Formulario i-9 Requisitos de verificación de empleo

Cuando se les contrata para un nuevo trabajo, se requiere que los empleados demuestren que tienen el derecho legal de trabajar en los Estados Unidos.

¿Qué es un Formulario I-9?

Los empleadores deben verificar la identidad y la elegibilidad para trabajar para todos los nuevos empleados. Un Formulario de elegibilidad para el empleo (I-9) es un formulario creado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que debe completarse para cada empleado contratado en los Estados Unidos.

El formulario I-9 se usa para verificar la identidad de un empleado y para determinar si es elegible para comenzar a trabajar para la compañía.

Cuando se completen los formularios de elegibilidad para el empleo

Se debe completar un Formulario de elegibilidad para el empleo (I-9) para todos los nuevos empleados. El empleador debe verificar la elegibilidad laboral y los documentos de identidad presentados por el empleado y registrar la información del documento en el formulario I-9 dentro de los tres días posteriores al empleo.

Si un empleador no completa y mantiene los formularios I-9 para cada nuevo empleado, pueden estar sujetos a multas u otras ramificaciones legales del Departamento de Trabajo. Los empleados deben proporcionar documentación para respaldar su reclamo y demostrar que tienen el derecho legal de trabajar en los EE. UU.

Además, los empleados deben presentar documentos originales, no fotocopias.

La única excepción es que un empleado puede presentar una copia certificada de un certificado de nacimiento. En el formulario, el empleador debe verificar la elegibilidad laboral y los documentos de identidad presentados por el empleado y registrar la información del documento en el formulario I-9.

Lea más sobre: ​​ Papeleo de contratación de nuevos empleados

Antecedentes de la legislación

La Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986 considera que los empleadores estadounidenses son legalmente responsables de la verificación de elegibilidad de empleo requerida para todos los nuevos empleados. La primera parte del formulario I-9 debe ser completada por el empleado, y el empleador debe completar la segunda sección dentro de los tres días posteriores a la fecha de inicio del empleado.

Si bien el formulario I-9 no se requiere para voluntarios o empleados contratados, los ciudadanos extranjeros con visas de trabajo deben completar el formulario para indicar su estado legal en los Estados Unidos.

Si un empleado no puede leer o escribir en inglés, el formulario permite que un traductor o preparador legal complete el formulario en nombre del empleado. A partir de octubre de 2004, el proceso de verificación I-9 puede completarse electrónicamente.

Documentación requerida para demostrar la elegibilidad para trabajar

Además de su información personal básica, cuando rellene un formulario I-9, debe proporcionar un documento que establezca su identidad y su elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos. .La documentación generalmente incluye algún tipo de identificación con foto y la confirmación del estado legal en el país para verificar la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos.

Documentos I-9 aceptables

Hay tres categorías de documentos que puede enviar. Los empleados deben presentar uno de los documentos de la Lista A o uno de los documentos de la Lista B y uno de los documentos de la Lista C.

Lista A (Documentos que establecen la identidad y la elegibilidad para el empleo)

• Estados Unidos Pasaporte
• Tarjeta de Residencia Permanente o Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero (I-551)
• Tarjeta de Residencia Temporal (I-688)
• Documento de Autorización de Empleo (I-766, I-688B, o I-688A) > Pasaporte extranjero con sello I-551 temporal
• Para extranjeros autorizados a trabajar solo para un empleador específico, pasaporte extranjero con el Formulario I-94 que autoriza el empleo con este empleador
• Lista B (Documentos que establecen identidad únicamente)

Licencia de conducir expedida por una tarjeta de identidad estatal o de propiedad

• emitida por un estado o posesión periférica
• Documento tribal nativo americano
• Licencia de conducir canadiense o tarjeta de identificación con una fotografía (para extranjeros canadienses autorizados a trabajar solo por empleador específico)
• Tarjeta de identificación escolar con fotografía
• Registro de votantes tarjeta de tration
• U. S. Tarjeta militar o registro del borrador
• Tarjeta de identificación del dependiente militar
• Lista C (Documentos que establecen la elegibilidad laboral únicamente)

Tarjeta del número de cuenta del Seguro Social sin restricciones laborales

• Copia original o certificada de un certificado de nacimiento un sello oficial emitido por una agencia del gobierno estatal o local
• Certificación de Nacimiento en el Exterior
• U. Tarjeta de identificación S. Citizen
• Documento tribal nativo americano
• Formulario I-94 que autoriza el empleo con este empleador (para extranjeros autorizados a trabajar solo para un empleador específico)
• No I-9 ¿Documentación?

Un empleado que no presenta el documento requerido, o un recibo de un documento de reemplazo (en el caso de documentos perdidos, robados o destruidos), dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleo, puede darse por terminado. Un empleado que muestra un recibo tiene noventa días para presentar los documentos originales.

Proceso de verificación de la forma I-9

Los formularios I-9 del ciudadano de los Estados Unidos son válidos indefinidamente a menos que ocurra una brecha en el empleo superior a un año. Los ciudadanos extranjeros con una visa de trabajo o estudiantes y visitantes de intercambio deben volver a verificar su I-9 con cada extensión, o después de que su visa expire con la emisión de un nuevo permiso de autorización de empleo. Los formularios

I-9 deben ser retenidos por el empleador por tres años después de la fecha de inicio de un empleado o un año después de que se termine su empleo, lo que ocurra más tarde.

Cuándo no necesita un formulario I-9

Desde que se instituyó la ley el 6 de noviembre de 1986, la mayoría de los trabajadores remunerados deben presentar los formularios I-9. Sin embargo, hay algunas excepciones a la regla. No necesita un formulario I-9 si usted:

fue contratado el 6 de noviembre de 1986 o antes, y continúa en su empleo con la expectativa de continuar con su compañía en el futuro.

• Lo contratan para un "trabajo doméstico informal", como niñera, niñera o limpieza, en un hogar privado de forma intermitente.
• Eres un contratista independiente.
• No está trabajando físicamente en los Estados Unidos.
• Cláusulas antidiscriminatorias

El IRCA también incluye cláusulas antidiscriminatorias. Bajo el IRCA, los ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes y solicitantes de asilo legalmente autorizados a trabajar en los Estados Unidos legalmente no se les puede negar empleo o ser despedidos a la fuerza en base a su origen o ciudadanía. Además, los empleadores deben aceptar cualquiera de los documentos antes mencionados para el formulario I-9, siempre que los documentos sean originales o copias certificadas. El IRCA es aplicable a todos los empleadores con tres o más trabajadores.

Sanciones para los empleadores que contratan trabajadores no autorizados

Los empleadores que contratan trabajadores no autorizados pueden recibir una multa de entre $ 250 y $ 5, 500 por trabajador, dependiendo de la gravedad de la situación. La aceptación de documentos fraudulentos también puede hacer que una empresa pague entre $ 375 y $ 3, 200 por la primera ofensa y el doble de la última por cada documento en busca de ocurrencias adicionales.

Finalmente, los empleadores pueden ser multados o sujetos a otras repercusiones por discriminación basada en ciudadanía, origen nacional, fraude o rechazo de documentos o represalias.

Artículos relacionados:

Verificación de empleo | Cómo obtener un número de seguro social para ciudadanos no estadounidenses