Fácil Pasos para crear un presupuesto de proyecto

Los gerentes de proyecto experimentados y aquellos que trabajan en grandes compañías tendrán software y contadores para ayudarlos a armar los presupuestos de los proyectos. Pero, ¿y si no lo haces? Si está mirando una hoja de cálculo en blanco o un correo electrónico del patrocinador de su proyecto pidiéndole que prepare las finanzas para el proyecto, entonces este artículo es para usted.

Veremos las cinco cosas que debe hacer para crear un presupuesto de proyecto básico.

Use su lista de tareas

Primero, tome su lista de tareas del proyecto. También puede tener una estructura de desglose de trabajo y, si tiene una, es mejor usar eso. Pero una lista de tareas funcionará siempre que cubra de manera exhaustiva todo lo que necesita hacer en el proyecto.

Si no tiene una lista de tareas, es hora de crear una. Escriba todo lo que tiene que hacer y las cosas que tiene que construir o hacer o completar antes de que el proyecto pueda finalizar. No tiene que ser en un orden particular, pero sí debe incluir todo.

Finalmente, en este paso, haga una lluvia de ideas con su equipo de proyecto, ya que seguramente habrá algo que haya olvidado. ¡Muchas cabezas son mejores que una!

Estime cada componente

Ahora revise su lista y calcule el precio de cada artículo. Por ejemplo, una tarea que diga "establecer reuniones para analizar los requisitos" podría involucrar el aprovisionamiento y la contratación de las salas de reuniones o la compra de cualquier recurso que necesite, como un proyector o bolígrafos.

Hay un costo relacionado con eso, así que obtenga presupuestos para el alquiler de su sala y los demás equipos y anótelo.

Haga esto para todo en la lista de tareas para que termine con un precio en contra de cada artículo. Algunas tareas del proyecto pueden no tener un precio adjunto y eso está bien.

Agregar estimaciones juntas

A continuación, agregue todas sus estimaciones.

Es más fácil hacer esto si hace una lista de elementos en una hoja de cálculo, agrega los costos en la siguiente columna y luego totaliza la columna en la parte inferior. Deje que la hoja de cálculo haga los cálculos por usted! Esto se convierte en su hoja de cálculo de presupuesto.

También es una buena idea agrupar los costos en categorías, para que pueda ver fácilmente hacia dónde se dirige la mayor parte del dinero. Utilice categorías como 'Proyecto en marcha', 'Infraestructura' o 'Capacitación' - elija agrupaciones que signifiquen algo en el contexto del proyecto.

Agregue contingencias e impuestos

Sería genial si tuviera una bola de cristal y pudiera predecir estos costos con un 100% de precisión, pero probablemente no se sienta seguro de su capacidad para hacerlo. Aquí es donde entra la contingencia. Es un fondo de dinero basado en cuán seguro sientes que obtuviste las estimaciones correctas. No se relaciona con ninguna tarea en particular. Es un "bote de emergencia" en general en caso de que haya cometido un error o haya omitido algo por error.

Si no sabe cuánta contingencia agregar, obtenga el 10% del total que creó en el Paso 3.Este es un cálculo no científico que muchos gerentes de proyectos usan y le da un poco de amortiguación en su presupuesto en caso de que lo necesite.

Agregue una línea en su hoja de cálculo de presupuesto en la parte inferior que diga 'Contingencia' y especifique el porcentaje que utilizó.

No olvide agregar cualquier impuesto a las ventas u otros impuestos que no estén explícitamente incluidos en sus estimaciones individuales de artículos de línea.

Suma todo y ese es el monto final de tu presupuesto.

Obtenga aprobación

Lo último que debe hacer es conseguir que su gerente o patrocinador del proyecto apruebe su presupuesto. Hábleles sobre cómo lo ensambla y qué elementos componen su presupuesto general.

¡Eso es todo! El presupuesto del proyecto es una habilidad básica de administración de proyectos y esta guía lo ayudará a comenzar a crear un presupuesto para el proyecto.