Consejos para darle sabor a la reunión de su empresa

¿Es usted el planificador de la reunión mensual o periódica de la empresa o departamento? Pueden ser mortalmente aburridos si no tienes cuidado. Ya sabes que hacer. Un montón de cabezas parlantes se alinean para dar información a la gente.

Las personas están interesadas, pero las reuniones más efectivas atraen su atención con preguntas y respuestas que invitan a la reflexión, audiovisuales y participación. Estos consejos te traerán éxito.

• Comience sus reuniones, presentaciones y sesiones de capacitación con un rompehielos o actividad de calentamiento. En una reunión grande o en una reunión corta, el rompehielos puede ser una sola pregunta que hace que la gente piense y hable con su vecino. Como ejemplo, haga una pregunta que haga que las personas levanten la mano. La duración del rompehielos depende de la duración de la reunión, así que planee sabiamente.

• Diversifica tus métodos de presentación. Si todos los oradores hablan con la audiencia, en formato de conferencia, incluso las cabezas interesadas pronto asienten. Pídales a las personas que hablen en grupos pequeños.
  Use materiales audiovisuales como videos, diapositivas y presentaciones e imágenes de PowerPoint. Si está hablando de un nuevo proceso de pintura, muestre a sus empleados antes y después de las partes pintadas. Pase encuestas positivas a los clientes y tarjetas de comentarios.
• Invita a oradores invitados para la participación del público y la emoción. Sus clientes tienen mucho que decirles a sus empleados sobre sus necesidades y requisitos de calidad. Una organización cliente que se asocia con asociaciones caritativas sin fines de lucro presenta oradores invitados de las organizaciones que reciben sus donaciones. Los oradores de las organizaciones que sus empleados apoyan financieramente son dinamita.
• Anime las preguntas para que el diálogo continúe. Pida a las personas que escriban sus preguntas antes de la reunión y durante la reunión. Deje tiempo para las preguntas dirigidas a cada orador a medida que avanza.
  Si no puede responder la pregunta de manera inmediata y correcta, dígale a las personas que se las devolverá cuando tenga la respuesta correcta. Si las preguntas exceden el tiempo, programe una reunión sobre el tema.

• Una táctica de reunión exitosa que a menudo se pasa por alto, pero crucial, es pedirle a cada orador que repita en voz alta todas las preguntas que le pidan. La persona que hace la pregunta sabe que el hablante entendió la pregunta. Otras personas que asisten a la reunión también pueden escuchar y conocer la pregunta, no solo conjeturar la pregunta, quizás incorrectamente, de la respuesta del orador.
• Establezca metas para su reunión periódica. No puede presentar todos los aspectos de los negocios de la compañía en una reunión de una hora. Por lo tanto, decida los asuntos importantes y oportunos y dedique el tiempo de la reunión a ellos. Tenga en cuenta los intereses de la mayoría de los asistentes también.
  Recuerde, tiene otros métodos para comunicar información de la compañía que incluyen programas como Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype Empresarial, Flowdock, correo electrónico y mensajería instantánea. La comunicación de información estratégica de la compañía no tiene que llevarse a cabo en una reunión.
• Formule la agenda con cuidado. Identifique las necesidades e intereses de la mayoría de los participantes. Comience con las buenas noticias que harán que los asistentes se sientan bien.
  Varíe el orden de los oradores en la agenda cada mes. No quieres que la gente se aburra de la monotonía. Distribuya los elementos necesarios en la agenda para que la gente no se desconecte al final de la reunión o piense que los elementos finales son menos importantes.
• Un artículo en el Wall Street Journal, hace varios años, establecía que los gerentes de EE. UU. Ahorrarían el 80% del tiempo que desperdician en las reuniones si hicieran dos cosas correctamente. El primero fue siempre tener una agenda. El segundo fue comenzar a tiempo y terminar a tiempo . Añadiré que necesita permitir a cada orador la cantidad de tiempo necesaria para cubrir su tema. Manténgalos a su límite de tiempo, muy bien.
• Organice el entorno físico para que las personas estén atentos al contenido de la reunión. Nadie debe sentarse detrás o al lado de sus altavoces. Asegúrese de que haya asientos para todos los asistentes, y si es necesario tomar notas, una superficie para escribir también. Asegúrese de que las imágenes sean visibles y que las personas puedan escuchar. Es posible que necesite usar un micrófono. Puede pasar accesorios o muestras por la habitación para ver.
• Nunca subestimes el poder de la comida en una reunión. La comida relaja la atmósfera, ayuda a que las personas se sientan cómodas, ayuda a las personas a mantener niveles de energía positivos y fomenta la camaradería del equipo. Asegúrese de satisfacer las diversas necesidades de su grupo con la comida que sirve. Como ejemplo, ofrezca fruta y yogur además de rosquillas. Ofrezca salchichas vegetarianas y kosher con los franks habituales.

Lo que necesita para una reunión exitosa:

• Soporte o mesa para oradores
• Micrófono
• Agenda
• Ayudas visuales

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