Consejos para ayudarlo a preparar el Formulario 1099-MISC

ACTUALIZACIÓN: La fecha límite para presentar formularios 1099-MISC y 1096 formularios de transmisión con el IRS ha cambiado. Para los formularios de 2016, el plazo de presentación es el 31 de enero de 2017. Detalles en este artículo sobre los 2017 plazos anuales del informe de impuestos sobre la nómina.

Enero es tradicionalmente el momento de prepararse para el nuevo año de nómina. Una de esas tareas de nómina es enviar informes anuales a los trabajadores por contrato que pagó el año anterior. El formulario que debe enviar a contratistas independientes es el Formulario 1099-MISC.

Antes de enviar el Formulario 1099-MISC:

1. Verifique el año en formularios de impuestos.

El IRS cambia estos formularios todos los años, así que asegúrese de tener la versión del año actual. El año del formulario es el año del pago, NO el año en que completa el formulario. Por lo tanto, si envía a un contratista un formulario 1099-MISC para el trabajo de 2016 en enero de 2017, utilice el formulario 2016.

2. Envíe 1099-MISC a contratistas independientes, no a empleados

El Formulario 1099-MISC no es para empleados. Debe ser enviado a compañías externas y trabajadores contratados a quienes pagó al menos $ 600 por año. Lea más sobre cómo saber si debe enviar un 1099-MISC o un W-2 a un trabajador. Y asegúrese de saber quién debe recibir un Formulario 1099-MISC.

3. Asegúrese de tener un Formulario W-9 para cada beneficiario.

Antes de enviar un 1099-MISC a un contratista independiente, debe tener un formulario W-9 completo. El propósito del Formulario W-9 es verificar el número de identificación fiscal de la persona.

Si no recibe un formulario W-9 de un no empleado, o si el número de identificación fiscal no es válido, el IRS le notificará que debe comenzar la retención de respaldo en los pagos a esa persona.

4. Solicite formularios 1099-MISC y use el formulario correcto

Si envía sus formularios 1099-MISC (resumen de impuestos de fin de año para contratistas independientes), ahora es el momento de solicitar formularios para este año fiscal.

Si tiene un servicio de nómina, verifique que tengan lo que necesitan para preparar estos formularios en enero.

Puede obtener formularios 1099-MISC en tiendas de suministros de oficina o en el IRS. No puede usar un formulario 1099-MISC que descarga de Internet porque la tinta roja en la Copia A es especial y no se puede copiar. Debe usar el formulario oficial.

5. Verifique los errores antes de enviar al IRS

Los errores comunes al completar los formularios 1099 incluyen usar el formulario para el año incorrecto, no usar el formulario correcto, enviar el formulario a la persona o compañía incorrecta, no incluir toda la información solicitada, y otros errores de formulario.

6. Registre los pagos en el año correcto

Asegúrese de que los pagos a los contratistas se registren en el año correcto. Usar el concepto contable de recibo constructivo como la fecha en que la persona tiene acceso irrestricto a los fondos es lo que cuenta.Entonces, ponga los pagos en el año correcto usando la fecha de pago.

Si paga a un trabajador por contrato la última semana de diciembre, pero el cheque está fechado en enero, ese ingreso cuenta hacia enero. Obtenga más información sobre los controles de tiempo para contratistas y proveedores al final del año, así como otros problemas de tiempo de ingresos y gastos al final del año.

En enero, prepare y distribuya formularios / archivos 1099-MISC con los formularios IRS

1099-MISC que se deben distribuir a quienes no sean empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

Entonces, los formularios 1099-MISC para el trabajo de 2015 y el pago deben entregarse al no empleado a más tardar el 31 de enero de 2016.

A partir de los formularios de 2016, debe enviar copias de todos los formularios 1099-MISC al IRS, junto con un formulario de envío (Formulario 1096) a más tardar el 31 de enero de 2017.

Obtenga más información sobre cómo preparar y distribuir el Formulario 1099-MISC.