Cómo proporcionar una orientación eficaz para los nuevos empleados

Orientar a los empleados a sus lugares de trabajo y sus trabajos es una de las funciones más olvidadas en muchas organizaciones. Un manual del empleado y un montón de papeleo ya no son suficientes cuando se trata de dar la bienvenida a un nuevo empleado a su organización.

Las quejas más frecuentes sobre la orientación de los nuevos empleados indican que es abrumadora, aburrida o que el nuevo empleado tiene que hundirse o nadar. Los empleados sienten que la organización les arrojó demasiada información que supuestamente debían comprender e implementar en un período demasiado corto.

El resultado es a menudo un nuevo empleado confundido que no es tan productivo como podría ser. También es más probable que abandone la organización dentro de un año. Esto es costoso tanto para el empleador como para el empleado. Multiplique esto por la cantidad de empleados que contrata cada año y el costo de la rotación se vuelve significativo.

Con una crisis laboral continua, el desarrollo de una experiencia efectiva de orientación al empleado continúa siendo crucial. Es fundamental que los nuevos programas de contratación se planifiquen cuidadosamente para educar al empleado sobre los valores e historial de la organización y sobre quién es quién en la organización.

Un programa de orientación bien pensado, ya sea que dure un día o seis meses, ayudará no solo a retener a los empleados sino también a aumentar la productividad de los empleados. Las organizaciones que tienen buenos programas de orientación logran que las personas nuevas se aceleren más rápido, tienen una mejor alineación entre lo que hacen los empleados y lo que la organización necesita, y tienen tasas de rotación más bajas.

Propósitos de la Orientación

Los empleadores deben darse cuenta de que la orientación no es solo un gesto agradable de la organización. Sirve como un elemento importante de la bienvenida del nuevo empleado y la integración de la organización.

• Para reducir los costos de inicio: La orientación adecuada puede ayudar al empleado a obtener más velocidad mucho más rápido, lo que reduce los costos asociados con el aprendizaje del trabajo.
• Para reducir la ansiedad: Cualquier empleado, cuando se encuentre en una nueva situación extraña, experimentará ansiedad que puede impedir su capacidad para aprender a hacer el trabajo. La orientación adecuada ayuda a reducir la ansiedad que resulta de entrar en una situación desconocida y ayuda a proporcionar pautas para el comportamiento y la conducta, de modo que el empleado no tenga que experimentar el estrés de adivinar.
• Para reducir el volumen de negocios de los empleados: El volumen de negocios de los empleados aumenta a medida que los empleados sienten que no se les valora o se les coloca en puestos en los que posiblemente no puedan hacer su trabajo. La orientación muestra que la organización valora al empleado y ayuda a proporcionar las herramientas necesarias para tener éxito en el trabajo.
• Para ahorrar tiempo para el supervisor: En pocas palabras, cuanto mejor sea la orientación inicial, es menos probable que los supervisores y compañeros de trabajo tengan que dedicar tiempo a enseñarle al empleado. Puede cubrir eficaz y eficientemente todas las cosas sobre la empresa, los departamentos, el entorno de trabajo y la cultura durante la orientación. El gerente y los compañeros de trabajo deberán reforzar estos conceptos.
• Para desarrollar expectativas realistas de empleo, las actitudes positivas y la satisfacción laboral: Es importante que los empleados a aprender tan pronto como sea posible lo que se espera de ellos, y lo que debe esperar de los demás, además de aprender acerca de los valores y actitudes de la organización.
  Si bien las personas pueden aprender de la experiencia, cometerán muchos errores innecesarios y potencialmente dañinos. Los principales motivos de los programas de orientación fallan: el programa no fue planeado; el empleado no estaba al tanto de los requisitos del trabajo; el empleado no se siente bienvenido

La orientación de los empleados es importante: la orientación ofrece muchos beneficios y puede utilizar los comentarios de los empleados participantes para mejorar aún más sus orientaciones.

Eche un vistazo a Las Diez Mejores Formas de Desactivar un Nuevo Empleado.

Todos los empleados nuevos deben completar un nuevo programa de orientación laboral diseñado para ayudarlos a adaptarse a su trabajo y entorno de trabajo y para inculcar una actitud de trabajo positiva y motivación al inicio.

