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Darle a un empleado el uso de un automóvil de la compañía suena como una buena idea. Pero, como siempre, es más complicado de lo que parece, especialmente en relación con los impuestos.
Este artículo lo lleva a través de algunos de los problemas relacionados con los conductores de los empleados de los automóviles de la compañía.
Solo el uso comercial es deducible
No importa quién conduzca un automóvil o quién sea dueño de un automóvil, solo el uso comercial de ese automóvil se puede deducir como gasto comercial. Quien maneje el automóvil debe mantener buenos registros de manejo para el uso comercial a la vez.
El evento comercial debe registrarse el día en que ocurrió, y debe incluir los detalles del propósito, la fecha y la ubicación o el kilometraje.
Puede otorgarle a los empleados una asignación automática
La mayoría de las empresas otorgan a los empleados una asignación automática para reembolsarles los gastos de conducir un automóvil con fines comerciales. La asignación se puede dar además de proporcionar el automóvil al empleado.
Esta asignación no es un beneficio sujeto a impuestos para el empleado, siempre que se otorgue a través de un plan responsable. Un plan responsable es un conjunto de procedimientos establecidos por su negocio para contabilizar adecuadamente el dinero que se le entrega al empleado. El IRS quiere asegurarse de que no le está otorgando beneficios a los empleados, sino que estos son gastos comerciales legítimos pagados por el empleado y reembolsados por usted.
Debe usar un plan responsable del IRS
Básicamente, para tener un plan responsable, los gastos del automóvil deben tener un objetivo comercial legítimo, el empleado debe proporcionarle registros adecuados que muestren el uso comercial y los montos gastados, y el empleado debe devolver cualquier reembolso en exceso dentro de un tiempo razonable.
La asignación automática que le da a los empleados puede determinarse utilizando la tasa IRS estándar (diferente cada año) o los gastos reales. El método que use depende de usted, con algunas limitaciones.
Si no configura ni usa un plan responsable, cualquier asignación o reembolso que otorgue a los empleados por conducir está sujeto a impuestos, y debe incluir los montos de reembolso en su pago y retención de impuestos.
Uso de un automóvil de un automóvil es un beneficio de condición de trabajo
Un beneficio de condición de trabajo, según el IRS, es "propiedad y servicios que le brinda a un empleado para que el empleado pueda realizar su trabajo". " Este beneficio se excluye de los ingresos del empleado en el supuesto de que el empleado podría tomar la deducción en una declaración de impuestos personal. En el caso de un automóvil de la empresa. Recuerde, este es solo el uso comercial del automóvil que es (a) permitido como un gasto comercial y (b) no gravable para el empleado como beneficio.
Pero el uso del automóvil por parte del empleado por motivos personales no es deducible como un gasto comercial, ni para el empleado ni para su negocio.Así es como funciona esto:
El uso personal de un automóvil de la empresa es un beneficio sujeto a impuestos
Básicamente, cualquier cosa que le dé a los empleados es un beneficio sujeto a impuestos. Si le da a un empleado el uso de un automóvil, el IRS considera que el uso personal del empleado es un beneficio adicional no monetario.
Intuit Payroll dice: "Una parte del valor del automóvil se considera parte de la compensación total del empleado para propósitos impositivos". Debe considerar el valor de este beneficio y mostrarlo en el sueldo del empleado, y, por supuesto, retener el pago federal. y los impuestos estatales y los impuestos FICA (impuestos de Seguro Social y Medicare) de esta cantidad, lo mismo que de otros pagos y beneficios.
Los automóviles están listados como propiedad de un negocio
Una nota final: los vehículos comerciales pertenecen a una clase especial de propiedad para fines impositivos comerciales. Se consideran propiedades listadas, que incluyen propiedades que se pueden usar tanto por negocios como por motivos personales.
Ya sea que entregue o no el automóvil a un empleado o lo use usted mismo, si el automóvil se usa menos del 50% del tiempo para fines comerciales, aún puede deducir el uso comercial, pero debe usar el servicio de línea recta. depreciación.
Si decide regalar un automóvil de la empresa a un empleado
Veamos un ejemplo para ver cómo funciona todo esto:
Su negocio alquila un automóvil y se lo da a Mary para que lo use para hacer negocios conducción.
Mary debe mantener buenos registros en la división entre el uso comercial y personal y proporcionar a su empresa informes detallados. Para este propósito, digamos que conduce un 50% para negocios y un 50% para usos personales.
No importa quién conduzca el automóvil, el contrato de arrendamiento es a nombre de la compañía, por lo que el pago del arrendamiento es deducible como gasto comercial, pero solo en la medida en que se utilice con fines comerciales. (Si se compra el automóvil, la depreciación del automóvil es deducible, nuevamente solo para la parte comercial de su uso).
Si reembolsa a Mary por sus gastos de manejo comercial, no tiene que considerar esto. reembolso sujeto a impuestos si tiene un plan responsable, como se describe anteriormente.
Pero, el valor del automóvil para el tiempo de conducción personal debe incluirse en los ingresos de Mary (y se aplican retenciones). Si el alquiler mensual del automóvil de la empresa Mary conduce es de $ 500, debe incluir $ 250 por mes en su cheque de pago.
Por qué es importante mantener buenos registros en el uso empresarial
Como puede ver en la discusión anterior, es muy importante que el conductor del automóvil de la empresa mantenga registros excelentes para demostrar la cantidad de conductores que conducen.
Esta prueba es necesaria:
- Para que pueda reembolsar los gastos de manejo de los empleados y no tener que incluirlos en el pago del empleado
- Para probar el uso comercial, así no tiene que incluir esta parte del valor del automóvil en pago de empleados,
- por lo que puede deducir más gastos de depreciación, y
- para que pueda usar más del valor del automóvil para sus otros gastos comerciales.
Más información en Publicaciones del IRS
- Publicación IRS 535 - Deducción de gastos comerciales
- Publicación 15-B del IRS - Guía impositiva para empleadores sobre beneficios complementarios
- Publicación 463 del IRS - Gastos de viajes, entretenimiento, regalos y automóviles > IRS Tax Topic 510 - Uso comercial de un automóvil
- Descargo de responsabilidad: este artículo es sólo para fines de información general.No pretende ser un asesoramiento fiscal o legal. Consulte con sus asesores impositivos y financieros antes de comenzar a entregarle a los empleados las llaves de los autos de la compañía.
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