Definición y seguimiento de la asistencia en el lugar de trabajo

El seguimiento de la asistencia de sus empleados es importante para los resultados de su empresa. La asistencia se define, simplemente, como presentarse para el trabajo, pero ¿cómo se puede seguir? Implementando políticas bien definidas y un sistema de seguimiento.

Especialmente con empleados por hora o no exentos, el sistema de asistencia define claramente cuándo se supone que los empleados deben presentarse para trabajar. Esto es especialmente importante para los empleados no exentos que con frecuencia realizan trabajos que requieren que una persona esté allí para atender a los clientes.

También es importante para aquellos empleados que trabajan una función en un proceso automatizado que requiere un trabajador en cada estación de trabajo para que el proceso complete un producto o servicio. Es para los trabajadores en estas situaciones que las políticas de asistencia generalmente existen. Raramente encontrará una política de asistencia que aborde el trabajo de los empleados exentos o asalariados.

Los departamentos de gestión y recursos humanos encontrarán que contar con una política de asistencia efectiva crea un mejor ambiente de trabajo porque los empleados saben exactamente lo que se espera de ellos.

¿Qué es la asistencia en el lugar de trabajo?

La asistencia es el acto o el hecho de asistir (estar presente en) el trabajo. La asistencia también se usa para definir el número de personas presentes en un día determinado en el trabajo. Como se mencionó, con mayor frecuencia se refiere a los trabajos de los empleados asalariados por hora.

La asistencia también se conoce como presente en el trabajo o presentismo .

Por ejemplo, un departamento de recursos humanos puede tomar notas como estas en el archivo de personal de un empleado o en la evaluación de una empresa de los desafíos u objetivos del lugar de trabajo.

• Rob tenía un maravilloso récord de asistencia laboral; rara vez echaba de menos un día de trabajo.
• Mary tiene un desafío con la asistencia y llega tarde al trabajo al menos dos días a la semana.
• La asistencia en el primer turno promedió solo el 75 por ciento los lunes, mientras que los empleados se recuperaron de la diversión de fin de semana.
• Es desafiante obtener empleados calificados que quieran trabajar en el segundo turno con buena asistencia. Los empleados prefieren trabajar días para tener noches libres o prefieren trabajar turno de medianoche para que tengan días libres. El segundo turno corta el tiempo libre tanto en días como en noches.

¿Qué es una política de asistencia?

Una política de asistencia proporciona los lineamientos y expectativas para la asistencia de los empleados en el trabajo según lo definido, escrito, diseminado e implementado por una organización.

Las políticas de asistencia existen con mayor frecuencia para los empleados por hora o no exentos, para quienes una organización generalmente debe realizar un seguimiento de las horas y pagar las horas extraordinarias durante más de 40 horas.

• La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) que rige el pago de horas extraordinarias exige el mantenimiento de registros de tiempo de trabajo.

Además, los empleados para quienes se realiza un seguimiento de la asistencia a menudo realizan trabajos que son interdependientes con la asistencia de otros empleados. Dichos trabajos incluyen el trabajo de la línea de producción en una instalación de fabricación.

La política de asistencia a veces se usa indistintamente con una política de ausentismo. Mi opinión es que una política de asistencia se define mucho más estrictamente y se limita a la asistencia, a diferencia de las políticas de ausentismo que abordan cuestiones de gestión del ausentismo y más.

Un ejemplo de sistema de asistencia sin fallas

A Sistema de puntos sin fallas es un ejemplo de una política de asistencia efectiva. El objetivo es recompensar la buena asistencia y eliminar el empleo de personas con poca asistencia. Utiliza un sistema de puntos y no excusa las ausencias.

Esto deja a los gerentes y supervisores fuera del rol de los jueces, un rol que odian jugar. Establece la máxima responsabilidad y responsabilidad por la asistencia al empleado, que es donde debería estar.

En un sistema de asistencia sin fallas, las ausencias se registran de manera similar a esto:

• Cada ausencia = 1 punto (sin ocurrencias de varios días)
• Cada entrada tardía (tarde) o salida anticipada = 1 / 2 puntos
• Cada no presentación para el trabajo = 2 puntos
• Cada devolución sin convocatoria previa = 1 punto
• Cada trimestre sin ausencia elimina todos los puntos y recompensa al empleado con un día libre con sueldo.
• Cada empleado comienza fresco, sin puntos, cada año.

Acción disciplinaria progresiva acompaña un sistema de asistencia sin culpa. Si un empleado gana tantos puntos, recibe una advertencia que empeora progresivamente. Un sistema como este permite que tanto el empleador como el empleado sepan exactamente cuáles serán las consecuencias de una asistencia deficiente.

• 7 puntos = advertencia verbal
• 8 puntos = advertencia escrita
• 9 puntos = suspensión de 3 días
• 10 puntos = terminación

Aquí hay una política de asistencia detallada para revisar. Incluye recompensas y sanciones por la asistencia horaria de los empleados.