La mejor forma de reembolsar a los empleados por su kilometraje

¿Cuál es la mejor manera de reembolsar a los empleados por el millaje de su conducción comercial? Discutí esta pregunta con Craig Powell, CEO de Motus, Motus proporciona una plataforma de administración y reembolso de vehículos que asegura reembolsos justos y precisos para los empleados móviles.

¿Cuáles son las opciones para configurar un sistema de manejo para mi negocio?

Las fuerzas laborales de la empresa se están volviendo cada vez más móviles, con más empleados que conducen sus negocios a diario.

Tiene dos alternativas para su negocio: un programa de flota de automóviles propiedad de la compañía, o un programa de reembolso para los empleados que conducen sus propios automóviles.

Un programa de flota (automóviles propiedad de la compañía) es una opción atractiva para los empleadores que necesitan proporcionar transporte para funciones específicas, como camiones de servicio, furgonetas, vehículos de reparto o aquellos con otros requisitos de equipo. El programa de flotas le da a su empresa el control y la supervisión de cosas como el seguro y el mantenimiento del vehículo y la capacidad de elegir las características del vehículo que la empresa considera importantes. Estos incluyen características tales como marcas corporativas, elementos de seguridad y telemática para obtener información las 24 horas del día, los 7 días de la semana en donde se encuentran y se conducen sus vehículos.

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El programa de reembolso para los empleados que conducen sus propios automóviles es utilizado por empresas que no requieren vehículos especializados o camiones para sus empleados, como negocios de ventas y servicios.

El reembolso proporciona flexibilidad y opciones para los trabajadores, requiere menos administración interna y no requiere costos iniciales ni gasto de capital.

¿Qué es importante para decidir qué sistema usar?

Independientemente del modelo - flota o reembolso - necesita reembolsar adecuadamente a los empleados por el uso comercial asociado con sus vehículos, o enfrentar las consecuencias, tales como costosas auditorías del IRS, o peor, acción de clase pleitos

Para un programa de flota, pregúntese cuál es el objetivo principal del programa, como un beneficio para el empleado (beneficio) o para satisfacer las necesidades de transporte de su empresa. Si su objetivo principal es proporcionar una herramienta comercial, debería permitirle reducir los gastos de la flota al recuperar los costos asociados con el uso personal de los vehículos por parte de los empleados.

Con un programa de reembolso, puede elegir ya sea una asignación de automóvil, un programa de centavos por milla o la tarifa de millaje estándar del IRS para reembolsar a sus trabajadores. Pero estas tres opciones pueden hacer que las empresas pierdan miles de dólares por empleado cada año porque no representan con precisión los costos de cada conductor individual, como los precios variables de la gasolina y la cantidad de millas recorridas.

¿Qué es FAVR y por qué es la mejor alternativa para el reembolso de millas?

FAVR es un procedimiento de ingresos del IRS que reembolsa a los empleados los costos fijos y variables asociados a la conducción de negocios. Los costos fijos pueden incluir tarifas de seguros, licencias y registros, mientras que los costos variables incluyen combustible y mantenimiento.

FAVR es la solución de reembolso más precisa porque proporciona un reembolso personalizado a cada empleado móvil en función de los costos locales de la persona y el millaje comercial, que puede variar de mes a mes.

Pero registrar con precisión todos los costos fijos y variables puede ser complejo de administrar, por lo que la mayoría de los empleadores no lo usan.

Muchos empleadores optan en cambio por asignaciones más sencillas de automóviles planos como un enfoque de "talla única" ($ 500 por mes por empleado, por ejemplo). Pero este método no tiene en cuenta el hecho de que no hay dos viajes de negocios iguales, por lo que no se debe reembolsar a dos empleados la misma cantidad. Un reembolso del programa de centavos por milla es más justo pero aún no es preciso.

¿Por qué la tasa de millaje estándar del IRS no es la mejor alternativa?

La mayoría de las empresas utilizan la tasa de millaje comercial del IRS para calcular lo que cada empleado individual debería recibir. Pero la tasa del IRS no es una tasa de reembolso requerida porque se basa en los costos promedio nacionales de operación de un vehículo durante el año anterior .

La tasa del IRS es un promedio de costos en un punto en el tiempo que usa datos de años anteriores, no una tasa de reembolso real. Los empleados podrían gastar más en viajes de lo que se les reembolsa, o se les podría reembolsar en exceso si los precios de la gasolina hubieran bajado, y no se realizarían ajustes en lo que se les paga porque se basó en los números del año pasado.

¿Qué es lo que la mayoría de las empresas se equivoca cuando se trata de asignaciones de automóviles planos frente a reembolsos?

