Cómo escribir un documento de antecedentes

Un documento de antecedentes es un breve artículo que resume un problema o empresa para la prensa y los medios; es uno de los materiales de prensa más comunes que se le puede pedir a un escritor independiente o escritor de relaciones públicas que proporcione. A menudo se proporciona un documento de antecedentes con comunicados de prensa u otras piezas breves de prensa. El propósito de un documento de antecedentes es brindar una breve historia de un problema o evento que está por encima y más allá de la información incluida en el comunicado de prensa o en la asesoría de prensa.

Mira, el personal de medios y los escritores de prensa están ocupados. El documento de antecedentes tiene el propósito de analizar la información para ellos. Quieres que tengan los hechos sobre tu historia, ¿verdad? ¡No quieres que caven! ¡El documento de antecedentes es otra información separada y discreta que usted, como escritor, puede enviar a la prensa!

¡Así que será mejor que lo hagas bien!

¿Qué se incluye en un documento de antecedentes?

Como se muestra en esta muestra de antecedentes, los componentes principales de la pieza son el resumen principal de la historia, la historia del problema, el resumen de la acción en curso (es decir, lo que hace que la historia sea actual e importante AHORA ), y algunas historias ilustrativas (a menudo emotivas y urgentes) que pueden ser útiles para los periodistas al elaborar la historia o el informe. A menudo se incluyen en el documento de antecedentes en lugar de en el comunicado de prensa o el aviso, ya que el lanzamiento y el asesoramiento son necesariamente cortos y al grano.

Antecedentes de muestra

Tenga en cuenta que esta es una revisión / reorientación de una copia de seguridad real que escribí para un cliente, al igual que muchas de las muestras que he proporcionado en este serie sobre PR / escritura de medios.

Como la mayoría de mis piezas de muestra, el siguiente resumen muestra la muestra en una fuente normal, y las instrucciones en cursiva .

Infracciones constitucionales en XXXX Situación (Un breve título que resume la causa u organización)

Nombre de la organización

Información básica (etiquetada como tal para la conveniencia de los periodistas)

( La siguiente sección será un resumen sucinto del problema, evento u organización.) En el proceso de trabajo hacia nuestra misión de (REPLACEar una misión de muestra), una coalición de defensores y grupos comunitarios ha notado historias sorprendentemente similares sobre violaciones y sobrepasar la autoridad por parte de (REPLACEe el grupo de muestra) cuando responde (REPLACEe una situación de muestra). (Tenga en cuenta que esta introducción va directamente al grano y responde a muchas de las preguntas periodísticas básicas de quién, por qué-tipo. También nombra a los principales actores en este tema) .

Los miembros de la Coalición que trabajan con el (grupo objetivo) en varios proyectos notaron este patrón y compartieron incidentes que provocaron más investigaciones.El estado actual de la investigación es una solicitud de la Ley de Libertad de Información (FOIA) de materiales relacionados con (la situación). (La solicitud FOIA hace referencia al comunicado de prensa que acompaña este documento en particular.)

REPLACEar un subtítulo resumir Aquí (Recuerde, el escritor, los subtítulos y las secciones habilitan el descremado, que es lo que los periodistas más ocupados tienen tiempo for!)

(En este punto, el documento interno profundiza en los detalles importantes de la situación. Use esta muestra para discernir el formato de estos detalles.) Este grupo a menudo entra en acciones o situaciones de rutina para realizar una acción dentro de la comunidad. Sin embargo, esta situación menor se convierte en (declaración del problema relacionado, dando evidencia de apoyo y detalles).

Para promover una mayor transparencia en estas situaciones, nuestra alianza inició una mirada más profunda a los mecanismos y comunicaciones que resultan en estos incidentes intensificados. Una solicitud FOIA fue presentada oficialmente en la fecha X.

REPLACEar un subtítulo sobre el siguiente párrafo (Nuevamente, escritor, recuerde que los subtítulos son sus amigos.)

La solicitud FOIA busca información sobre las circunstancias bajo las cuales (grupo objetivo) proporciona este tipo de asistencia a otras agencias comunitarias y participa en actividades similares, el alcance de su autoridad legal en este asunto, la orientación de política aplicable que se les brinda, los materiales de capacitación proporcionados, los datos estadísticos y las quejas presentadas ante (agencia) como resultado de estas prácticas.

(De nuevo aquí, hemos decidido dividir otra sección con un subtítulo:) Violaciones y consecuencias

Estas prácticas pueden violar los derechos constitucionales de las personas que son (agregue la situación aquí). Además, el uso de (agencia de muestra) causa discriminación contra (el grupo objetivo).

Voces del (Advocacy Group) (Aquí es donde comenzaremos a contar las historias ilustrativas, y los subtítulos deben coincidir con ese tono y llamar la atención de los periodistas. Estas historias a menudo proporcionan al periodista grandes inclinaciones para su / su pieza.)

Estas historias ilustrativas fueron recopiladas por el (grupo de defensa) y pueden ser utilizadas por los miembros de la prensa en la elaboración de historias y declaraciones sobre (los temas en cuestión).

(En este espacio, se REPLACEan varias historias que reflejan el tema que nos ocupa y brindan amplios ejemplos y detalles. En este ejemplo en particular, estas breves historias de aproximadamente un párrafo fueron delineadas por viñetas. Nuevamente, estamos tratando de hacer para facilitar el descremado por parte del periodista)

Acerca del grupo de incidencia (La parte debajo de este subtítulo proporciona la información básica requerida sobre la organización misma.

Este espacio contiene una breve historia sobre el grupo que distribuye el documento de antecedentes ya menudo incluye la organización de la misión, los miembros y otra información vital que el departamento de prensa podría necesitar saber. Asegúrese de incluir un sitio web y la información de contacto.

Conclusión: su ejemplo de antecedentes

Ahí lo tiene, un ejemplo página de antecedentes.Esta página tenía el encabezado de la organización en la parte superior, y la información de contacto en la parte inferior. Se envió como PDF (una opción sólida, a menudo esperada y de fácil acceso para los periodistas), junto con el comunicado de prensa. Ambos fueron claramente etiquetados para el periodista objetivo.