Cómo su lista de planificación de eventos detiene la procrastinación

¿Está posponiendo comenzar a planificar su evento?

En la planificación de eventos, la postergación es tu enemigo. Como planificadores de eventos, comenzamos nuestro trabajo varios meses (¡incluso un año!) Antes de que tenga lugar un evento real. La procrastinación en esta profesión puede ser letal y puede costarle dinero y su negocio. Afortunadamente, con una lista completa de planificación de eventos a su lado, puede conquistar la procrastinación y dejarla en seco.

Todo el mundo ha postergado en un momento u otro. En la planificación de eventos, es fácil sentirse abrumado por las muchas tareas que deben completarse. Esto puede llevar a no tomar ninguna acción en absoluto, ya que no está seguro de dónde comenzar.

Sin embargo, una de las mayores ventajas de planear un evento exitoso es comenzar a planear temprano. "El madrugador se contagia del gusano" y otros modismos nos recuerdan que el primero en llegar al espectáculo suele ser el que obtiene el mejor asiento de la casa. El planificador de eventos que comienza a planear temprano tiene más posibilidades de ser anfitrión de un evento. evento exitoso, menos estresante.

El trabajo de planificación de eventos no puede esperar

La planificación de eventos implica la coordinación de muchas partes móviles diferentes y la gestión de numerosos detalles a lo largo de varias etapas de un evento. de estas tareas no puede completarse unos días antes de su evento. Dependiendo del tipo de evento y el alcance, al planificar un evento exitoso, debe comenzar temprano para entregar los mejores resultados posibles.

La planificación de eventos toma tiempo

Si no asigna suficiente tiempo para realizar una tarea, esa tarea no se realizará. Y en la planificación de eventos, esa tarea inacabada puede desencadenar un efecto dominó y múltiples pasos en el proceso de planificación que se basaron en esa tarea comienzan a desmoronarse. Si no puede elegir e instalación de la habitación y disposición de los asientos con su cliente, entonces no puede alquilar las mesas y sillas.

Si no sabe cuántas mesas y sillas necesitará, entonces no se pueden pedir los manteles. Tampoco pueden los centros de mesa. Entiendes la idea. Una cosa lleva a la otra. Puede correr el riesgo de no poder reservar los artículos que necesita.

¡La lista de planificación de eventos para el rescate!

Considera la planificación de eventos enumera tu arma secreta en la batalla contra la procrastinación. Le brinda un punto de partida en el proceso de planificación y no solo lo mantendrá organizado y le recordará detalles que de otro modo podría haber pasado por alto, sino que también lo mantendrá dentro de los plazos establecidos. Una lista de planificación de eventos lo ayudará a vencer la postergación al guiarlo a través del proceso de planificación del evento con pasos claros que establecen fechas límite.

Cómo armar una lista de planificación de eventos

Comience su lista de planificación de eventos tan pronto como se haya establecido la fecha para su evento y tenga un contrato firmado por parte de su cliente.No comience ningún trabajo hasta que tenga un depósito inicial, ya que de lo contrario su trabajo se habrá realizado de forma gratuita.

1. Para comenzar

Cuando se siente a preparar su lista de planificación de eventos, no se centre en las fechas de vencimiento. Eso puede ralentizarte. Visualice su evento de principio a fin y piense en todas esas cosas, grandes o pequeñas, que debe hacer entre ahora y el evento en sí.

Los organizadores de eventos saben que los eventos se componen de una serie de eventos más pequeños que se combinan para culminar en el evento final. Comience a pensar en todas las cosas que conforman su evento y apúntelas a medida que vienen a la mente. Organizar estos artículos vendrá más tarde.

2. ¡Idea genial!

Haga una lista en papel o en la computadora, lo que encuentre más cómodo. Piense en la decoración, las invitaciones, la configuración de la sala, el entretenimiento, el personal, la comida y la bebida, los permisos, las pólizas de seguro, etc. Cuanto más reflexione sobre esto y imagine que su evento está sucediendo, más fácil será realizar tareas individuales. Piense en esto como su sesión de tormenta de ideas.

3. Qué incluir en la lista de planificación de eventos

Algunos elementos para incluir en la lista de planificación de eventos:

• Confirmar fecha y hora con el cliente y
• Firmar contratos con el cliente, sede y proveedores
• Salas de hoteles seguras < Contratar entretenimiento (orador invitado, banda, intérpretes, etc.)
• Invitaciones por correo
• Seleccionar menú
• Determinar la configuración de la sala
• Contratar camareros
• Confirmar número de invitados
• Contratar eventos adicionales personal según sea necesario
• Camine por el sitio
• Confirme todos los detalles
• 4. Programar fechas de vencimiento anticipado

Una vez que tenga todas las tareas escritas, puede comenzar a trabajar hacia atrás desde el evento para determinar cuándo debe completarse cada elemento. Todo lo que se pueda hacer antes de tiempo debe escribirse en la lista de planificación de eventos con una fecha de vencimiento anticipada. Es una naturaleza humana pensar que tenemos más tiempo del que realmente tenemos. Entonces no lo desperdicies.

Si puede contratar su entretenimiento con meses de anticipación, hágalo. Si puede asegurar el servicio de catering de su elección, proceda y obtenga un contrato de evento firmado. Investigue sobre proveedores locales si todavía no tiene relaciones con ninguno. Obtenga una ventaja sobre todo lo que se puede completar desde el principio en el proceso de planificación.

Asegúrese de incluir seguimientos periódicos en su lista para verificar que se hayan completado ciertos elementos clave, como confirmar con cada proveedor que han recibido su contrato firmado y que la fecha está en su calendario. Agregue un artículo para consultar con su proveedor sobre el menú de muestreo que se le ofreció. Siempre permita tiempo adicional para cada artículo en su horario.

Use la Lista de planificación de eventos como su Guía

Con una lista completa de planificación de eventos a su lado, puede superar la procrastinación. El primer paso es preparar la lista en sí misma. Una vez que se logra y las tareas se detallan con las fechas de vencimiento, es fácil pasar de un elemento de la lista de tareas al siguiente de acuerdo con el cronograma. Procrastinación derrotada.