Deducciones fiscales comerciales para los costos relacionados con los empleados

¿Qué costos de empleado puedo deducir de mis impuestos comerciales?

Además de los beneficios para empleados, existen otros costos de negocios relacionados con sus empleados que usted, como propietario de un negocio, puede deducir de su declaración de impuesto a las empresas. En todos los casos, estos gastos deben ser razonables y los costos necesarios para hacer negocios. Estos son algunos de los gastos típicos relacionados con los empleados que es posible que haya omitido como deducciones de impuestos comerciales:

Uniformes de empleados

Su empresa puede deducir los costos de uniformes para usted y sus empleados, si estos son costos razonables y necesarios para hacer negocios. Por ejemplo, si usted opera un restaurante, es razonable que los empleados usen un uniforme mientras están de servicio. Algunos otros ejemplos de uniformes y ropa deducibles son cascos, vestimenta teatral y otros equipos de seguridad.

No puede deducir costos por "ropa de calle" que usted o sus empleados usan para trabajar. Por ejemplo, trajes y atuendos de negocios en general se consideran ropa de calle tanto para hombres como para mujeres. La "regla de oro" es que si puede usarlo en cualquier lugar y en cualquier lugar, no es necesario como un gasto comercial y, por lo tanto, no es deducible.

Tanto por razones impositivas como de limpieza general, debe exigir a los empleados que no lleven uniformes para trabajar y que se cambien los uniformes antes de dejar el trabajo. Los costos para limpiar y reparar uniformes también son gastos comerciales deducibles.

Herramientas y equipos

Las herramientas que los empleados deben usar para el trabajo son deducibles, así como los equipos necesarios. Por ejemplo, si requiere que los empleados tengan herramientas o equipos específicos, por ejemplo, en una oficina dental, su empresa puede deducir el costo de esas herramientas. Los empleados no deberían poder llevar herramientas o equipos a casa, para uso personal.

Algunos equipos que pueden ser utilizados por razones comerciales y personales están etiquetados como propiedad listada por el IRS. Las computadoras portátiles y los autos de la compañía encajan en esta categoría. Este tipo especial de propiedad se puede usar por razones comerciales o personales, por lo que su uso para empresas debe documentarse cuidadosamente y su empresa debe poder demostrar que la propiedad se usa más del 50% del tiempo para fines comerciales.

Suscripciones a negocios, comercio y publicaciones profesionales

Las empresas necesitan empleados bien informados que estén actualizados con las últimas tendencias y tecnología en sus campos. El costo de las publicaciones profesionales, publicaciones comerciales y revistas y libros comerciales está dentro de los límites de los gastos comerciales "razonables y necesarios", pero asegúrese de incluir solo publicaciones comerciales o profesionales.

Mantener registros para las deducciones de gastos del empleado

La responsabilidad impositiva más importante de los dueños de negocios, además de pagar impuestos, es mantener buenos registros.Debe crear una política comercial y un manual de procedimientos que especifiquen lo que su empresa proporciona a los empleados y restricciones tales como el uso de equipos o uniformes proporcionados por la empresa (como el uso de uniformes de trabajo en el trabajo).

Además, por supuesto, deberá conservar recibos por los costos de estos gastos de empleados.

¿Puedo exigirle a los empleados que paguen por estos costos?

Algunas compañías requieren que los empleados paguen el costo de tales gastos como roturas, escasez, uniformes y algunas herramientas. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. Dice que los empleadores pueden exigir que los empleados paguen estos costos, que los costos no reduzcan el salario del empleado por debajo del salario mínimo actual, ni que el costo reduzca la compensación de horas extras.

Antes de decidir requerir que los empleados paguen estos costos, verifique con el departamento de trabajo de su estado; pueden tener restricciones diferentes (más altas) para exigir que los empleados paguen estos costos.

Dónde mostrar estos gastos

• Para propietarios únicos y LLC de un solo miembro, muestre estos gastos en la sección "Gastos" del Anexo C.
• Para asociaciones y sociedades de responsabilidad limitada de múltiples miembros, muestre estos gastos en el " Sección "Deducciones" del Formulario 1065.
• Para corporaciones, muestre estos gastos en la sección "Deducciones" del Formulario 1120 o Formulario 1120-s para corporaciones S.

Descargo de responsabilidad
Este artículo presenta información general y no pretende ser un asesoramiento fiscal o legal. Consulte con su preparador de impuestos antes de intentar deducir los gastos comerciales.