Pagando en efectivo a empleados y contratistas independientes

Ciertos tipos de negocios hacen la mayor parte de sus ventas con efectivo. Muchas de estas "empresas de efectivo" también pagan en efectivo a sus empleados y trabajadores no empleados.

Si bien no es ilegal pagar a los empleados y contratistas independientes en efectivo, no es una buena práctica comercial por muchas razones. Algunas empresas usan efectivo para pagar a los empleados en un intento de evitar el pago de impuestos sobre la nómina, y algunos empleados solicitan pagos en efectivo para evadir el impuesto a las ganancias.

Este artículo aborda cuestiones legales y fiscales y leyes federales relacionadas con impuestos a la renta, impuestos a la nómina y otros asuntos tributarios.

Nómina e impuestos al pagar a los empleados en efectivo

• Los empleadores deben retener los impuestos a la nómina (impuestos federales y estatales sobre la renta y el impuesto FICA (Seguridad Social / Medicare)) de la paga del empleado;
• Los empleadores también deben informar y pagar los impuestos sobre la nómina, incluida la porción del empleado y el empleador de los impuestos FICA, al IRS
• Se deben pagar otros impuestos laborales sobre las ganancias de los empleados, incluidos los impuestos de desempleo y el fondo estatal de compensación laboral pagos
• Los empleadores deben informar los ingresos de los empleados en el Formulario W-2 cada año. Esto incluye ingresos en efectivo.
• Los empleadores deben verificar la elegibilidad laboral de los empleados recién contratados, utilizando el Formulario I-9 o el sistema E-Verify. Esta verificación coloca al empleado en el sistema federal, y si a estos empleados se les paga en efectivo, los controles cruzados de la agencia pueden revelar los intentos de evitar los impuestos a la nómina pagando en efectivo.

Efecto de los pagos en efectivo en los empleados

• Los empleados pagados en efectivo que no tienen impuestos FICA retenidos se les niegan las ganancias de Seguridad Social que podrían haberse utilizado para calcular sus posibles beneficios de Seguridad Social.
• Del mismo modo, los empleados que no están "en la nómina" no son elegibles para la compensación de los trabajadores o los beneficios por desempleo.

CPA Gail Rosen dice esto sobre pagarle a los empleados con efectivo:

Pagar ilegalmente a los trabajadores en efectivo puede generar problemas graves además de los problemas fiscales. Cuando un trabajador "no está en los libros" de repente puede tener responsabilidades contingentes que realmente pueden ser desastrosas.
Si un trabajador se lesiona en el trabajo y aterriza en el hospital, se le preguntará si se lesionó en el trabajo. Si el trabajador lesionado responde que sí, entonces estarán cubiertos por la compensación de los trabajadores. Usted está en serios problemas si no pagó la compensación a los trabajadores porque los pagó en efectivo. Lo mismo es cierto para no pagar en el fondo estatal de discapacidad y desempleo. Si, por ejemplo, despiden al trabajador y solicitan el desempleo, entonces los auditores llamarán a su puerta.

Pagando a niños, cónyuges o familiares en efectivo

Los salarios de los niños menores de 18 años que trabajan en su negocio están sujetos a los mismos requisitos de retención, impuesto a la nómina e impuestos laborales que otros empleados.Si contrata a sus propios hijos, es posible que no estén sujetos a los impuestos de FICA, pero sus salarios deben ser informados al IRS. Lea más sobre cómo contratar a sus hijos como empleados.

Contratar a su cónyuge u otros miembros de la familia para trabajar para su empresa y pagar en efectivo también puede privar a esta persona de los beneficios de la Seguridad Social.

Y todos los demás asuntos mencionados anteriormente, incluida su responsabilidad legal de informar y pagar impuestos sobre la nómina, se aplican.

Pagar a contratistas independientes en efectivo

Muchas empresas pagan a trabajadores por contrato (trabajo informal, trabajadores de verano, mientras que los pagos a contratistas independientes tienen menos problemas que aquellos para los empleados, dos cuestiones son importantes:

• Los pagos a trabajadores subcontratados deben ser informado anualmente en el formulario 1099-MISC, y
• Debe verificar la identificación del contribuyente para contratistas independientes; si la identificación del contribuyente no se puede verificar, debe realizar una retención de respaldo del pago del contratista.

Pagos en efectivo realizados a proveedores y otros con los que usted debe hacer negocios aún debe justificarse si desea que estos pagos en efectivo se deduzcan como gastos en su declaración de impuestos comerciales. Incluso los pequeños pagos en efectivo deben pagarse a través de un fondo de caja chica, con la documentación correspondiente.

_{La información este artículo NO está destinado a ayudar a los empleadores a evadir impuestos.}