Las asignaciones para automóviles planos no son justas cuando se trata de reembolsar a los empleados que viven en diferentes lugares. Por ejemplo, un empleado puede vivir en un área donde los precios del gas son 12 centavos más baratos que los precios en la próxima ciudad donde vive otro empleado. Además, los costos fijos de los viajes de negocios, como el precio de las primas e impuestos del seguro de automóvil, difieren considerablemente según la ubicación.

Otros costos de manejo también varían. Por ejemplo, las primas de seguro de automóvil varían mucho según el estado, de $ 825 en Charlotte, Carolina del Norte a $ 3, 150 en Detroit, Michigan. Los impuestos por el mismo sedán de $ 21,000 cuestan $ 249 en Nevada, pero pueden costar tanto como $ 1, 689 en Rhode Island. Los costos anuales de reparación no son los mismos en todos los estados, ya sea un promedio de $ 393 en Nueva Jersey pero solo $ 270 en Vermont. Pagar la misma tarifa plana a los empleados que viven en diferentes lugares ignora por completo estas variaciones.

Debido a que las asignaciones de automóviles son tratadas como una compensación, también están sujetas a impuestos tanto para el empleador que paga los impuestos FICA (impuestos de Seguridad Social y Medicare), como para el empleado que paga tanto el FICA como los impuestos a la renta. Esto significa que la compañía paga el monto del subsidio por automóvil más la contribución fiscal FICA asociada, mientras que el empleado se lleva a casa el monto del subsidio para automóviles, menos impuestos sobre la renta y su contribución FICA.En un modelo de reembolso libre de impuestos como FAVR, el empleado "se lleva a casa" exactamente la cantidad que el empleador le reembolsa.

¿Qué errores cometen las empresas al cobrar por el uso personal de un vehículo de la flota?

Algunos empleadores permiten que sus empleados utilicen vehículos de flota propiedad de la compañía como beneficio para su uso personal de manejo. Sin embargo, te sorprendería saber cuántas empresas no se dan cuenta de que este uso personal es imponible para el empleado. Las empresas tampoco tienen una buena forma de calcular la cantidad que se le debe cobrar a cada conductor por este beneficio imponible.

A menudo, las organizaciones simplemente cobran una cantidad fija para cubrir el uso personal de todos sus conductores, independientemente de la cantidad de millas personales que conducen. Esto puede convertirse en una gran ventaja monetaria para los empleados que usan vehículos de flota bastante para uso personal. Pero los empleados que conducen vehículos de la flota estrictamente para uso comercial y guardan sus propios automóviles para uso personal fuera de las condiciones de trabajo pueden recibir una sobrecarga injusta.

¿Qué sucede si una empresa no reembolsa con precisión a sus empleados?

El reembolso inequívoco a los trabajadores por gastos de manejo relacionados con el negocio le cuesta a muchas compañías miles de dólares cada año (alrededor de $ 3,000 dólares por empleado cada año, según lo calculado por Motus). Sin embargo, esto es nada en comparación con los costos de demandas colectivas. En los últimos años, los trabajadores han demandado con éxito a sus empleadores por hasta $ 7 millones de dólares para compensar las prácticas de reembolso injustas. En el estado de California, estas demandas se están convirtiendo rápidamente en la regla, no en la excepción, porque la sección 2802 del Código Laboral de California es particularmente estricta.

El código de California garantiza que "un empleador deberá indemnizar [mantener indemne] a su empleado por todos los gastos necesarios o pérdidas incurridas por el empleado en consecuencia directa del desempeño de sus funciones. " Los empleadores generalmente interpretaron que se limitaba a los costos del equipo o las herramientas utilizadas en el trabajo, pero ahora se usa cada vez más en los casos de reembolso de millaje (ejemplo de Radio Shack y Toys" R "Us). Los programas de la flota

también vienen con sus propios desafíos cuando se trata de cobrar a los empleados de manera precisa por el uso personal de estos vehículos. El uso personal de los vehículos de la empresa debe documentarse adecuadamente y los empleados deben volver a cobrar por el uso personal. El kilometraje personal subestimado pone a las empresas en riesgo de costosas auditorías del IRS y puede costarle a la compañía en los reembolsos fallidos.

¿Cuáles son algunos recursos que pueden ayudar a mi negocio?

Su empresa puede usar la misma tecnología que le da poder al nuevo lugar de trabajo digital para rastrear sus gastos de millas comerciales. Estos son algunos ejemplos:

• Dispositivos inteligentes habilitados con GPS para recopilar y almacenar información de viajes de negocios de empleados
• Aplicaciones móviles para automatizar el seguimiento de kilometraje de empleados y cuenta exacta del negocio, viaje diario y personal de cada empleado millas.

Con las aplicaciones móviles y la plataforma de software adecuadas, puede eliminar las tareas manuales para que los conductores incrementen la productividad, reduzcan los costos y garanticen el cumplimiento del IRS, todo mientras obtienen una idea de los comportamientos de manejo y la eficiencia del personal móvil.