Cómo desarrollar una política de medios sociales

Sus empleados, clientes y proveedores potenciales, actuales y anteriores se encuentran en redes sociales como LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube y Flickr. Necesita monitorear las redes sociales para conocer lo que todas estas partes interesadas comparten y dicen sobre su empresa, sus empleados y su lugar de trabajo.

Use las redes sociales para ventaja de su compañía. Shama (Hyder) Kabani, autor del Zen of Social Media Marketing y presidente de Click to Client, una firma de marketing web de servicio completo, pregunta: "¿Qué están diciendo sobre usted, su compañía y tus practicas?

Mejor aún, ¿cómo estás respondiendo?

Tener una política de redes sociales implementada no significa que tengas que dictar tu imagen. Sin embargo, puedes interactuar responsablemente en la conversación que forma tu imagen. Y puede ayudar a sus empleados a hacer lo mismo. "

¿Por qué se necesitan una política de redes sociales y las mejores prácticas de la empresa?

Kabani dice: "El mundo está cambiando rápidamente, y la forma en que nos comunicamos cambia aún más rápido. No es solo la Generación Y que los blogs y los twitters: es un fenómeno en crecimiento adoptado por todas las generaciones. Existen grandes ventajas para la tecnología actual y su uso generalizado, pero también existen algunos riesgos, como señala Raj Malik de Network Solutions . "

Él escribe que" los comentarios no autorizados o inapropiados en línea pueden:

• "Haga que la Empresa y usted tengan problemas legales con los EE. UU. Y otras agencias gubernamentales, otras compañías, clientes o el público en general.
• "Disminuya la marca de la empresa creando publicidad negativa para la empresa, los propietarios y los socios, así como para usted o su equipo.
• "Causa daños a la Compañía al divulgar información no pública o información de propiedad exclusiva.
• "Nos costó la capacidad de obtener patentes o socavar nuestra ventaja competitiva.
• "Le costó su trabajo en la empresa. "

Sugiere que la mayoría de estos no molestará a las empresas si los empleados usan el sentido común y el buen juicio en su interacción en línea.

10 pasos hacia una política de medios sociales

Kabani, quien ha sido nombrada una de las 10 mujeres más influyentes y poderosas en las redes sociales, sugiere estos diez pasos para crear las pautas y la estrategia de su empresa en las redes sociales.

Decida dónde se encuentra su empresa con respecto a su relación deseada con las redes sociales. También debe decidir dónde se encuentra en relación con el control de uso de los empleados de las redes sociales. Debe determinar qué tan lejos quiere llegar su empresa utilizando las redes sociales para el reconocimiento de marca, invitando a sus clientes y empleados a conversar y para impulsar las ventas.
Kabani pregunta: "¿Elegirás solo comunicarte en reacción a lo que dice otra persona?¿Serás proactivo en involucrar a la comunidad (consumidores y bloggers)? Sin una forma general de pensar sobre las redes sociales, puede ser muy difícil crear una política. "

Determine qué constituye una red social. Kabani dice que cada organización necesita definir para su propio uso lo que constituye las redes sociales. "Mientras que un blog y LinkedIn pueden categorizarse fácilmente como redes sociales, ¿qué pasa con el video en línea? ¿Qué hay de Twitter?
¿Qué constituye realmente las redes sociales? Debe tener su propia definición (preferiblemente) escrita. Esto es especialmente cierto porque surgen nuevos sitios web y herramientas todo el tiempo.

Mi definición personal de redes sociales es cualquier sitio web o medio (incluido video) que permita la comunicación abierta. "

Al igual que con cualquier contenido fuera de línea o en línea escrito, usado, recibido, desarrollado o guardado en productos electrónicos propiedad de la compañía, se debe aclarar quién posee qué. No hay duda, como ejemplo, de un blog personal, escrito por un empleado, sobre su tiempo. Si deja su empleo, el blog y el contenido le pertenecen.
Pero, el contenido de la computadora portátil y el teléfono celular propiedad de su compañía, y el contenido que escribió para el sitio web de la compañía, probablemente pertenecen, por política escrita, a la compañía.
En las redes sociales, ¿tiene su empresa una cuenta de Twitter o una página de Facebook, como ejemplos? La empresa debe asegurarse de que la propiedad de estas cuentas de redes sociales le pertenece a la empresa, no al empleado cuya asignación de trabajo actual incluye la publicación y el control de estas cuentas.

