¿Por qué debería externalizar el procesamiento de nómina?

¿Por qué debería externalizar la nómina? Una empresa de procesamiento de nómina explica

Teresa Ray, propietaria y presidenta de The Payroll Department, Inc., responde a sus preguntas sobre las ventajas de la nómina de outsourcing.

¿No es más costoso pagar a otra persona para que realice mis tareas de nómina?

Ciertamente, NO es más costoso contratar el procesamiento de su nómina. Cuando considera el costo de los salarios de un empleado y agrega beneficios que realmente pueden sumar rápidamente.

Si usted es el propietario de una empresa muy pequeña y está tratando de hacer su propia nómina, el costo de su tiempo es aún mayor.

Si externaliza su nómina, tampoco tiene que preocuparse de que su compañía de procesamiento de nómina llame por enfermedad o desee tomarse unas vacaciones O desee solicitar una posible baja por maternidad que debe pagar. También está la cuestión de la confidencialidad cuando se trata de nómina. Si un empleado quiere "compartir" cuánto está haciendo un compañero de trabajo puede causar drama extremo en el lugar de trabajo.

¿Qué puede hacer un servicio de nómina que no puedo hacer yo mismo?

Puede hacer todo lo que hace un servicio de nómina, pero hay una razón por la que lo hace como una profesión. Los cambios en la nómina están sucediendo TODO el tiempo como nunca antes en la historia de la nómina. Usted, como propietario de un negocio, debe dedicar tiempo a actualizar los cambios además de procesar la nómina, pagar puntualmente los impuestos a la nómina, archivar todos los informes de impuestos sobre nómina oportunamente y procesar los formularios W-2 al final del año.

¿No sería mejor invertir tu tiempo en hacer crecer tu negocio?

¿Qué tan segura es la información?

La información de nómina debe ser extremadamente segura y esa pregunta debe hacerse al entrevistar a una empresa de procesamiento de nómina. Preguntar si la empresa no tiene papel sería otra gran pregunta. Es mucho mejor no tener documentos con información confidencial, como números de seguridad social.

¿Cómo sé que el servicio está haciendo las cosas bien? ¿Qué pasa si se equivocan?

No sabe si el servicio está haciendo las cosas correctamente, pero una gran señal de advertencia sería cuando comience a recibir avisos de cualquiera de las diferentes agencias gubernamentales federales o estatales.

Los formularios de nómina durante todo el año son como "cuestionarios" y el "examen final" es el W-2. Los W-2 DEBEN sumar exactamente con todos los formularios presentados durante el año o serán rechazados. Si el servicio de nómina comete un error, deberían estar dispuestos a corregirlo PERO, en última instancia, el propietario del negocio es el responsable. Aún debe tener conocimiento de cómo funciona el proceso de nómina y las leyes relacionadas con la nómina, y debe supervisar a su proveedor de servicios de nómina.

¿Qué preguntas debería hacer al servicio de nómina que estoy considerando?

• ¿Cuánto tiempo llevas en el negocio?
• ¿Cómo sé que pagas todos los impuestos sobre la nómina?
• ¿Qué parte de la responsabilidad del procesamiento de la nómina es lo que usted hace?
• ¿Qué tan segura es la información?
• ¿Puedo llamar y hablar con una persona real sin tener que esperar en la cola durante varios minutos?
• Si hay correcciones en la nómina, ¿cuánto tiempo llevará la corrección?
• ¿Cuáles son sus tarifas para procesar la nómina?

Dame tres razones por las cuales debería subcontratar mi nómina.

1. ¡Tiempo! ! En primer lugar, toma tiempo mantenerse al día con todos los cambios federales y eso no incluye los requisitos y cambios del impuesto estatal sobre nómina. Por ejemplo, Ohio es uno de los estados más difíciles para preparar la nómina. Ohio no solo tiene el impuesto estatal de retención sino que también puede tener impuestos municipales, impuestos del distrito escolar e impuestos municipales. Todos estos se basan en la dirección del empleado, por lo que lleva tiempo investigar a cada empleado. Cada estado es diferente y tiene diferentes requisitos. Todo empleador debe cumplir o puede haber sanciones severas involucradas.
2. ¡Dinero! ! El costo de subcontratar a un servicio no debería ni siquiera acercarse al costo de un empleado.
3. Exactitud! ! Si el empleador ha hecho sus deberes al investigar un buen servicio de nómina, entonces debe tener la tranquilidad de saber que su nómina se está haciendo con precisión para que puedan evitar las sanciones y el interés que se evalúa en su nómina.

¿Debo usar un servicio en línea o una "persona real en vivo"?

Los servicios en línea proporcionan el software para que el empleador procese la nómina, pero el empleador aún debe estar al día con todos los cambios. Deben tomarse el tiempo para aprender el proceso del servicio en línea y, si hay un problema, la nómina de pago requiere correcciones inmediatas para mantener al empleado satisfecho.

Llamar a un número gratuito no sería atractivo para la mayoría de los propietarios de negocios.

Una "persona en vivo" (tenedor de libros, contador o CPA) que puede conocer por su nombre y sentirse cómodo con ella es una opción mucho mejor. Debe tener confianza en su proveedor de servicios de nómina para procesar y eliminar todo el proceso de nómina de su escritorio. ¡Haz lo que mejor haces y externaliza el resto!