Secretos de las buenas prácticas

A primera vista, las matemáticas y la comunicación persuasiva -escritura de negocios y en particular hablar en público- parecerían tener poco en común. Después de todo, las matemáticas son una ciencia objetiva, mientras que hablar involucra calidad de voz, inflexión, contacto visual, personalidad, lenguaje corporal y otros componentes subjetivos.

Sin embargo, debajo de la superficie, son muy similares.

Por encima de cualquier otra cosa, el éxito de una presentación oral depende de la precisión de su estructura.

Las matemáticas tienen que ver con la precisión. Por lo tanto, no es tan extraño pensar que aplicar algunos de los conceptos de las matemáticas a las presentaciones orales podría hacerlos mucho más efectivos.

Como dicen en la industria del cine, hay tres factores clave para hacer una película exitosa: el guión, el guión y el guión. Del mismo modo, tres factores clave entran en hacer un discurso exitoso: la estructura, la estructura y la estructura.

¿No estás convencido? Entonces comencemos con algo menos radical. Creo que todos podemos estar de acuerdo en que hablar bien está relacionado con la buena escritura. Si puede escribir un buen texto, entonces está en camino de preparar una buena presentación oral. Por lo tanto, si mejora su escritura, también mejorará su habla.

Para simplificar las cosas, de ahora en adelante hablaremos principalmente de la buena escritura porque en la mayoría de los casos las mismas ideas se aplican directamente al buen hablar.

Para una buena escritura comercial, sepa lo que está haciendo

Muchas empresas comerciales no cumplen con su potencial, e incluso a veces quiebran, porque no definen correctamente el negocio en el que se encuentran .

Las compañías de perfumes, por ejemplo, no venden líquidos fragantes, sino amor, romance, seducción, autoestima, etc. Las empresas de bio-alimentos no venden productos orgánicos, sino honestidad, pureza, naturaleza, etc. Los fabricantes de automóviles no venden transporte, sino libertad, aventura, espontaneidad, prestigio, etc.

El hecho es que cada industria, incluso cada producto individual, puede tener que determinar de qué se trata realmente, y hay miles de ¡ellos!

Los escritores tienen suerte. Existen numerosas variaciones de lo que hacemos, pero en realidad solo hay dos tipos fundamentales de escritura. Es importante reconocer esto porque no solo son bastante diferentes, en algunos aspectos, son exactamente opuestos. Entonces, a menos que reconozcamos claramente qué tipo de escritura estamos haciendo, y cómo difiere de la otra, es casi seguro que cometeremos errores graves.

¿Cuáles son los dos tipos? ¿Y cómo difieren?

Escritura creativa

• Textos como cuentos, novelas, poemas, obras de radio, obras de teatro, guiones de televisión, guiones cinematográficos, etc.
• El propósito fundamental de la escritura creativa es divertir y entretener.

Escritura expositiva

• Textos como memorandos, informes, propuestas, manuales de capacitación, boletines informativos, documentos de investigación, cartas de ventas, etc.
• El propósito fundamental de la escritura expositiva es instruir e informar.

La buena escritura de negocios necesita la actitud correcta

Debido a que los objetivos de la escritura creativa y expositiva son muy diferentes, antes de presionar una tecla, debes adoptar la actitud apropiada hacia el tipo de escritura que estás haciendo.

Actitud de escritura creativa

Todos quieren leer, quieren lo que van a escribir.

Después de todo, ¿quién no quiere divertirse y entretenerse?

Actitud de redacción expositiva

Nadie quiere leer lo que va a escribir.

A la mayoría de las personas no les gusta recibir instrucciones e información. Probablemente preferirían estar haciendo otra cosa.

La importancia de reconocer y adoptar la "actitud de escritura expositiva" no se puede exagerar porque puede cambiar drásticamente la naturaleza misma de lo que estás escribiendo. Aquí hay un par de ejemplos.

A. Folleto de imagen corporativa

Una vez me encargaron escribir un folleto de imagen corporativa. Dos cosas son ciertas acerca de estos folletos costosos y brillantes:

• Casi todas las empresas de cualquier tamaño se sienten obligadas a producirlas.
• Prácticamente nadie los lee.

A partir de la actitud de que nadie querría leer lo que estaba por escribir, creé un folleto que las personas no solo leen.

