El ABC de una carta de reconocimiento de donaciones

Hay dos pasos para agradecer a un donante. El primero tiene que ver con establecer una buena relación con cada donante, y el otro tiene un propósito muy legal.

Primero, necesita una cálida carta de agradecimiento, pero también debe incluir la información legalmente requerida para que los donantes puedan documentar que le dieron una donación deducible de impuestos a su organización benéfica.

El IRS requiere organizaciones benéficas públicas (también conocidas como organizaciones 501 (c) (3)) para enviar una carta de reconocimiento formal por cualquier donación de más de $ 250.

El donante puede usar esta carta como prueba de su donación y reclamar una deducción fiscal. La mayoría de las organizaciones benéficas envían un reconocimiento por todas las donaciones, incluso las pequeñas.

Ambos objetivos, que agradecen al donante y satisfacen los requisitos legales, se pueden lograr al mismo tiempo o por separado. La mayoría de las organizaciones benéficas logran cumplir ambos requisitos en una sola letra.

Cuando se debe reconocer una donación a efectos fiscales

El IRS dice que el reconocimiento debe hacerse “por escrito, en el momento de la solicitud o cuando se recibe el pago, y de una manera que llamará la atención del donante. "(Consulte la Publicación 1771 del IRS)

El reconocimiento de la donación debe realizarse a más tardar el 31 de enero ^st del año siguiente al regalo. Sin embargo, las mejores prácticas sugieren que las organizaciones benéficas deben enviar un reconocimiento tan pronto como sea posible después de recibir el regalo.

Además, la mayoría de las organizaciones benéficas envían un resumen de las contribuciones de un donante para el año anterior a fines de enero.

En una era de convocatorias y donaciones de recaudación de fondos multicanal, el envío de ese resumen de fin de año por correo (sin importar si las donaciones originales llegaron por cheque físico o en línea), asegura que su organización ha notificado adecuadamente al donante.

¿Puede enviar ese resumen final de las contribuciones de un donante para el año anterior por correo electrónico?

Sí. No existe una prescripción legal para el formulario que debe tomar una carta de reconocimiento. Por ejemplo, podría ser una postal, un correo electrónico o una carta física.

Sin embargo, en mi opinión, es mejor hacer que ese resumen de fin de año sea una carta física por correo. Es posible que un mensaje de correo electrónico no se note en un buzón lleno de gente o incluso que termine en la carpeta de correo no deseado del donante.

Lo que debe incluir en el reconocimiento

• El nombre de su organización
• Una declaración que dice que es una organización exenta de impuestos 501c3
• La fecha en que se recibió la donación
• El monto de la contribución en efectivo ( efectivo significa cheques, tarjeta de crédito y deducción de nómina)
• Una descripción (pero no valor) de una contribución no monetaria. El donante estima el valor de las contribuciones no monetarias al informarlas al IRS en su declaración de impuestos.
• Una declaración de que no hay bienes o servicios fueron proporcionados por la organización, en su caso
• Una descripción y estimado de buena fe del valor de los bienes o servicios, si las hubiera, que la organización proporciona a cambio de la contribución.Un ejemplo podría ser una cena donde parte del dinero paga por la comida, mientras que el resto es una donación.
• Una declaración de que los bienes o servicios, si los hay, que la organización proporcionó a cambio de la contribución consistieron en beneficios intangibles, si corresponde. Un ejemplo podría ser un pequeño regalo valorado en menos de $ 75, como una taza o bolso con el logotipo de la organización.

¿Qué pasará si mi organización no proporciona un reconocimiento adecuado?

El IRS ha denegado las deducciones fiscales a los donantes que no pueden ofrecer un reconocimiento adecuado por sus donaciones a una organización benéfica.

La "Crónica de la filantropía" informó sobre esto en su artículo, IRS Crackdown pone el foco en los registros de regalos. En un caso, el juicio dependía de que el reconocimiento no fuera lo suficientemente oportuno y careciera del lenguaje requerido.

CONSEJO: Desarrolle su lenguaje de reconocimiento y hágalo evaluar por un abogado que se especialice en asuntos sin fines de lucro. Luego usa el mismo idioma consistentemente.

Algunos ejemplos:

No hay motivo por el que su organización no pueda darle un caluroso agradecimiento que alentará a sus donantes a darle nuevamente y cumplir con su obligación de proporcionar un reconocimiento aceptable por parte del IRS de la donación .

Aunque el lenguaje de reconocimiento debe ser adecuado para cada organización benéfica, aquí hay dos ejemplos de declaraciones que cumplen con todos los requisitos.

El primero llegó al final de una carta escrita enviada por correo; el segundo fue parte de un correo electrónico de agradecimiento.

1. "Como organización benéfica 501c3, las leyes impositivas nos exigen que le notifiquemos que esta carta es el reconocimiento oficial de su donación. Además, debemos certificar que no recibió bienes o servicios en consideración a esta contribución; , el monto total de su donación es deducible de impuestos. ¡Gracias! "

2." Partners In Health, una organización sin fines de lucro 501 (c) (3), no ha proporcionado ningún bien o servicio, en su totalidad o en parte, para usted en consideración por esta contribución voluntaria en efectivo. Si desea reclamar la deducción de impuestos de este regalo en los Estados Unidos, conserve esta carta de confirmación de sus archivos. El número EIN de Partners In Health es xxxxx. "

Ambos de estos ejemplos funcionan para donaciones en efectivo. Pero, ¿qué pasa si la donación no es en efectivo, sino propiedad o bienes físicos de algún tipo? En ese caso, use un lenguaje similar a este ejemplo:

"Gracias por su contribución de un refrigerador usado y uno usado que [nombre de una organización sin fines de lucro], una organización sin fines de lucro 501 (c) (3), recibida en [ Fecha]. No se proporcionaron bienes o servicios a cambio de su contribución. "

Recursos:

Publicación del IRS 1771

Base de conocimiento de GrantSpace

Consejo Nacional de Organizaciones sin fines de lucro