Consejos para calcular el pago neto para empleados

¿Cuánto paga un empleado?

El pago neto es la cantidad del salario de un empleado (ya sea asalariado o por hora) después de la retención de impuestos federales y estatales sobre la renta, y cualquier deducción adicional del cheque de pago. El pago neto es, por lo tanto, la cantidad efectivamente recibida por el empleado en su cheque de pago.

Cómo calcular el pago neto

1. Comience con el pago bruto.

Para comenzar a calcular el pago neto, debe comenzar con el salario bruto del empleado.

El pago bruto es la cantidad que se le debe al empleado por el período de pago (semanal, quincenal, quincenal o mensual).

El salario bruto para los empleados por hora es la tarifa de horas trabajadas por hora, con primas por horas extras, si corresponde. El salario bruto para los empleados asalariados es su salario anual dividido por el número de períodos de pago en el año.

CONSEJO: Todas las retenciones y deducciones se basan en el salario bruto . La retención de diferentes impuestos y pagos no es incremental.

2. Deducir la retención del impuesto federal sobre la renta.

Los impuestos federales sobre la renta se retienen según la información proporcionada por el empleado en el Formulario W-4. Esta información establece el tramo impositivo del empleado:

• El estado civil del empleado, incluida la designación de "jefe de familia" y
• El estado civil para efectos de la declaración del empleado: presentar una declaración soltera, una declaración conjunta casada o una declaración de casado.
• Cualquier retención adicional designada por el empleado.

El nivel impositivo y el estado civil para efectos de impuestos del empleado se utilizan para determinar la retención del impuesto a la renta federal para el período de pago.

La retención adicional se agrega a estos para obtener la cantidad total que se retendrá del cheque de pago del empleado.

El monto de la retención para un período de pago específico comienza con el salario bruto y el tipo de período de pago. Luego, se incluye el estado civil y el número de exenciones del empleado en el cálculo, junto con las cantidades adicionales que el empleado desee retener.

CONSEJO: asegúrese de tener el formulario W-4 más reciente para cada empleado. Los empleados pueden enviar un nuevo formulario W-4 en cualquier momento y cuantas veces lo deseen, pero solo una vez por período de pago.

Consejo: es ilegal que un empleador ayude a un empleado a completar un formulario W-4 . Si el empleado no está seguro, diríjalo a esta calculadora de retención del IRS.

3. Deducir cualquier retención estatal y local.

La retención estatal es un poco más complicada, porque cada estado tiene diferentes reglas y formularios para la retención de nómina; algunos estados no tienen retención porque no gravan los ingresos. Los diferentes pueblos y ciudades también tienen sus propias reglas. La Oficina de Estadísticas Laborales tiene un cuadro de formularios utilizados por cada estado para calcular la retención del impuesto a la renta estatal.

CONSEJO: Si un empleado trabaja en varios estados o diferentes localidades dentro de un estado, puede tener que deducir el impuesto estatal a la renta de varios estados para cualquier nómina.Si tiene empleados en varios estados, es posible que desee obtener la ayuda de un servicio de nómina para tratar de mantener todas estas deducciones en orden.

Algunos estados tienen acuerdos de reciprocidad, lo que significa que no gravan los ingresos fuera del estado. Por ejemplo, un empleado que trabaja en Iowa y que es residente de Illinois no tiene que pagar el impuesto a la renta de Iowa sobre sus salarios.

Consulte esta lista de acuerdos de reciprocidad.

4. Retenga los impuestos FICA.

El impuesto FICA es una combinación de impuestos OASDI (Seguro Social) y Medicare. La fórmula para calcular el impuesto FICA es el pago bruto multiplicado por la parte del impuesto correspondiente al empleado, que es 7. 65% (6. 2% para la Seguridad Social y 1.45% para Medicare). Por ejemplo, si el salario bruto del empleado para ese período de pago es de $ 500, el impuesto FICA que se retendrá es de $ 38. 25.

CONSEJO: Tendrá que hacer dos recordatorios durante el año. Cada período de nómina:

• Verifique para asegurarse de que el salario bruto total del empleado para el año no exceda el máximo del Seguro Social para ese año. En el punto donde el salario del empleado excede este máximo, debe dejar de retener la Seguridad Social (el 6. 2%). No hay un máximo en la porción de Medicare.
• También debe tener en cuenta cuando los salarios de un empleado alcancen el monto del impuesto adicional de Medicare. Esta cantidad de salario bruto depende del estado civil del empleado. En este punto, debe comenzar reteniendo un 0. 9% adicional (además del 1.45%).
• Tenga en cuenta que estos cambios en la retención de impuestos FICA de los empleados no afectan sus requisitos para pagar los impuestos FICA como empleador.

5. Tome cualquier deducción voluntaria adicional.

Varias deducciones voluntarias son posibles, incluidas las primas del plan de salud, los embargos y las donaciones de caridad.

CONSEJO: Asegúrese de tener documentación en el archivo de nómina del empleado para mostrar la autorización de cualquier deducción. Las únicas excepciones son los impuestos y embargos de FICA u otros pagos ordenados por el tribunal.

Escribiendo el cheque de sueldo del empleado

Ahora que ha calculado el salario bruto, la retención retenida por impuestos sobre la renta y los impuestos FICA, y cualquier otra deducción, tiene un monto neto de pago. Es hora de escribir el sueldo del empleado.

CONSEJO: La ley federal exige que con cada cheque de nómina deba proporcionar a cada empleado información sobre las cantidades del año hasta la fecha f o todos los cálculos.