Ejemplo Agenda de la reunión para una primera reunión de la Junta asesora

Después de encontrar personas para formar parte de su Junta Asesora, enviar cartas de invitación y seleccionar a los miembros de la junta directiva, es hora de comenzar a planificar la primera reunión de la Junta Asesora. La clave para comenzar correctamente con su Junta Asesora es comenzar a medida que avanza.

Ya ha reflexionado mucho sobre lo que espera obtener al contar con un Consejo Asesor y espera con interés los consejos y la experiencia que los miembros de su Junta Asesora pueden brindarle en diversos aspectos de su negocio, como la administración y el marketing. , contabilidad, personal, servicio al cliente, tecnología, etc.

Entonces quiere asegurarse de que en esta primera reunión permita que contribuyan sus miembros de la Junta Asesora.

Planifique la reunión en torno a un tema de problema o discusión

Por lo tanto, su primera reunión, como todas las reuniones de la Junta Asesora, debe planificarse en torno a una pregunta o problema. Es posible que le resulte más fácil establecer el problema como un objetivo. Por ejemplo, "Queremos aumentar nuestras ventas en un 25% este próximo trimestre. ¿Cómo podemos hacer esto?" O bien, podría plantear el tema de discusión de manera más general: "¿Cómo podemos reducir los costos de nuestro negocio?" o "¿Cómo podemos aumentar la productividad o cómo podemos mejorar el servicio al cliente?"

Reúna los materiales de referencia relevantes

Una vez que haya decidido el tema de discusión, es hora de reunir los materiales que necesitarán los miembros de la Junta Asesora.

Debido a que esta es la primera reunión de la Junta Asesora, debe incluir un plan de negocios y cualquier otro documento pertinente al tema de discusión, como cuadros, gráficos y hojas de datos que ilustran los antecedentes del tema de discusión.

Si es posible, debe enviar una copia de estos documentos a todos los miembros de la Junta Asesora con dos semanas de anticipación, junto con una copia de la agenda.

Crear la agenda de la reunión

A continuación se muestra un ejemplo de una Agenda (con comentarios para llevar a cabo la reunión de manera eficiente) que es posible que desee utilizar para su primera reunión de la Junta Asesora.

Observe que cada elemento de la agenda está cronometrado; establecer un cronograma en su reunión y atenerse a él asegura que su reunión no se empantane y estimule la discusión sobre el tema.

Haga arreglos para registrar los minutos de la reunión

También querrá hacer algunos arreglos para registrar las minutas de la reunión. No trates de hacer esto tú mismo; necesita poder participar plenamente y escuchar y contribuir bien es un trabajo de tiempo completo. Si no tiene a alguien que pueda asistir y servir como secretario, pida permiso a los miembros de su Junta Asesora para registrar la reunión.

Haga que los refrescos estén disponibles

Tener refrescos disponibles es una buena idea.El café, el té, el agua, los jugos y los refrigerios saludables, como las frutas o los muffins, son un buen toque y siempre son bienvenidos en las reuniones. Después de su primera reunión, tendrá una idea de las preferencias de los asistentes por las bebidas y los bocadillos, y puede planificar en consecuencia para la próxima reunión.

¡Relájate!

Sobre todo, no te preocupes por tu presentación. Usted está allí para compartir su visión y esperanzas para su empresa y buscar consejo, no para impresionar a nadie con efectos de presentación multimedia.

Su objetivo a largo plazo es establecer una relación de confianza con los miembros de la Junta Asesora, de modo que concéntrese en asegurarse de que los miembros de la Junta Asesora se vayan sintiendo que han sido escuchados y que han contribuido a la gestión. de su empresa, y esperando la próxima reunión de la Junta.

He incluido comentarios en esta Agenda de reuniones de la Junta asesora de muestra para guiarlo durante el proceso de la reunión. No dude en imprimir esta agenda y adaptarla a sus necesidades; puede copiarla directamente en un documento de Word, Excel u oficina similar seleccionando el texto y utilizando copiar / pegar (usando Windows, delinee el texto que se seleccionará con el mouse) , y presiona CTRL-C para copiar y CTRL-V para pegar).

Nombre de su empresa - (Completar)

Agenda

Fecha - (Completar)

Ubicación - (Completar)

Hora de inicio / finalización	Actividad
10: 00 - 10: 05 a. metro.	Presentaciones (suponiendo que los miembros de la Junta Asesora no se hayan reunido, preséntese a usted mismo y a todos los miembros de la Junta, dando un breve resumen de su experiencia).
10: 05 - 10:10 a. metro.	¿Por qué una Junta Asesora? (Una breve declaración de cómo ve la Junta Asesora operando y las contribuciones que espera que la Junta Asesora pueda hacer en su compañía. Incluya detalles tales como la frecuencia con que se reunirá la Junta).
10: 10 - 10: 20 a. metro.	Preguntas (Si las hay, pregúnteles a los miembros de su Junta cómo ven que funciona la Junta Asesora y cómo esperan contribuir).
	Tema de Discusión: (REPLACEe aquí su pregunta / declaración del problema).
10: 20 - 10: 25 a. metro.	Presentación del tema de discusión (Un resumen de la historia del tema y cómo está afectando actualmente a la empresa; no brinde sus puntos de vista / soluciones en este punto).
10: 25 - 11: 35 a. metro.	Discusión (Desea que las ideas fluyan en esta etapa, no rechace ni descarte las ideas en este punto. Contribuya también con sus ideas / opiniones).
11: 35 - 11: 50 a. metro.	Propuestas / Resoluciones (Evaluar las ideas que el grupo escuchó y elegir las mejores "soluciones".)
11: 50 - 11: 55 a. metro.	Resumen (Resuma el tema, la discusión y los resultados para el grupo y dígales qué planea hacer).
11: 55 a. metro.	Clausura

Fecha de la próxima reunión: (completar)

Si utiliza este cronograma, este es un buen momento para llevar a los miembros de la Junta Asesora a un buen almuerzo (especialmente si los refrigerios tienen no se ha servido durante la reunión). ¡Recuerde que la reunión ha terminado y que el almuerzo debería ser principalmente una ocasión social!

Mantener las reuniones cortas

Nunca debe tener una reunión de la Junta Asesora que dure más de dos horas. Dos horas es suficiente para que la mayoría de las personas presten toda su atención a la tarea que tienen entre manos.

Iniciar reuniones futuras con una revisión de temas anteriores de discusión

En futuras reuniones, debe comenzar con una revisión de lo que ha hecho sobre el tema que se discutió en la última reunión, e invitar a los miembros de la Junta Asesora a comentar acerca de las acciones de su compañía.

Debido a que el "conocer y saludar" está fuera del camino, es posible que desee tener dos temas de discusión en las reuniones futuras de su Junta Asesora. Incluso puede tener tres, si cree que encajarán cómodamente en el formato de dos horas. Pero nunca deberías tener más de tres.

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