¡En realidad llamaron a la compañía para solicitar copias adicionales para dar a amigos, clientes y colegas profesionales!

B Producto estancado

En otra ocasión, me encargaron desarrollar una campaña de marketing para revitalizar un producto con ventas estancadas. Al aplicar la actitud de escritura expositiva, descubrí que tres de los beneficios clave del producto no se explotaban correctamente.

¿Por qué? El fabricante consideró que todo lo relacionado con su producto era importante, por lo que durante años habían ocultado sistemáticamente estos tres beneficios clave bajo una avalancha de otra información de menor interés para los compradores potenciales. La nueva campaña se enfocó fuertemente en los beneficios clave; prácticamente toda la demás información se movió a un segundo plano o se eliminó. Como resultado, las ventas se dispararon alrededor del 40% en el primer año.

Con algunos matices, esta misma actitud de escritura expositiva se puede aplicar, y se debe, también a hablar.

Enfoque esencial de la escritura expositiva

Debido a que la escritura creativa y la escritura expositiva tienen esencialmente objetivos y actitudes diferentes, requieren enfoques esencialmente diferentes.

Método de escritura creativa

Juega con el lenguaje para generar placer.

En otras palabras, use su dominio del idioma para entretener y entretener.

Método de escritura expositiva

Organizar información para generar interés.

El uso inteligente del lenguaje nunca hará que la información aburrida sea interesante; sin embargo, puede organizar la información para que sea interesante. Olvídate de la pirotecnia literaria. Concéntrese en el contenido.

Ahora vamos a dejar la escritura creativa, porque la mayoría de lo que escribimos, y decimos, es expositivo.

¿Qué queremos decir con "buena escritura"?

Ahora estamos listos para volver a la noción de cómo las matemáticas se aplican a la buena escritura comercial y, por extensión, a la buena expresión.

Cuando alguien lee un texto expositivo o escucha un discurso expositivo, es probable que lo juzgue como bueno o no. Probablemente lo hagas tú mismo. Pero, ¿a qué te refieres cuando dices que un texto o un discurso es "bueno"?

Después de algunas dificultades, la mayoría de las personas suelen establecer dos criterios: claro y conciso .

Las matemáticas dependen de definiciones inequívocas; si no tiene claro el problema, es poco probable que encuentre la solución. Así que vamos a examinar estos criterios con cierto detalle para establecer definiciones objetivas, e incluso fórmulas cuasi matemáticas, para comprobar si un texto o una presentación es realmente "bueno".

A. Clarity

¿Cómo sabes que una parte de la escritura de negocios es clara?

Si esto suena como una pregunta tonta, intenta responderla. Probablemente haga algo como esto:

Pregunta: ¿Qué hace que este texto sea claro?
Respuesta: es fácil de entender.
Pregunta: ¿Qué lo hace fácil de entender?
Respuesta: es simple.
Pregunta: ¿Qué quiere decir con simple?
Respuesta: está claro.

Tú, de hecho, terminas dando vueltas en círculo. El texto es claro porque es fácil de entender … porque es simple … porque está claro.

"Claro", "fácil de entender" y "simple" son sinónimos. Si bien los sinónimos pueden tener matices, no tienen contenido, por lo que aún se queda con su propia apreciación subjetiva. Pero lo que piensas que está claro puede no serlo para otros.

Es por eso que le damos a "claro" una definición objetiva, casi como una fórmula matemática. Para lograr claridad, yo. mi. prácticamente todos estarán de acuerdo en que está claro; debes hacer tres cosas.

1. Haga hincapié en lo que es de importancia clave.
2. Desacentre lo que es de importancia secundaria.
3. Elimina lo que no tiene importancia.

En resumen: CL = EDE

Como todas las fórmulas matemáticas, esta solo funciona si sabe cómo aplicarla, lo que requiere juicio.

En este caso, primero debe decidir qué es de importancia clave , i. mi. ¿Cuáles son las ideas clave que quiere que sus lectores le quiten a su texto? Esto no siempre es fácil de hacer. Es mucho más simple decir que todo es de importancia clave, por lo que pone todo lo que tiene.

Pero hay un aforismo que advierte: si todo es importante, nada lo es. En otras palabras, a menos que primero haga el trabajo de definir lo que realmente quiere que sus lectores sepan, no lo harán por usted. Se perderán en su texto y se rendirán o saldrán al otro lado sin saber qué es lo que han leído.