Un nuevo y reflexivo programa de orientación para empleados puede reducir el volumen de negocios y ahorrarle a la organización miles de dólares. Una razón por la cual las personas cambian de trabajo es porque nunca se sienten bienvenidos o como parte de la organización a la que se unen.

¿Qué necesita incluir en su proceso de orientación para nuevos empleados?

El principio más importante para transmitir durante una orientación es su compromiso con la mejora continua y el aprendizaje continuo. De esta forma, los nuevos empleados se sienten cómodos haciendo preguntas para obtener la información que necesitan para aprender, resolver problemas y tomar decisiones.

Un proceso de orientación bien pensado requiere energía, tiempo y compromiso, sin embargo, generalmente vale la pena para el empleado individual, el departamento y la organización. Un ejemplo de esto es el éxito del Condado de Mecklenburg (Carolina del Norte) en la renovación de su programa de orientación para empleados.

El empleador quería estar a la altura de su credo de empleados siendo el mayor recurso de la organización. En 1996, como parte de una iniciativa más amplia para rediseñar servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, el personal del Departamento de Recursos Humanos del Condado de Mecklenburg tomó una decisión inteligente. Vieron a los nuevos empleados como parte de su base de clientes y les preguntaron a sus clientes qué querían.

A los empleados se les preguntó qué querían y cuáles necesitaban de la orientación. También se les preguntó qué les gustaba y qué no les gustaba de la orientación. A los nuevos empleados se les preguntó qué querían saber sobre la organización. Además, a los gerentes superiores de la organización se les preguntó qué creían que era importante que los empleados aprendieran al unirse a la nómina del condado.

Utilizando los comentarios recopilados de los empleados, el personal de capacitación de recursos humanos de Mecklenburg se dio cuenta por primera vez de que satisfacer las necesidades de los empleados requería más de medio día de sesión de capacitación. Confiando en los comentarios de los empleados, los capacitadores elaboraron una orientación de un día que dio a los empleados lo que dijeron que querían y lo que la gerencia superior creía que los empleados necesitaban saber.

Básicamente, la combinación de orientación ahora incluye los temas menos interesantes, como W-2 y varias políticas y procedimientos, pero también incluye detalles que le permiten al empleado saber algo sobre la organización.

¿Necesita más información sobre cómo planificar una orientación de los empleados que sea beneficiosa y divertida?

Preguntas clave sobre la planificación de la orientación de nuevos empleados

Los profesionales de recursos humanos y los gerentes de línea primero deben considerar las nuevas preguntas clave de planificación de la orientación de los empleados antes de implementar o renovar un programa actual. Estas son las preguntas clave para hacer.

• ¿Qué cosas deben saber los nuevos empleados sobre este entorno de trabajo que los haría más cómodos?
• ¿Qué impresión e impacto desea tener en el primer día de un nuevo empleado?
• ¿Qué políticas y procedimientos clave deben tener en cuenta los empleados el primer día para evitar errores el segundo día? Concéntrese en cuestiones vitales.
• ¿Qué cosas especiales (escritorio, área de trabajo, equipo, instrucciones especiales) puede proporcionar para que los nuevos empleados se sientan cómodos, bienvenidos y seguros?
• ¿Qué experiencia positiva puede proporcionarle al nuevo empleado que podría discutir con su familia al final del primer día de trabajo? La experiencia debe ser algo para que el nuevo empleado se sienta valorado por la organización.
• ¿Cómo puede ayudar al supervisor del nuevo empleado a estar disponible para el nuevo empleado el primer día para brindarle atención personalizada y para transmitir un mensaje claro de que el nuevo empleado es una adición importante al equipo de trabajo?

Cómo dar lo mejor de un nuevo empleado

Dado que las primeras impresiones son cruciales, aquí hay algunos consejos para dar lo mejor de sí.

