Debo usar una empresa de destrucción de documentos

En todo el mundo, las leyes son cada vez más estrictas sobre el robo de identidad, y la necesidad de destrucción sistemática de documentos va en aumento. La destrucción sistemática de documentos es particularmente más importante y se hace obligatoria por las leyes federales y locales para las empresas o empresas que se ocupan de la Información personal identificable (PII) sensible y privada. PII generalmente incluye información como nombre, número de seguro social, dirección, dirección de correo electrónico y número de teléfono que se puede utilizar para identificar a un individuo.

Eso nos lleva al tema de este artículo, el dilema de contratar una empresa proveedora de servicios de destrucción de documentos o destrucción de documentos o hacer el trabajo de destruir los documentos por parte de la empresa que genera los documentos.

Conocer los siguientes pros y contras del uso de una compañía de servicios de destrucción de documentos debería ayudarlo a tomar una decisión perfecta:

Ventajas de usar Document Destruction Company

Seguridad y comodidad El uso de una empresa de destrucción de documentos para la destrucción sistemática de documentos se considera seguro y conveniente debido a que la mayoría de los servicios de destrucción de documentos las empresas están bien equipadas con sofisticadas tecnologías de destrucción de documentos y asumen la responsabilidad completa.

El uso de una empresa de destrucción de documentos es seguro porque hacen todo frente a la autoridad de la empresa. La mayoría de los servicios de destrucción de documentos que brindan las compañías le darán una caja donde almacenará todos sus papeles y discos no deseados (que contienen información confidencial) y ellos vendrán y destruirán los documentos que extraen de la caja.

Todo sucede frente a usted, lo que lo hace completamente seguro.

La contratación de una empresa es conveniente porque ninguno de sus empleados tendrá que participar en el proceso, aparte de un individuo designado que observe todo el proceso para asegurarse de que la empresa que contrate realice el trabajo según sus requisitos.

La contratación de una empresa de destrucción de documentos es conveniente, especialmente cuando la cantidad de documentos que se destruirán es enorme. Si su empresa desea comprar tecnologías de destrucción de documentos, requerirá mano de obra adicional para realizar el trabajo. Si desea emplear su mano de obra existente, podría ser realmente muy desafiante. Los servicios de destrucción de documentos se pueden tomar de forma regular o solo una vez al año. Tomar los servicios regulares, por ejemplo, mensualmente, es bueno cuando la cantidad de documentos que se destruirán es grande.

Cumplir con la Ley de destrucción de documentos locales Las empresas de servicios de destrucción de documentos conocen muy bien las leyes locales de destrucción de documentos. Por lo tanto, cuando contrata a un proveedor de servicios de destrucción de documentos, puede estar seguro de cumplir con las leyes locales.Al final del proceso, la compañía de destrucción de documentos le dará un certificado de destrucción. Este certificado lo ayudará en el procedimiento legal en caso de que su empresa sea acusada de violar la ley de destrucción de documentos. Los servicios de destrucción de documentos pueden ser monitoreados y certificados por la Asociación Nacional para la Destrucción de la Información (NAID). Entonces, si el servicio de cualquier compañía de destrucción de documentos no es seguro, podrían perder esta certificación.

Respetuoso con el medioambiente La mayoría de las compañías de destrucción de documentos se autodenominan Green Business. Porque aseguran que los documentos se reciclan o se compostan sistemáticamente para tener el menor impacto ambiental posible.

Desventajas del uso de Document Destruction Company El costo de uso de las empresas de destrucción de documentos puede ser negativo para las pequeñas empresas que producen una cantidad pequeña de documentos y, como tales, pueden destruir los documentos internamente. El uso de una empresa de destrucción de documentos debe considerarse menos necesario cuando su empresa no se ocupa de PII. En ese caso, usar una compañía de destrucción de documentos podría no ser obligatorio.

Pros y contras de destruir por la propia empresa

Cuando una empresa no se ocupa de PII, siempre es una buena idea buscar la forma rentable de destruir el documento por parte de la propia empresa si la opción realmente es el costo eficaz.

Puede ser rentable cuando el trabajo lo pueden realizar los empleados existentes y con una inversión mínima en tecnología. Pero la mayoría de las veces, la inversión en la tecnología es más costosa que pagar ciertos cargos solo una vez al mes por los servicios de destrucción de documentos. Pero qué tan costoso o rentable hacerlo tú mismo dependerá de cómo lo hagas todo. Aquí hay una historia de éxito de destrucción de documentos por parte de una empresa: por otro lado, así es como una trituradora de oficina puede costar más de lo que piensas:

Si una empresa se ocupa de PII, entonces es difícil garantizar el nivel de seguridad que se puede obtener tomando los servicios de una empresa de destrucción de documentos. Y cuando una compañía hace el trabajo, tampoco habrá nadie que entregue certificado de destrucción de documentos.