¿Qué pasa con el segundo elemento de la fórmula, quitarle énfasis a lo que es de importancia secundaria?

Eso suena bastante fácil.No desea que la información y las ideas clave se pierdan en detalles. Si enfatiza claramente lo que es de importancia clave, a través de titulares, cursivas, subrayado o simplemente cómo organiza la información, lo que sobra se desacentua automáticamente.

Ahora, lo único que queda por hacer es eliminar lo que es de sin importancia.

¿Pero cómo distingues entre lo que es de importancia secundaria y lo que no tiene importancia? Una vez más, esto requiere juicio, lo cual es ayudado por la siguiente prueba muy importante.

Importancia secundaria es cualquier cosa que respalde y / o desarrolle una o más de las ideas clave. Si juzga que una información, de hecho, admite o elabora una o más ideas clave, entonces la conserva. Si no, lo eliminas.

B Concisión

¿Cómo sabes que un texto es conciso?

Si esto una vez más suena como una pregunta tonta, intentemos responderla.

Pregunta: ¿Qué hace que este texto sea conciso?
Respuesta: es corto.
Pregunta: ¿Qué quiere decir con corto?
Respuesta: no tiene demasiadas palabras.
Pregunta: ¿Cómo sabes que no tiene demasiadas palabras?
Respuesta: porque es conciso.

Así que una vez más terminamos dando vueltas en círculo. El texto es conciso porque es corto … porque no tiene demasiadas palabras … porque es conciso.

Una vez más, tenemos casi una fórmula matemática para resolver el problema. Para lograr concisión, la escritura de su negocio debe cumplir con dos criterios. Debe ser como:

1. Largo como sea necesario
2. Corto como sea posible

En símbolos: CO = LS

Si ha cumplido correctamente los criterios de "claridad", ya entiende "siempre según sea necesario". Significa cubrir todas las ideas de importancia clave que ha identificado, y todas las ideas de importancia secundaria necesarias para apoyar y / o elaborar estas ideas clave.

Tenga en cuenta que aquí no se dice nada sobre el número de palabras, porque es irrelevante. Si se necesitan 500 palabras para ser "el tiempo que sea necesario", se deben usar 500 palabras. Si toma 1500 palabras, entonces esto también está bien. El punto importante es que todo lo que debería estar en el texto está completamente allí.

¿Entonces qué significa "lo más corto posible"?

Una vez más, esto no tiene nada que ver con el número de palabras. De nada sirve decir al principio: "No debo escribir más de 300 palabras sobre este tema", porque 500 palabras pueden ser el mínimo necesario.

"Lo más corto posible" significa permanecer lo más cerca posible del mínimo. Pero no porque la gente prefiera textos cortos; en abstracto, los términos "largo" y "corto" no tienen ningún significado. El punto importante es que todas las palabras más allá del mínimo tienden a reducir la claridad.

No deberíamos ser rígidos al respecto. Si puede hacer "el tiempo que sea necesario" en 500 palabras y usa 520, esta es probablemente una cuestión de estilo individual. No hace daño. Sin embargo, si usa 650 palabras, es casi seguro que el texto no estará completamente claro, y que el lector se confundirá, aburrirá o perderá.

En resumen, la concisión significa decir lo que se necesita decir en la cantidad mínima de palabras. Concisión:

• Ayuda a la claridad al garantizar la mejor estructuración de la información.
• Mantiene el interés del lector al proporcionar la máxima información en un tiempo mínimo.

La buena escritura de negocios también a menudo necesita persuadir al lector.

C Densidad

La densidad es un concepto menos familiar que la claridad y la concisión, pero es igualmente importante para la buena escritura comercial. En forma matemática, la densidad consta de:

1. Información precisa
2. Vinculada lógicamente

En otras palabras: D = PL

Importancia de la información precisa

Supongamos que ingresa a una habitación donde hay dos otras personas y decir: "Hoy hace mucho calor". Una de esas personas viene de Helsinki; en su mente, interpreta que "caliente" significa aproximadamente 23 ° C. El otro proviene de Jartum; para él, "caliente" significa 45 ° C.

