¿Qué gastos comerciales son deducibles de impuestos?

Todos los negocios incurren en gastos. Los contratistas independientes, consultores y autónomos pagan por software, computadoras o viajan de su propio bolsillo para facilitar su trabajo. Para negocios incorporados, poder deducir gastos reducirá sus impuestos comerciales. Para los propietarios únicos, poder deducir los gastos reduce tanto el impuesto sobre la renta regular como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. ¿La línea de fondo?

Hacer un seguimiento de todos los gastos de su negocio será de gran ayuda para reducir sus obligaciones tributarias.

¿Qué es un gasto comercial legítimo?

La definición básica es que un gasto debe ser "ordinario y necesario" para su oficio o profesión. Esa definición viene directamente del código impositivo (Código de Impuestos Internos, sección 162, ver también la sección 1. 162-1 de las Regulaciones del Tesoro). "Un gasto ordinario", dice el IRS en la Publicación 535, Gastos de negocios, "es uno que está común y aceptado en su industria. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su oficio o negocio. "

Hacemos cinco distinciones al analizar los gastos. Separamos los gastos personales de los gastos comerciales. Separamos los gastos comerciales en tres tipos generales: costo de bienes vendidos, gastos de capital y gastos deducibles. Algunos gastos pueden ser solo parcialmente deducibles o no deducibles en absoluto. Por lo tanto, las cinco distinciones son:

1. Gastos personales
2. Gastos comerciales
3. Costo de los bienes vendidos
4. Gastos de capital
5. Gastos deducibles

Separación de gastos de personal de negocio

Surgen problemas cuando un gasto puede ser en parte personal y en parte relacionado con el negocio. Un ejemplo común: un profesional independiente puede usar una habitación en su casa como una oficina. En esta situación, mediríamos los pies cuadrados de la oficina y de toda la casa, y encontraríamos el porcentaje.

Este porcentaje se usaría para medir la parte comercial de los gastos compartidos, como alquiler, seguro y servicios públicos. La parte comercial de estos gastos se convertiría en parte de la deducción de la oficina en el hogar, mientras que el resto de los gastos sería de naturaleza personal.

La regla general: "Generalmente, no puede deducir gastos personales, de vida o familiares. Sin embargo, si tiene un gasto por algo que se utiliza en parte para fines comerciales y en parte para fines personales, divida el costo total entre el negocio y partes personales. Puede deducir la parte comercial "(IRS, Publicación 535, Gastos comerciales, sección sobre gastos personales y comerciales).

Consejo de contabilidad: realice un seguimiento de todos sus gastos. De esa manera puede revisar sus gastos y preguntarle a su contador si alguno de ellos podría ser deducible de impuestos.

Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos son gastos de inventario y cosas relacionadas con el inventario.Los fabricantes, mayoristas y minoristas rastrean el costo de los productos que producen o compran para su reventa.

La regla general: "Si su empresa fabrica productos o los compra para su reventa, generalmente debe valorar el inventario al comienzo y al final de cada año fiscal para determinar el costo de los bienes vendidos.

Algunos de sus gastos comerciales pueden ser incluido en calcular el costo de los bienes vendidos "(IRS, Publicación 535, Gastos Comerciales, sección sobre el costo de los bienes vendidos).

Para explicaciones detalladas, consulte Publicación 334, Guía de impuestos para pequeñas empresas, capítulo 6, Cómo calcular el costo de los bienes vendidos. Consulte también la sección de inventarios de la Publicación 538, Períodos y métodos contables.

Gastos de capital

Algunos gastos se registran como activos y sus costos se recuperan con el tiempo a través de la depreciación. Dichos gastos se denominan activos de capital porque sus costos se capitalizan como activos del negocio y el costo se deduce a lo largo de un período a través de la depreciación. Ejemplos de gastos de capital incluyen computadoras, muebles, equipos y bienes inmuebles.

La regla general: "debe capitalizar tres tipos de costos: costos de puesta en marcha del negocio, activos comerciales y mejoras". (Publicación 535).

Llevar un registro de los gastos comerciales

Personalmente, uso un software de contabilidad completo para rastrear mis ingresos y gastos. Pero, nuevamente, soy contador y me siento cómodo usando software como Quickbooks, Sage Peachtree y Microsoft Office Accounting. Recomiendo estos programas a las pequeñas empresas. El uso de un software de contabilidad con todas las funciones lo ayudará a controlar el estado de su empresa.

Los programas de contabilidad completos pueden tardar un tiempo en acostumbrarse. Y es fácil frustrarse con todas las características y utilidades. Entonces, para profesionales independientes, recomiendo usar software de finanzas personales. Las principales opciones aquí son Intuit's Quicken o Microsoft Money. Ambos programas son muy fáciles de acostumbrar y pueden rastrear todas sus finanzas, no solo los gastos de su negocio.

Como una ventaja adicional, los mejores programas de software impositivo le permiten importar datos de Quicken o Money. Para que su proceso de preparación de impuestos sea lo más sencillo posible, le sugiero que dedique un tiempo a asegurarse de que sus categorías de gastos estén configuradas correctamente. Puede agregar, eliminar y modificar categorías en todos los programas de finanzas personales y contabilidad. Al tener categorías intuitivas y fáciles de recordar, podrá generar informes significativos. Y la mayoría de los programas le permitirán vincular las categorías a elementos de línea específicos en los formularios de impuestos. Configurarlo puede ser muy útil para reducir la cantidad de tiempo que gasta en preparar sus impuestos.

Todos los programas de contabilidad que mencioné pueden generar informes de pérdidas y ganancias (llamados estados de resultados por los contadores). Estos informes lo ayudan a analizar cómo le está yendo a su negocio independiente, si es rentable y cómo está gastando su dinero. Si decide contratar un contador fiscal, tener estos informes agilizará en gran medida la preparación de sus declaraciones de impuestos.