Cómo desarrollar una política de la empresa para los empleados

Identifique la necesidad de una política

Desea tener las políticas y los procedimientos necesarios para garantizar un lugar de trabajo seguro, organizado, agradable, habilitante y no discriminatorio. Sin embargo, no desea escribir una política para cada excepción al comportamiento aceptado y esperado. El desarrollo de políticas es para muchos empleados, no por las pocas excepciones.

No desea crear un tesoro de políticas que controlan las acciones de sus muchos empleados, cuando todo lo que realmente necesita son políticas suficientes para controlar las acciones de unos pocos.

En consecuencia, no desea crear políticas para cada contingencia, lo que permite muy poca flexibilidad de gestión para atender las necesidades individuales de los empleados. Por el contrario, desea tener las políticas necesarias, de modo que los empleados nunca sientan que residen en un entorno libre de favoritismo y trato injusto.

Si tiene demasiadas políticas, también aumenta la probabilidad de que sus gerentes las apliquen de manera desigual e injusta. Aumenta la necesidad de desarrollar pautas y herramientas de comunicación para garantizar que las políticas sean justas, se apliquen de manera coherente y se administren bien.

Debe alcanzar un equilibrio saludable cuando desarrolle una nueva política de la compañía. En su mayor parte, no necesitará desarrollar una nueva política de la compañía siempre que se dirija a los empleados que se comportan de forma inapropiada en su lugar de trabajo.

Estos diez pasos lo llevarán a determinar la necesidad de una política mediante la distribución e integración de una política.

Consulte estas pautas para ver si se necesita una política

Por cada una de las razones proporcionadas sobre por qué una política puede ser necesaria, se brindan ejemplos de las políticas que podrían incluirse en esa categoría de necesidad de una política. Se necesita una política:

• si las acciones de los empleados indican confusión sobre la forma más adecuada de comportarse (códigos de vestimenta, correo electrónico y políticas de Internet, uso de teléfonos inteligentes),
• si se necesita orientación sobre la forma más adecuada de manejar varias situaciones (estándares de conducta, gastos de viaje, compra de mercancía de la empresa),
• cuando sea necesario para proteger legalmente a la empresa (investigación consistente de acusaciones de acoso, contratación no discriminatoria y promoción),
• para mantener a la compañía en cumplimiento con políticas y leyes gubernamentales (FMLA, ADA, EEOC, salario mínimo),
• para establecer estándares de trabajo, reglas y regulaciones consistentes (disciplina progresiva, reglas de seguridad, reglas de interrupción, reglas para fumar), y
• para proporcionar y un trato justo para los empleados (elegibilidad de beneficios, tiempo libre pagado, asistencia con la matrícula, tiempo de duelo, servicio de jurado).

Puede haber otras razones, además, por las que querrá desarrollar una política.Recuerde, sin embargo, que el mal comportamiento de un empleado no debe requerir una política que afectará a todos los demás empleados.

Articule el objetivo de la política

Una vez que haya determinado que una política es necesaria, determine el objetivo que desea lograr al redactar la política en particular. Cuando sea posible, querrá decirles a los empleados por qué está implementando la política.

Necesita suficientes detalles en la política para que la posición de la empresa sea clara, pero nunca puede cubrir todas las situaciones potenciales abordadas por la política.

En consecuencia, el objetivo de una política es breve y simple. Reconozca que esto puede no ser posible con las políticas sobre áreas tales como el enfoque de la compañía con respecto a la Ley de Licencia y Medicina Familiar, la investigación de discriminación o reclamo, o el sistema de disciplina progresiva.

Pero, ¿cuánto se puede decir realmente sobre la conducción mientras se habla en un teléfono inteligente? Por lo tanto, use el sentido común a medida que determina el resultado que desea de su política.

Recopilar información

Esta sección de TheBalance. com proporciona políticas de muestra al igual que muchos otros sitios web, aunque otras compañías cobran con frecuencia por sus políticas. Incluso los sitios web que cobran, proporcionan muestras gratuitas para que pueda probar sus políticas.