Su política debe cubrir a quién pertenece qué en el ámbito de las redes sociales.

Mantenga la información privada y confidencial de forma privada. Respete los derechos de privacidad de otros empleados y sus clientes. Las políticas de medios sociales deben abordar la cuestión de mantener la confidencialidad de la información confidencial y personal.
Kabani dice: "Debido a la naturaleza informal de estos sitios, es más fácil regalar información clave sin darse cuenta. Incluso los mensajes privados no siempre son seguros. Cada sitio tiene sus propias falibilidades. Lo mejor es que los empleados nunca compartan ninguna información confidencial o de propiedad exclusiva en las redes sociales, ya sea pública o privadamente. "

Decida quién es responsable de administrar y participar en las redes sociales. Es importante que todos los empleados comprendan y se adhieran a la política de redes sociales de la empresa, al tiempo que establecen contactos en las redes sociales en línea. Pero, un empleado o un equipo debe asumir la imagen pública de la compañía y administrar los esfuerzos de las redes sociales de la compañía.
Vigilante para seguir y responder a comentarios públicos, elogios o quejas sobre la empresa, el empleado o el equipo tiene la responsabilidad oficial de responder en las redes sociales. Si bien se debería alentar a todos los empleados a interactuar y representar a la marca de la compañía, en las redes sociales, estos empleados también deberían manejar las consultas de manera proactiva.
Kabani dice: "La mejor forma de encontrar un defensor de las redes sociales dentro de la compañía es buscar a la persona o equipo de personas que más les apasiona comunicarse con los clientes en las redes sociales.Puede que ya lo estén haciendo sin que lo sepas. Busque a esas personas y entrene bien para representar su marca. "

Establezca reglas básicas para la participación de los empleados en las redes sociales. Caminas en una línea muy delgada con los empleados. Debe permitir a los empleados la libertad de participar en las redes sociales, pero proteger a la empresa al mismo tiempo. Kabani sugiere echar un vistazo a la política de medios sociales de Intel, que es integral. El Departamento de Tecnología Emergente de la Fuerza Aérea ha creado este diagrama de flujo de sus propias pautas de redes sociales y David Meerman Scott destaca su estrategia de redes sociales en su publicación de blog. Entonces, los ejemplos existen en línea.

Si bien es probable que sus empleados ya tengan buen sentido común al participar en línea, su política de medios sociales debe abordar específicamente ejemplos de temas tabú. La información confidencial, patentada y no publicada de la empresa debe permanecer fuera de las redes sociales. La información privada y personal sobre su trabajo y sus compañeros de trabajo y clientes nunca debe aparecer en línea.
La imagen pública de sus empleados en las redes sociales, si pueden asociarse con su empresa, sí importa. La maldad, la ofensiva, los comentarios despectivos, las declaraciones falsas, el comportamiento denigrante y el uso ilegal de sustancias son ejemplos de comportamientos que su política de redes sociales debe abordar.

Crea un sistema para monitorear la esfera de las redes sociales. Kabani dice: "Una política de redes sociales no sirve de mucho si no se controla el espacio donde se desarrolla la conversación. Hay muchas herramientas gratuitas y de pago para supervisar las redes sociales. "

Haga que la capacitación esté fácilmente disponible para sus empleados que deseen participar en las redes sociales. Kabani sugiere: "Piense en ganar-ganar". A nadie le gusta que le den órdenes, especialmente cuando se trata de sus propias redes sociales. Sin embargo, la mayoría de la gente está abierta a aprender cómo aprovechar mejor estos sitios de redes sociales para promover sus propias carreras y marcas. La mayoría de las personas que cometen errores en línea simplemente no conocen nada mejor.
Si espera que sus empleados utilicen las herramientas de redes sociales correctamente, debe proporcionar capacitación. Lo que ponen allí no es solo un reflejo de la compañía; también es un reflejo de ellos. Hágalo ganar a todos para todos. "

Las redes sociales se están expandiendo con millones de personas en todo el mundo que interactúan de maneras que pocos soñaron que eran posibles hace poco tiempo. Sus empleados interactúan en las redes sociales. Su empresa también debería interactuar en las redes sociales.

Y, sus políticas y estrategias de redes sociales necesitan desarrollo ahora. Aproveche la oportunidad para influir en la conversación que se está produciendo en torno a su empresa y su marca.

No creas ni por un minuto que la conversación no está ocurriendo. Aprovecha la oportunidad de influir en la dirección, ahora.

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