerrar sus libros para el período contable.

4. Si encuentra que tiene un saldo de prueba desequilibrado, en otras palabras, los débitos no son iguales a los créditos, entonces tiene un error en el proceso de contabilidad. Ese error debe ser encontrado y corregido.

   El primer paso para encontrar un error es simplemente agregar las columnas de crédito y débito nuevamente para verificar su matemática. Si aún no suman, resta la columna más pequeña de la más grande y busca la cantidad faltante en la columna más pequeña. Si lo encuentras, has encontrado tu error.

5. Existen otras técnicas estándar para rastrear un error en un equilibrio de prueba. Si los débitos y los créditos no son iguales, vea si el número 2 se divide por igual en la diferencia. Si lo hace, busque una cuenta, busque una cuenta incorrectamente en la columna con el total más grande que equivale a la mitad de la diferencia. Si encuentra esto, ha encontrado su error.

6. Otra técnica es usar el número 9 para encontrar un error de transposición. Si el número 9 se divide de manera uniforme en la diferencia entre los créditos y los débitos, tiene un error de transposición. Regrese sobre sus entradas de crédito y débito para tratar de encontrar su error de transposición.

7. Ejemplos de otros errores que pueden desequilibrar un saldo de prueba son:

   • Sin incluir una cuenta contable en el cálculo del saldo de prueba
   • Error en un asiento diario compuesto
   • Colocación de cuentas contables incorrectas en el juicio columnas de saldo
   • Error al calcular los importes de la cuenta contable
   • Contabilizar una entrada de diario contable en la cuenta contable general incorrecta

Sugerencias:

1. Si no realiza una entrada en el diario, no se mostrará como un error en el balance de prueba.

2. Si registra una transacción financiera en una cuenta incorrecta, no se mostrará como un error en el saldo de prueba.

3. Si transpone el número en la columna de débito con el número en la columna de crédito, no aparecerá en el saldo de prueba.

4. Si no se publica una entrada de diario de contabilidad en el libro mayor de diario, no se mostrará en el saldo de prueba.

Lo que necesita:

• Su computadora comercial y su programa de contabilidad
• Sus documentos fuente