Consejos para dirigir un departamento de planificación de eventos

En el pináculo de la planificación de eventos corporativos está el puesto de Director. Esta persona generalmente supervisa el trabajo de múltiples coordinadores mientras establece los estándares de práctica para todo el departamento. No es un trabajo fácil, pero puede ser gratificante tanto desde una perspectiva profesional como financiera. En definitiva, la clave para establecerse como un Director eficaz es liderar con el ejemplo.

Estas son algunas de las áreas en las que deberá demostrar experiencia y experiencia …

Toma de decisiones

Parece que cada aspecto de la planificación de eventos implica una elección. Desde locales y catering hasta vendedores y opciones de decoración, los planificadores deben tomar las mejores decisiones para el grupo de manera oportuna. Estas opciones se amplifican en un rol de liderazgo porque todo el departamento lo buscará para su aprobación final. Si bien es importante tomar decisiones informadas, también debe elegir una dirección rápidamente para mantener las cosas en movimiento.

Gestión de procesos

Los departamentos con múltiples coordinadores tienen una enorme cantidad de información fluyendo a través de ellos cada día. Esto incluye documentos esenciales como contratos, órdenes de eventos de banquetes, facturas y acuerdos con proveedores. La única manera de administrar de manera efectiva toda esta información es tener un proceso definido para que los miembros del equipo sigan. Sin un régimen estructurado para la presentación de documentos y el seguimiento de los requisitos atrasados, su departamento eventualmente verá el día en que algo importante se desliza por las grietas.

Sea específico con la forma en que espera que la información fluya a través de su equipo, e intente incorporar puntos de revisión para monitorear el progreso.

Personal Directivo

Es casi imposible liderar un equipo sin entender cómo cada persona contribuye a la misión. En la planificación de eventos, el equipo se extiende a todos los que participan en la construcción del evento.

Cuando lo miras de esta manera, la lista puede ser bastante larga. En la parte superior están los coordinadores del evento y desde allí la jerarquía se ramifica para incluir servidores, ujieres y personal de seguridad. Un buen director entiende cómo debería funcionar cada una de estas posiciones. De esa forma, si surgen problemas, pueden abordar el problema directamente y dirigir a la gente en la dirección correcta.

Minimice las ineficiencias

El tiempo es un recurso crítico en la planificación de eventos, y el objetivo de cada director debe ser minimizar el tiempo que se desperdicia en la indecisión y la espera. Esto puede ser tan simple como identificar una mejor manera de configurar una sala, o tan complejo como reorganizar la estructura de un departamento. El objetivo de reorganizar una tarea o estructura debe ser identificar dónde se pierde el tiempo y, a la vez, proporcionar una solución para hacerlo más eficiente.Cada minuto que se escapa no se puede recuperar, por lo que es esencial analizar constantemente los procesos para descubrir áreas de mejora.

Promover el trabajo en equipo

Se necesita un equipo de personas calificadas para ejecutar un plan de eventos, y al final del día, todos dependemos el uno del otro para hacer el trabajo. Los buenos equipos generalmente no se combinan solos, sino que son guiados por la experiencia y la dirección de su entrenador.

En la planificación de eventos, el coach es el director, y el precedente para compartir la responsabilidad comienza con ellos. Es el director quien necesita asegurarse de que las necesidades del cliente se comuniquen adecuadamente a otros departamentos para que todo se reúna en el piso del evento. Ninguna persona es responsable del éxito o el fracaso de un evento, y un buen director promoverá una atmósfera donde cada persona entienda su conexión con la imagen más grande.

Liderar un departamento de planificación de eventos requiere una gran cantidad de experiencia, pero toda la experiencia en el mundo no es un sustituto de las verdaderas cualidades de liderazgo. Debe poder dirigir a los empleados y analizar los procesos para aprovechar al máximo su equipo. Si buscas convertirte en un director, estos son los rasgos que querrás desarrollar para ser considerado para la próxima oportunidad en tu carrera.