Cómo reducir el costo de los viajes de negocios de los empleados

Con cierta simpatía hacia los empleadores que intentan controlar los costos de viaje, pedirles a los empleados que compartan las habitaciones no es el momento para comenzar o terminar.

Estas ideas son menos estresantes y ofensivas para el empleado promedio que viaja por negocios para su empleador. Los empleados son humanos normales que solo desean privacidad y distancia de sus compañeros de trabajo durante un viaje de negocios, especialmente si han pasado el día con sus compañeros de trabajo.

Los empleadores no necesitan pedirle a los empleados que compartan habitaciones.

Hay otras formas de ahorrar en el costo de los viajes de negocios de los empleados. Por ejemplo:

• Requiere que los empleados viajen el mismo día siempre que sea posible.
• Desarrollar e implementar una política de viaje firme que proporcione detalles específicos sobre pagos diarios en varios destinos, cadenas hoteleras preferidas donde el empleador puede haber establecido una tasa de descuento, reembolsos por gastos y límites que requieren la firma de un gerente con anticipación si se excede .
• Mantenga a los empleados al pie de la letra según lo establecido en la política de viaje sin autorización previa de excepciones. No reembolsar los gastos que no fueron permitidos por política o excepción.
• Renegocie o negocie tarifas corporativas con cadenas hoteleras comunes a sus destinos. Busque hoteles que ofrezcan servicios como desayuno de cortesía, cóctel de cortesía por la tarde, refrigerios y aperitivos por la tarde, y refrigeradores y cafeteras en las habitaciones. Exigir que los empleados usen estos hoteles y servicios cuando estén disponibles.

• Utilice una cadena de hoteles menos costosa al hacer reservas. La mayoría de los empleados regalarían una estrella por una habitación privada. No espere estándares más bajos en áreas como la limpieza y otros servicios de comodidad para empleados de los hoteles calificados con menos estrellas. Encuesta a los empleados que viajan periódicamente para asegurarte de que los lugares seleccionados satisfagan sus necesidades.
• Use un servicio de reserva de viajes consistente como American Express Global Business Travel para ayudar a controlar los costos. Lo ayudarán a planificar, adoptar políticas, ahorrar costos y limitar el gasto de los empleados. Incluso los servicios de viaje locales pueden ayudarlo a ahorrar en viajes de negocios, pero la ventaja para una compañía de American Express es su alcance a nivel nacional e internacional y sus servicios en línea.
• Haga arreglos con una aerolínea para usar sus servicios siempre que sea posible para recibir un descuento corporativo en cada vuelo. Exigir que los empleados utilicen el servicio de reserva de la línea aérea, por ejemplo, Southwest Airlines Corporate Travel. Los empleadores también pueden ahorrar cuando los aviones se reservan con mucha antelación.
• Haga que los empleados que toman decisiones de viaje de último minuto obtengan autorización. En un caso, en una compañía cliente, un boleto de avión que hubiera costado $ 300 si se reservaba con algunas semanas de antelación costaba más de $ 1200 cuando el empleado hizo la reserva dos días antes del evento.Esto solo debería ocurrir en una emergencia ya que la mayoría de los boletos son transferibles, incluso si no son reembolsables.
• Reduzca los costos de viaje en otras áreas, como comida y bebidas alcohólicas, dietas y transporte. Varíe las dietas por la ubicación. La ciudad de Nueva York es costosa en comparación con Las Vegas, por ejemplo. Las áreas más pequeñas y no turísticas son incluso más asequibles. Su política de viaje debe reflejar los costos que experimentarán sus empleados mientras viajan a diferentes estados y lugares.

• Experimente con reuniones virtuales, servicios como Skype Empresarial y videos. Si bien inicialmente es incómodo, las reuniones no presenciales son una habilidad adquirida. Los empleados se sienten más cómodos a medida que usan estos servicios a lo largo del tiempo. Los seminarios web funcionan bien para varios tipos de capacitación, especialmente seminarios que permiten la asistencia de múltiples empleados.
• Exija a sus empleados que utilicen los servicios de transporte público y transporte menos costosos, cuando estén disponibles, en lugar de los taxis, especialmente cuando los empleados viajan entre aeropuertos y hoteles. La mayoría de las conferencias grandes ofrecen servicio de transporte gratuito entre los hoteles y el centro de conferencias. Menos uso de taxis o el requisito de que los empleados se reúnan para pagar un taxi grupal puede ahorrar mucho dinero.

Pedir a los empleados adultos que hagan las reservas oportunas, los gastos del presupuesto en sus viajes de negocios y explorar otras opciones que no sean viajes para reuniones y capacitación es el enfoque correcto para agilizar los costos de los viajes de negocios.

Son respetuosos con los empleados.

Benefician al empleador porque los empleados se sienten respetados y preocupados por lo que produce una moral positiva. Mantienen el ciclo de relación positiva moviéndose en la dirección correcta.

Para obtener información adicional sobre viajes de negocios, vea Viajes de negocios.