Administrar una cuenta de caja chica para su pequeña empresa

Ya sea que su pequeña empresa sea una empresa de una sola persona, basada en el hogar o una PyME más grande con múltiples divisiones, necesita un fondo de caja chica para gastos pequeños y diarios. Si tiene una cuenta de caja chica y realiza un seguimiento de sus transacciones con esa cuenta, es más fácil para usted rastrear los gastos deducibles de impuestos, las entradas de diario que debe realizar y separar los gastos personales y comerciales.

Aquí hay 5 sencillos pasos y 2 consejos que debe tomar para configurar una cuenta de caja chica para su pequeña empresa.

Si tiene una SMB más grande, es posible que desee configurar cuentas de caja chica para cada una de sus divisiones.

Pasos sencillos para configurar y administrar una cuenta de caja chica

Así es como su pequeña empresa debe configurar y administrar caja chica:

1. Agregue una cuenta de caja chica a su plan de cuentas si aún no tiene una . Comience un fondo de caja chica escribiendo un cheque emitido en su compañía a "Caja chica". Efectivo el cheque.

   Si tiene un negocio basado en el hogar de una sola persona, es posible que solo necesite $ 100 en su fondo de caja chica. Si tiene una PYME más grande con divisiones múltiples, es posible que necesite un fondo de caja chica para cada división y puede necesitar ser un poco más grande. Base el tamaño de su fondo de caja chica en el tamaño de su negocio y su juicio como gerente.

2. Coloque el dinero en efectivo para gastos menores, del cheque que haya cobrado, en un cajón de efectivo designado, que se puede cerrar con llave, o en una caja fuerte para gastos menores, o en una caja fuerte. El cajón, la caja o la caja fuerte en la que coloca su caja chica debe tener una ubicación designada dentro de su oficina desde la cual no debe moverse.

3. Con respecto al fondo de caja chica, cuantas menos personas tengan acceso a él, mejor. Debe dar acceso a dos personas al fondo de caja chica. Si tiene múltiples fondos de caja chica en varias divisiones, otorgue acceso a dos personas en cada división. Una persona debería tener la responsabilidad de reponer el fondo de caja chica.

   La segunda persona debe tener la responsabilidad de registrar las transacciones de caja chica en su sistema de contabilidad.

   Este custodio debe hacer una entrada en el diario de desembolsos de efectivo. Si su fondo de caja chica está configurado en la cantidad de $ 100, débito Petty Cash por $ 100 y crédito en efectivo por $ 100.

4. Haga una lista de los gastos de la cuenta de caja chica a medida que los hace. Adjunto a esa lista deben recibirse los recibos de cada gasto. Estos recibos son sus documentos de origen para respaldar sus transacciones de diario. Débese cada gasto y crédito en efectivo en el diario de desembolsos en efectivo.

5. Reponga el fondo de caja chica de nuevo a la cantidad aprobada según sea necesario. Asegúrese de hacer primero las transacciones de su diario a partir de los documentos de origen.

Consejos sobre la administración de caja chica

1. Reponga el fondo de caja chica cuando no puede pasar el día con el dinero en efectivo que tiene a mano.

2. Establezca un límite en dólares para las compras que se pueden hacer con efectivo para gastos menores.