Tendrá problemas para encontrar una política de muestra que sea exactamente adecuada para las circunstancias, el idioma y la cultura de su empresa. Sin embargo, investigue en línea y encuentre ejemplos de políticas para proporcionar una base para revisar políticas de muestra en lugar de escribir su política desde cero.

También puede suscribirse a un servicio que proporciona ejemplos como políticas de recursos humanos y ejemplos. Las fuentes de políticas externas también se proporcionan en este directorio de ejemplos de políticas. Finalmente, la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) proporciona ejemplos de políticas para los miembros.

En algunos casos, es posible que desee hablar con su abogado especializado en derecho laboral. Los bufetes de abogados escriben políticas genéricas para sus clientes que también puede personalizar según sus necesidades. Especialmente cuando una nueva ley se aprueba o el Departamento de Trabajo emite nuevas reglas, es probable que su abogado desarrolle una política de acompañamiento.

Desarrollar y escribir la política

Con los objetivos y las muestras en la mano, escriba la política usando palabras y conceptos simples. Hable directamente con las personas que leerán, harán cumplir y vivirán según la política.

Después de cada párrafo, pregúntate qué pasa si preguntas para asegurarte de que la política cubre los aspectos básicos y las excepciones y preguntas normales.

No te obsesiones con esto, sin embargo; como se dijo, ninguna política cubre cada posible contingencia.

Revise la Política

Seleccione varios empleados, o incluso un pequeño grupo piloto, para leer la política y formular las preguntas que puedan tener sobre la política. Esta revisión proporciona comentarios que los empleados podrán comprender y seguir la política.

Reescribir la política en función de los comentarios.

Obtener soporte administrativo para la política

Revise la política con los gerentes que deberán dirigir y poner en práctica la política. Querrá tener su apoyo y propiedad de la política.Habrá comenzado este proceso mucho antes, incluso cuando identificó la necesidad de la política, pero el apoyo de la administración a medida que implementa la política es crucial.

Obtener revisión legal de la política

Si la política tiene implicaciones legales, es litigiosa por naturaleza, tiene implicaciones personales para los empleados (como los procedimientos de seguridad), querrá que su abogado revise la política antes de distribuirla la política más.

Asegúrese de comunicarle a su abogado que no desea que la política se reescriba en jerga legal . Desea que se revise la política en cuanto a las implicaciones legales y la redacción adecuada.

Implemente la Política

En grupos pequeños, individualmente o en una reunión de la compañía, dependiendo generalmente de la naturaleza controvertida de la política y la facilidad con la que se entenderá, distribuya y revise la nueva política. Ofrezca a los empleados la oportunidad de hacer preguntas.

La política siempre debe consistir en la política en una hoja de papel con la firma del empleado en una segunda hoja.

Los empleados pueden firmar si recibieron y entienden la política, pero conservan una copia para sus propios archivos.

Ejemplo de Declaración de cierre de sesión de política

Esta es una declaración de firma de muestra a utilizar:

Confirmo haber recibido y comprendido la Política (de su empresa). La política entra en vigencia (Fecha) hasta nuevo aviso.

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Firma del empleado

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Nombre del empleado (Imprima)

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Fecha

Decida cómo va a comunicar la política en el futuro

Incluya la política en su manual del empleado. También puede desear que la política forme parte de su Orientación para nuevos empleados.

Algunas empresas colocan políticas en su intranet o en una carpeta de políticas en la unidad común de la red de la computadora. Determine si desea distribuir la política por métodos adicionales.

También deseará archivar y fechar las políticas anteriores que reemplaza esta política. Puede necesitarlos para referencia legal u otra referencia en el futuro.

Interpretar e integrar la política

No importa lo que escriba en la política, su aplicación de política posterior y las prácticas de trabajo determinarán el significado real de la política. Piense consistente y justo a medida que interpreta la política a lo largo del tiempo.

Cuando encuentre que sus prácticas difieren de la política escrita, es hora de revisar y volver a escribir la política y el ciclo comienza de nuevo.

Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por la exactitud y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean las correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.