Información básica y Cómo escribir un documento de antecedentes

Un documento de antecedentes es un documento informativo que a menudo se proporciona con un comunicado de prensa, un aviso de prensa o como parte de un kit de medios más grande. El documento informativo proporciona a la prensa u otras partes interesadas un trasfondo más detallado de un problema, evento, persona de interés o lanzamiento. Cómo escribir un documento de antecedentes es una habilidad que muchos escritores independientes y escritores de relaciones públicas deben saber.

Se proporciona porque otros documentos de prensa o de medios, como avisos de medios y comunicados de prensa, se mantienen breves y breves.

El documento de antecedentes proporciona más información al periodista o al medio de comunicación sin comprometer la legibilidad o el formato estándar del aviso de prensa o comunicado de prensa.

Cómo escribir un documento de antecedentes

Para escribir un documento de antecedentes, comience con una breve introducción al tema en cuestión. Luego, REPLACEe los subtítulos según la información adicional que le gustaría proporcionar a los medios. Algunos ejemplos de subtítulos o subsecciones de antecedentes comunes se enumeran a continuación. Por último, complete la información según corresponda en sus subsecciones.

Dado que la mayoría de sus documentos estarán dirigidos a organizaciones de medios, escriba la información básica según el estilo de AP. Tenga en cuenta que está escribiendo para profesionales ocupados, así que haga un amplio uso de subtítulos y gráficos fáciles de referencia, también. Su investigación puede involucrar entrevistar a su cliente u otros miembros de la organización; la investigación externa debe ser citada en gran medida dentro de los antecedentes, ya que los periodistas a menudo querrán hacer un seguimiento y verificar su información.

Considere editar la información básica en función de su medio de comunicación objetivo. Piense en quién es su medio de comunicación ideal para el evento o lanzamiento en el que está trabajando, y luego considere si estaría más interesado en la historia de su evento, los roles de las personas en la organización o la aplicabilidad geográfica de el trabajo a mano (para más información sobre estas secciones, ¡sigue leyendo en la siguiente subsección!).

A pesar de las sugerencias anteriores, los antecedentes -como todas las piezas dirigidas a periodistas- deben mantenerse breves. Lo último que un escritor de relaciones públicas quiere hacer es perder el interés de los medios.

Partes de un documento de antecedentes

Las secciones típicas de un documento de antecedentes pueden incluir la historia de la organización, evento o tema en cuestión, estadísticas aplicables u otros datos, los nombres, descripciones y calificaciones de personas importantes dentro de la organización, declaraciones directas sobre por qué el evento o problema es aplicable y vale la pena cubrirlo en el ciclo de noticias de hoy (y en general), datos geográficos o de población relacionados con el tema, y ​​un par de viñetas emotivas e interesantes que el periodista podría usar para crear su historia.

Escritores independientes y antecedentes

Los escritores independientes pueden darse cuenta de la necesidad de redactar un informe para los clientes que buscan la atención de los medios, ya sea una empresa nueva, una organización sin fines de lucro o una empresa en general.Es posible que lo contraten para que escriba solo un documento de antecedentes, pero es más probable que su cliente necesite varios tipos diferentes de documentos orientados a los medios, si no un kit de medios completo. Nuevamente, la necesidad de documentos de medios a menudo surge en el transcurso de un lanzamiento, evento o conferencia de prensa, aunque este no es siempre el caso.

Cómo usar un documento de antecedentes

Los documentos de antecedentes pueden usarse como parte de un kit de medios, como uno almacenado en el sitio web de una organización o entregado en copia impresa durante un evento de prensa. Tenga en cuenta que esto significa que debe tener un buen resultado impreso y electrónico.

A menudo se usan junto con eventos de prensa, como reuniones organizadas o conferencias de prensa. Una vez más, generalmente se les proporcionan otros documentos como parte de un kit de medios o un kit de prensa.

También se pueden usar de otras maneras, como una forma de presentar una nueva organización, problema o evento a los medios, o como una base táctil para los puntos de conversación.

Un antecedente por cualquier otro nombre

Los antecedentes pueden ser referidos por otros términos. Por ejemplo, pueden combinarse o confundirse con una "hoja informativa". A menudo se usa como parte de un "kit de medios" más grande.