Ha tenido un comienzo bastante malo porque cada uno tiene una idea totalmente diferente de lo que quiere decir. Pero supongamos que dices: "Hoy hace mucho calor, la temperatura es de 28 ° C". Ahora no hay lugar para la confusión. Ambos saben con bastante claridad que están a 28 ° C en el exterior y que consideran que esto es muy caliente.

Usar tanta información precisa como sea posible en la escritura de negocios le da al escritor dos ventajas significativas:

1) Control mental

No nos avergüence el término "control mental", porque esto es precisamente lo que es bueno escritor quiere lograr. Él necesita que la mente del lector vaya solo donde lo dirige y en ninguna otra parte.

Porque pueden interpretarse de maneras desconocidas, términos ambiguos (las llamadas "palabras comadrejas") como "caliente", "frío", "grande", "pequeño", "bueno", "malo", etc. .permitir que la mente del lector escape del control del escritor. Un lapso ocasional no es crítico; sin embargo, demasiadas palabras de comadreja en un texto conducirán inevitablemente a la confusión, el aburrimiento y el desinterés del lector.

2) Confianza del lector

Usar información precisa genera confianza, importante para la escritura de negocios porque le dice al lector que el escritor realmente sabe de lo que está hablando.

La confianza del lector es importante en cualquier tipo de texto, pero es crucial en la argumentación. Si intentas ganar un punto, lo último que quieres es que el lector cuestione tus datos, pero esta es la primera reacción que provocará la escritura imprecisa. La escritura precisa asegura que la discusión será sobre las implicaciones de la información, i. mi. qué conclusiones deben extraerse, no si todo debe volver para una investigación más profunda.

Importancia de la vinculación lógica

Los datos precisos (hechos) por sí mismos son insuficientes en la redacción comercial. Para ser significativo, los datos deben estar organizados para crear información, i. mi. ayudar al lector a entender

Hay dos pruebas importantes para aplicar al convertir datos en información:

1. Relevancia

¿Se necesita una información en particular? Como hemos visto, los datos innecesarios dañan la comprensión y, en última instancia, socavan la confianza.Por lo tanto, cualquier información que no ayude a comprender o promover la confianza debe ser eliminada.

2. Conceptos erróneos

El enlace lógico entre los datos debe hacerse explícito para evitar que el lector llegue a conclusiones falsas. Por ejemplo, una situación específica puede confundirse con una general; el crédito por un logro puede parecer pertenecer a una sola persona cuando realmente pertenece a un grupo; una política de la compañía puede parecer aplicable solo en circunstancias muy específicas en lugar de en todas las circunstancias, etc.

Para garantizar que un enlace lógico sea claro, coloque las dos piezas de datos lo más cerca posible entre usted y su empresa, preferiblemente uno al lado del otro.

Cuando los datos están ampliamente separados, su relación lógica se enmascara y es poco probable que el lector establezca la conexión.

¿Qué es lo que quieres? ¿Qué quieren tus lectores?

Con frecuencia les pregunto a los escritores no profesionales en qué están pensando cuando se sientan al teclado para componer el texto. La respuesta suele ser algo así como: "¿Cómo deseo presentar mi material?" "¿Qué tono y estilo debo usar?" "¿En qué orden debo poner mis ideas clave?" Y así.

Sin embargo, si comienzas con la actitud correcta para la escritura comercial, que nadie quiere leer lo que escribes, tu primera tarea es ninguna de estas. Antes que nada, debes encontrar las razones por las cuales las personas deberían dedicar su tiempo a leer lo que escribes .

En general, no puede obligar a las personas a leer lo que no quieren, incluso si les pagan para hacerlo.

Por ejemplo, usted genera un informe que define oportunidades para aumentar las ventas y los beneficios. Sin embargo, si no está bien escrito, incluso las personas que deben leerlo como parte de su trabajo es poco probable que le presten toda su atención. Por otro lado, si inmediatamente ven su propio interés en leer lo que usted ha escrito, lo harán con mucho gusto y con plena atención. De hecho, ¡probablemente no puedas evitar que lo lean!

Existen varios métodos para generar un deseo tan fuerte de leer, según el tipo de lectores y el tipo de información. Cualquiera que sea el dispositivo más apropiado, lo más importante es reconocer la necesidad imperiosa de usarlo. Hasta que se cumpla esta necesidad, nada más tiene importancia.