¿Cuándo debería utilizar un servicio de procesamiento de nómina?

¿Cuáles son las razones para externalizar el procesamiento de nómina?

Incluso si tiene pocos empleados, puede optar por tercerizar su nómina; es decir, entregar el procesamiento de nómina y otras responsabilidades de nómina a otra persona. Aquí hay algunas consideraciones para ayudarlo a decidir si subcontratar.

Primero veremos situaciones en las que podría considerar externalizar su nómina, luego algunas opciones de subcontratación.

La nómina de outsourcing reduce los costos de trabajo

Si simplemente está pagando a los trabajadores de oficina, puede calcular el pago multiplicando las horas por tasa y determinar si se deben horas extras.

Pero si está produciendo un producto, necesita saber el costo de la mano de obra en cada producto, para que pueda determinar el costo de los productos vendidos. Este es un proceso complicado, más de lo que una persona de oficina podría manejar. Por lo tanto, si desea poder determinar los costos de fabricación, la nómina de outsourcing puede ser la única forma de hacerlo.

Permita que el servicio trate con varios estados, localidades

Si tiene empleados en más de un estado, debe cumplir con los requisitos para pagar y declarar los impuestos estatales sobre la renta. Si su empresa opera en diferentes ciudades, también puede tener impuestos a la renta locales para retener, pagar e informar.

Los cálculos de retención son difíciles

Calcular los montos de retención para los empleados es complicado. En resumen, debes:

• Determine la retención del impuesto federal sobre la renta en base al W-4 del empleado (que puede cambiarse con la frecuencia que el empleado desee)
• Determine la retención estatal para los estados con impuestos a la renta, según el estado W -4
• Determine los impuestos FICA sobre los salarios a 7.65 por ciento (y debe ver a los empleados altamente pagados para asegurarse de que su retención del Seguro Social tenga un tope máximo para el año)

Y eso es sólo para empezar. Incluso para un empleado, el proceso de determinación de las cantidades retenidas puede llevar mucho tiempo.

Evite tratar de realizar un seguimiento de las fechas límite

El pago y la presentación de informes de impuestos a la nómina (federales y estatales, retención, impuestos FICA, desempleo y compensación laboral, y opciones individuales de nómina del estado) pueden ser intimidantes.

Y el incumplimiento de la fecha límite para el pago o la presentación de informes puede costarle dinero en multas y sanciones.

La nómina de outsourcing, incluso con unos pocos empleados, es una opción que muchos empleadores consideran al principio de sus negocios. Podría ser la opción correcta para su negocio, dependiendo de sus circunstancias.

¿Cómo cobran los servicios de procesamiento de nómina?

Muchos servicios de procesamiento de nómina cobran una tarifa básica, por lo que incluso si solo tiene un empleado, está pagando más porque el servicio tiene las mismas solicitudes para un empleado que para 10.Por ejemplo, aún tendrían que presentar un Formulario 941 cada trimestre, incluso si solo tiene un empleado. El costo incremental para cada empleado adicional es bastante pequeño. Con esto en mente, aquí hay información sobre los servicios de procesamiento de nómina, con sus costos y lo que ofrecen:

Servicios de nómina asistida

Algunos servicios hacen todos sus pedidos por usted.

Por ejemplo, compañías como Paychex y ADP cobran por cheque por período de pago, incluida la presentación, el depósito directo y el corte de cheques. Puede ingresar información en línea y le asignan un especialista en nómina para que lo ayude. Como ejemplo, puede ver la gama completa de servicios de ADP en su sitio web.

Nómina de autoservicio en línea

Otros servicios lo ayudan a hacer su propia presentación. Por ejemplo, el servicio de nómina en línea de Intuit le permite completar formularios de nómina en línea. Antes de seleccionar estos servicios, verifique que sean compatibles con su sistema operativo y hardware (algunos no funcionan en sistemas Macintosh.

Empresas como Paycycle le permiten hacer su propia nómina en línea. Cobran por el número de empleados y número de estados.

He hecho una breve reseña de estos servicios. Algunos pueden tener características adicionales que podría necesitar para una situación específica (por ejemplo, la entrada de la tarjeta de registro).

Lea la información en el sitios web y póngase en contacto con los representantes de las empresas. Esta es siempre una buena manera de decir qué tan amigables serán. He presentado solo algunos de los muchos servicios que puede encontrar en línea. El IRS tiene información sobre los servicios de nómina y los proveedores que podría querer. para mirar.

¿Vale la pena pagar la nómina de Outsourcing?

Incluso si tiene un solo empleado, puede considerar seriamente un servicio de nómina para ayudarlo a preparar los cheques de pago y a informar y pagar los impuestos sobre la nómina. La multa o la multa por un pago o informe perdido puede ser más que todo un año de servicio. La configuración de un sistema de nómina para su negocio no es su primera prioridad. Y si tiene un servicio, es una cosa menos en la que tiene que pensar.

Obtenga más información sobre los 6 pasos para seleccionar un servicio de procesamiento de nómina