10 Consejos para ayudarlo a dirigir reuniones de equipo eficaces

Las reuniones efectivas son eventos interesantes y de gran energía en los que los miembros del equipo trabajan juntos para tomar decisiones o resolver problemas. Desafortunadamente, muchas de las reuniones a las que asistimos parecen ser todo lo contrario. Las peores reuniones hacen que el tiempo se demore, lo que deja a todos mentalmente y emocionalmente agotados y más que un poco frustrados. La diferencia está en cómo se planean y ejecutan las reuniones.

Los mejores gerentes entienden la importancia de estos eventos, y entienden que producir una gran reunión requiere planificación y un esfuerzo deliberado.

Este artículo ofrece diez consejos para ayudarlo a aprovechar este valioso tiempo de colaboración con su equipo.

10 consejos para fortalecer las reuniones de su equipo

Tener una actitud positiva sobre las reuniones. Es la cosa más importante que un gerente puede hacer como líder para mejorar las reuniones de equipo. Estoy sorprendido de cuántos gerentes se sienten orgullosos de proclamar su aversión por las reuniones. Para lograr resultados significativos, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar, colaborar y motivar, los gerentes deben trabajar con las personas. Eso significa ocasionalmente juntar a esas personas en una habitación o en una conferencia telefónica y hablar con ellas. Gestionar no se trata de sentarse en la oficina con la puerta cerrada y enviar correos electrónicos. Como líder, trate de ver las reuniones como la manifestación del liderazgo. Es el tiempo del espectáculo de liderazgo, no algo para temer como un viaje al dentista.
Recuerde, usted es dueño de la reunión. No delegue la planificación de la agenda a un asistente administrativo u otro miembro del equipo.

Como líder, es su reunión . Es su trabajo planificar y ejecutar la reunión. Para ponerse en el estado de ánimo adecuado, formule y responda la siguiente pregunta: "Después de esta reunión, ¿qué deseo que las personas hayan aprendido, logrado o resuelto?"

Siempre prepare una agenda. Todos los artículos que leerá sobre reuniones efectivas en el lugar de trabajo incluyen consejos sobre cómo preparar una agenda.

Sin embargo, todavía nos presentamos a reuniones donde no hay una agenda que encontrar. El acto de planificar la agenda lo ayuda a enfocarse e identificar los temas prioritarios para la reunión.
Solicite información en la agenda. Si bien la responsabilidad principal del gerente es desarrollar la agenda, se puede invitar a los miembros del equipo a contribuir con los elementos de la agenda. Envíe una convocatoria de ideas unos días antes de la reunión.
¡Dale sabor! Pon una pequeña variedad en el formato. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para darle vida a las reuniones de su equipo:

• Invite a oradores invitados
• Celebre algo
• Realice una "mesa de aprendizaje": haga que los miembros del equipo se enseñen mutuamente algo
• Mire Ted Talk que es relevante para la agenda de la reunión
• Ejecute una actividad de trabajo en equipo
• Cambie ubicaciones (considere llevar la reunión fuera del sitio)
• Traiga algo de comida divertida o interesante
• Tenga una agenda de un solo artículo "Reunión
• Solicitar actualizaciones redondas sobre rayo
• Involucrar al equipo en una lluvia de ideas
• Cambiar sillas; cambie cualquier cosa para romper la monotonía

Permita un "espacio en blanco" para la creatividad espontánea y el compromiso .No meta tantos elementos en la agenda que tenga problemas para completarlos. En cambio, deje algo de espacio al final para una discusión espontánea. Si la reunión finaliza temprano, permita que todos vayan temprano.

Las personas también aprecian el tiempo encontrado.

Usa reuniones de equipo para colaborar. En lugar de simplemente compartir información, intente resolver un problema o trabaje con el grupo para llegar a una decisión. Sí, es un desafío y puede ser complicado, pero ahí es donde obtenemos el mayor valor de las reuniones.

Aligera. Ser el líder de una reunión no es hacer alarde de la autoridad o abusar del poder. Castigar a alguien por llegar tarde al frente del equipo es un ejemplo de esto. Ten sentido del humor y humildad.
Seguimiento. Mantenga un registro de los elementos de acción y asegúrese de que las personas hagan lo que dicen que van a hacer. Es frustrante aparecer en la próxima reunión y descubrir que la mitad del equipo no se molestó en hacer lo que se comprometieron en la última reunión. Haga un seguimiento antes de la reunión y haga responsables a las personas de sus compromisos.

Sea un líder de modelo a seguir. Las reuniones del equipo no son un momento para bajar la guardia y relajarse con su equipo. Sosténgase a usted mismo y a su equipo a los más altos estándares de conducta, lo que significa que no habrá bromas pesadas, escogiendo a los miembros del equipo, cinismo y sarcasmo, o atacando a otros departamentos o directivos. Piensa en el amable líder por el que quieres ser conocido, y luego muéstrate en cada reunión siendo ese líder.

The Bottom Line

Una oportunidad de conocer y trabajar con su equipo es una cosa horrible que perder. Es imperativo que desarrolle la disciplina para planear y dirigir las reuniones que las personas valoran e impulsar las iniciativas.

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Actualizado por Art Petty