Aprender cómo escribir una hoja informativa

Una hoja de datos parece ser la cosa más fácil del mundo para escribir. Números. Muchos números Luego, los resalta a todos y hace clic en el ícono en Word para convertirlos en una serie de viñetas. Las hojas de datos están destinadas a informar, por lo que la estructura natural es la pirámide invertida del periodismo: de lo más importante a lo menos importante. Excepto ¿cómo se resuelve qué hechos son más importantes que otros?

Evitar el error común con hojas informativas

• Demasiados hechos: Es fácil encontrar números y estadísticas. Recolectarás docenas de ellos, ¿y quién quiere pasar horas buscando todos esos buenos números y no usarlos?
• Diferentes fuentes dicen lo mismo: A menudo es una mala idea citar varias fuentes sobre el mismo problema porque no estarán de acuerdo con el número. Habrán usado diferentes metodologías y completado su estudio en diferentes momentos. Incluso la misma organización que utiliza los mismos métodos en el mismo día tendrá números ligeramente diferentes debido al ruido estadístico.
• Hechos en orden aleatorio sin flujo o estructura: Hay buenas razones para dedicar tiempo y pensar en poner hechos en una estructura.
• Abastecimiento y atribuciones enterrando los hechos: ¿Quiénes son las estrellas de este espectáculo? Los hechos, no dónde los obtuviste. Si sus fuentes y citas convierten una viñeta de hechos en un párrafo largo y aburrido, coloque la fuente en una nota al pie.

Structure Matters

Es una buena idea reducir sus hechos y tener algún tipo de orden lógico para ellos.

El primer hecho a menudo debe ser significativo: el tamaño del problema.

¿Por qué es esto importante?

Un buen segundo número es relevancia. ¿Por qué debería preocuparse a la persona promedio? Aquí hay un ejemplo: conducir ebrio mata a 45,000 personas al año. Tiene tres veces más probabilidades de ser mutilado o asesinado manejando a casa desde el trabajo a manos de un conductor ebrio que ser herido o asesinado por un criminal.

Otro tema relevante es el costo. Si trabaja para una corporación que anuncia un nuevo producto, este podría ser el hecho más importante de todos: "Nuestro nuevo automóvil eléctrico costará $ 20,000, y ahorrará $ 2,000 al año en gasolina".

Las comparaciones también son típicas. La prensa y el público quieren saber cómo medir las cosas contra otras cosas con las que están familiarizados. Otros productos. Otros problemas.

Un tipo diferente de hoja informativa no trata de números, sino de cronogramas. Si un recluso escapa de una prisión federal en Utah y los Estados Unidos lo persiguen a través de cinco estados antes de que lo atrapen, la prensa y el público querrán saber qué sucedió y cuándo. Una línea de tiempo

Las hojas de datos también se pueden usar para detallar detalles de algo nuevo, ya sea el tamaño de la pantalla y la duración de la batería del dispositivo más nuevo de Silicon Valley, los detalles de una ley propuesta o los números de carrera del nuevo jardinero derecho para el Boston Medias Rojas.

Su hoja informativa debe contener como mínimo lo siguiente:

• Contacto de medios
• Nombre del evento con tres o cuatro líneas que explican el evento
• Fecha del evento
• Ubicación del evento, asegúrese de dar la dirección exacta
• Hora o horas del evento junto con la zona horaria.
• Información de entradas, dónde obtenerlas y el costo asociado con las entradas
• Información pertinente, como contactos, dirección de correo electrónico, sitio web

Si esta es la primera vez que redacta una hoja de datos, no tema confiar en una plantilla para ayudarlo a guiarse, es mejor usar una plantilla de hoja de datos y hacerlo bien, en vez de omitir una información muy vital que confunde al destinatario de la información.

Editado por Laura Lake