Habilidades de escritura: comunicación con palabras

De todas las clases que tomé en la universidad y la escuela de postgrado, las dos que más me han ayudado en mi carrera han sido la composición inglesa y el inglés comercial. En estas clases aprendí habilidades de escritura efectivas que he usado en cada trabajo que he tenido. Ningún otro trabajo, pero mi trabajo en este sitio incluía escribir como parte de la descripción de mi trabajo. A pesar de esto, me pidieron que escribiera en cada trabajo, y se dio por hecho que podría hacerlo.

Este es el caso de la mayoría de los trabajos, ya sea que deba escribir notas internas, corresponder con clientes o ayudar a diseñar materiales de venta. Escribir bellas prosa y poesía es un talento. Escribir con eficacia, sin embargo, es una habilidad que se puede aprender.

Organice su escritura

Ya sea que esté redactando una nota para su compañero de trabajo o un informe para su jefe, debe decidir qué información quiere transmitir. Aquí está cómo hacer esto:

1. Enumere cada artículo que necesita discutir en su nota o informe.
2. Póngalos en orden, de mayor a menor importancia.
3. Escriba un breve resumen de su memo completo: este será su primer párrafo.
4. Expandir en cada elemento enumerado en el paso 1.
5. Si el destinatario necesita tomar alguna medida, indíquelo en el párrafo final.

Algunos consejos

Evite el palabreo. Di en voz alta lo que estás tratando de escribir. Escucha cómo suenan las palabras. Por ejemplo, la oración "Descubrí que debería echar un vistazo a nuestras cifras de ventas pasadas para elaborar un plan que nos ayude a reevaluar nuestra técnica de ventas" podría ser más simple, como "Debo tomar una Mire nuestras cifras de ventas pasadas para volver a evaluar nuestra técnica de ventas ".

Escriba para su audiencia.

Use un lenguaje simple. No quiere que el lector necesite un diccionario para descifrar lo que intenta decir. No debe tratar de impresionar a su lector con su gran vocabulario. Lo más probable es que vayas a frustrar a tu lector. La mayoría de las personas hacen malabares con varias tareas al mismo tiempo y están interesadas en recibir solo la información necesaria.

Usted es responsable de que esto suceda. En lugar de decir: "Su naturaleza gregaria lo acredita como un candidato superlativo para el puesto", diga "Su amabilidad lo convierte en un candidato importante para el puesto".

Manténgase alejado de la jerga que su lector quizás no comprenda. Si su trabajo es muy técnico, pero la persona a la que le está escribiendo no está bien versada en ese campo, adhiérase a las palabras que la persona entenderá. Por ejemplo, si usted es un diseñador de sitios web, esta frase en un memorando a su cliente, un psicólogo, no tendrá sentido: "¿Qué le gustaría que use como BGCOLOR para su sitio: # ADD8E6 o #FFFFFF?" Cualquier persona competente en diseño de páginas web sabe que esta pregunta se puede traducir a "¿Cuál le gustaría que fuera el color de fondo de su sitio: azul claro o blanco?"Sin embargo, no espere que su cliente esté más familiarizado con esta jerga técnica de lo que sería con su discusión de un término psicológico como la tricotilomanía.

Un cliché al día mantiene al lector alejado, o al menos no lo hace haga que recuerde lo que está diciendo. Desea que su escritura sea memorable. Debido a que escuchamos clichés con frecuencia, nos volvemos insensibles a ellas. Las palabras, entonces, no están asociadas de manera única con su escritura.

En lugar de decir " No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy "en un memorando a un subordinado al que intentas motivar. Simplemente di:" Deja de procrastinar. Haga el trabajo ahora ".

Cuando sea posible, use la voz activa. La voz activa hace que su oración sea más fuerte y usualmente más corta. Probemos estos ejemplos Voz pasiva:" Las ventas aumentaron debido a la red que hice ". : "Mi red aumentó las ventas".

No sea redundante. No es necesario decir "2 p. metro. en la tarde "o" la embarazada expectante ". Diciendo" 2 p. m. "o" 2 de la tarde "o" la mujer embarazada "o" la mujer embarazada "transmiten todo lo que quiere decir y son menos prolijos.

Por supuesto, preste atención a la gramática. Utilice Strunk y White's > Elementos de estilo , disponible en la Web. Un buen diccionario debe estar cerca, junto con un diccionario de sinónimos. Un diccionario de sinónimos le permitirá mantener su escritura fresca al ayudarle a encontrar una variedad de palabras para usar. de estos recursos están disponibles en línea.

La corrección de pruebas es una de las cosas más importantes que puede hacer. Como usted probablemente hace la mayoría de sus escritos en una computadora, tiene acceso a correctores ortográficos y gramaticales automáticos. Tenga cuidado, algunas palabras, Los correctores ortográficos computarizados pueden omitir su uso en el contexto incorrecto. Por ejemplo, la oración "Para los empleados que asistieron también a las reuniones, dos aprenden sobre el software gnu", pasaría por el corrector ortográfico sin detectar errores ortográficos. si es posible. Si el tiempo lo permite, ponga su compositi de lejos, y corregirlo más tarde, o incluso mejor, al día siguiente.