• Comience el proceso antes de que la nueva persona comience a trabajar. Envíe una agenda al nuevo asociado con la carta de oferta para que el empleado sepa qué esperar. Manténgase en contacto después de que él o ella haya aceptado el puesto para responder preguntas. Asegúrese de que el área de trabajo de la nueva persona esté lista para el primer día de trabajo.
• Asegúrese de que los compañeros de trabajo clave sepan que el empleado está comenzando y anímelos a que vengan a decir "hola" antes de que comience la orientación. Una nueva carta de bienvenida a los empleados con una agenda permite a los compañeros de trabajo mantenerse en contacto con el nuevo empleado y su agenda.
• Asigne un mentor o amigo, para mostrar a la nueva persona, hacer presentaciones y comenzar a entrenar. Deje que el mentor tenga suficiente aviso para que puedan hacer los preparativos. La relación de mentoría debe continuar durante 90 días y puede continuar mucho más si el par establece una buena conexión. Muchas relaciones duran años e incluso pueden convertirse en un patrocinio.
• Comience con lo básico. Las personas se vuelven productivas antes si están firmemente arraigadas en el conocimiento básico que necesitan para comprender su trabajo.Enfóquese en el por qué, cuándo, dónde y cómo de la posición antes de esperar que maneje asignaciones o grandes proyectos. No los abrume con demasiada información.
• Proporcione ejemplos sobre cómo completar formularios y la descripción del trabajo de la persona con el paquete de orientación.
• Diviértete. Concéntrese solo en los temas muy importantes del manual. Juega algunos juegos; esto puede ayudar a las personas a aprender. Los juegos incluyen Photo Match: después de la gira. A cada empleado se le proporcionan fotos de otros empleados y una lista de nombres. El objetivo es hacer coincidir el nombre con la cara.
  Signature Hunt: Mientras los empleados recorren las instalaciones, proporcióneles un pedazo de papel con los nombres de varios asociados con los que se encontrarán. Luego se les pide que obtengan las firmas de las personas que conocen. El empleado que obtiene la mayoría de las firmas de una variedad de nuevos compañeros de trabajo obtiene un premio.
  Otros juegos que pertenecen a lo que el empleado aprendió durante la orientación también son garantías efectivas de que la orientación es exitosa.
• Proporcione una lista de preguntas frecuentes con una persona de contacto y un número de teléfono o extensión.
• Planifique llevar al nuevo empleado a almorzar o pedirle a otras personas que se unan al nuevo empleado en el comedor o en una sala de conferencias con otros miembros del departamento. El primer día en el trabajo no es el día para dejar al nuevo empleado solo durante el almuerzo.
  Este es un buen momento para que el supervisor lleve al empleado a almorzar, incluya a otros compañeros de trabajo y se asegure de que el empleado esté a gusto. También es un ambiente excelente en el que los empleados pueden conocerse entre sí y al nuevo compañero de trabajo.
• Ten en cuenta la familia de la nueva persona. Un nuevo trabajo significa un ajuste para toda la familia, especialmente si se han reubicado. Haga lo que pueda para facilitar la transición y ayúdelos a sentirse cómodos en la comunidad.
• Solicite comentarios. Averigüe de antiguos contratados nuevos cómo percibieron el proceso de orientación, y no tenga miedo de hacer cambios basados ​​en esas recomendaciones. Puede enviar una evaluación de dos a cuatro semanas después de que el empleado haya comenzado, y pregunte: ¿Ahora que ha estado con la compañía por un tiempo, la orientación del nuevo empleado satisfizo sus necesidades?
  Después de que el empleado trabajó para usted por un tiempo, descubre lo que debería haber aprendido, pero no lo hizo en la orientación. En el condado de Mecklenburg, después de su proceso de rediseño, Allyson Birbiglia, uno de los instructores, dijo: "Reconocemos que tenemos que mejorar continuamente la orientación para satisfacer las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Lo que funciona ahora puede no servir bien a nuestros empleados el próximo mes o el próximo año. "

Un programa de orientación efectivo -o la falta de uno- marcará una diferencia significativa en la rapidez con la que un nuevo empleado se vuelve productivo y tiene otros impactos a largo plazo para su organización. El final del primer día, el final de la primera semana, el final de cada día en su empleo, es tan importante como el comienzo.

Ayude a sus empleados a sentir que desea que vuelvan al día siguiente, el siguiente y el siguiente.